Nuevas regulaciones para la presentación de índices por Internet
Desde el 2006, existe la posibilidad para los notarios y cónsules nacionales de presentar sus índices de instrumentos públicos a través del sistema INDEX, desarrollado conjuntamente por el Archivo Nacional y la empresa Master Lex.
Por haberse así dispuesto en el Convenio de Cooperación suscrito entre ambas entidades, los derechos de autor de dicha plataforma pasaron a manos del Archivo Nacional en diciembre de 2015 como propietario exclusivo de los mismos. Master Lex se encuentra actualmente a cargo de las tareas de comercialización y servicio al cliente del sistema, en condición de adjudicataria de la licitación pública que el Archivo Nacional gestionó el año pasado para brindar tales servicios.
Ayer se publicaron en La Gaceta, nuevos Lineamientos para el servicio de presentación de índices por Internet y hoy, aparece la reforma de varios artículos del Reglamento de Presentación de Indices. Es importante que ambos documentos sean conocidos por los miles de colegas que por años se han beneficiado de este medio de presentación así como por todos los interesados en sumarse a él.
La modificación más importante introducida en estas nuevas disposiciones hace referencia al uso de firma digital, concediéndose al efecto tres meses de plazo para que los actuales usuarios del sistema puedan adquirirla y utilizarla en lugar del nombre de usuario y clave de acceso que hasta ahora han empleado. Dicho plazo vencerá el próximo 5 de agosto del año en curso.
Se promueve así que el sector notarial en el país, dé un paso adelante en el camino de la modernización hacia la “firma digital”, la cual es ya requisito indispensable para la utilización de otros servicios de uso diario de los profesionales en Derecho.
Enumeramos a continuación algunos aspectos contenidos también en estas nuevas regulaciones:
- El índice presentado por internet tendrá la misma validez y eficacia de un documento original y el notario acepta que el enviado con su firma digital, es de su autoría y tiene el mismo efecto legal que tendría si estuviera cubierto por su firma autógrafa.
- El plazo para la presentación de índices será el mismo que se señala en el artículo 27 del Código Notarial. Para este servicio se tendrán habilitadas las 24 horas.
- Al ser el índice un documento público, la información contenida en él será de acceso ilimitado a través de cualquier medio.
- La firma digital, sustituirá para todos los efectos la firma del notario quien se compromete a hacer uso adecuado de ella.
- El notario autorizado para presentar el índice por Internet se compromete a utilizar solamente este medio para ello.
Finalmente, nos permitimos destacar algunas de las ventajas que conlleva la presentación de índices por Internet a través del Sistema INDEX:
- Ahorro de tiempo al eliminarse los desplazamientos hasta el Archivo Notarial o la oficina de Correos.
- Se amplía la posibilidad de presentación de los índices en cualquier hora del día incluyendo sábados, domingos y feriados que queden comprendidos dentro del plazo oficial de los cinco días.
- El notario puede cumplir con esta obligación aún cuando se encuentra fuera del país.
- Evita el riesgo que conlleva la presentación de índices mediante correo certificado pues al contrario de lo que sucede en ese medio de presentación, INDEX notifica por correo electrónico la confirmación del índice presentado, o en su defecto, una advertencia sobre los motivos por los cuales aún no ha sido aprobada su presentación.
- Recordatorios quincenales mediante correo electrónico, tanto del inicio del período oficial de presentación de índices, como el quinto día, y primer día de gracia.
- El sistema guía al usuario en la confección de los índices y le permite consultar escrituras, testamentos declarados con anterioridad.
Para conocer el texto de los nuevos Lineamientos así como de la reforma publicada hoy al Reglamento de Presentación de Indices, si es suscriptor de nuestros servicios, puede escribirnos a legal@masterlex.com y con mucho gusto le haremos llegar los archivos correspondientes. También podrá consultarlos en su base de datos MASTERLEX a partir de su próxima actualización.
Si desea más información sobre el sistema INDEX o bien suscribirse al servicio, haga clic a continuación: INFORMACIÓN SISTEMA INDEX
Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com
Hansel Chavarría • 21 agosto, 2017
Hola, tengo habilitada la firma digital y a pesar de eso, en INDEX no funciona.
Procedí a bajar los pluggins necesarios para que la firma digital funcione en INDEX y cuando tengo confeccionado el índice y procedo a «firmar» el documento sigue estando sin firmar y no lo envía.
Cumplí todos los pasos correctamente (controladores, pluggins, explorador, java etc etc) y puedo dar testimonio que esa «facilidad » para enviar el índice no es real.
Igualmente me parece una falta de respeto, que cobren 25 mil colones por la tutoría en línea, para el uso de la firma digital de un servicio que de por sí.. es para que el sistema funcione correctamente.