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Nuevamente sobre los engroses de los testimonios de escritura

Hace unas semanas comentamos sobre la devolución sin inscribir y cancelación de algunos documentos que se habían presentado para inscripción ante el Registro Nacional.   Según nos comentaron los estimados colegas que nos pusieron al tanto de la situación, en la mayoría de casos,  lo que se señaló como defecto fue:    «Engrose omiso en cuanto a la fecha, hora y lugar de emisión.»  En otros, se indicó más bien:  «Firma digital es posterior a la expedición del testimonio Art. 115 del Código Notarial y Criterio DGL-17-2018»  Se produjeron en aquel momento, interesantes comentarios en nuestro blog.  (Ver nota aquí)

Al inicio se pensó que el problema se presentaba únicamente en los testimonios electrónicos tramitados en la Ventanilla Digital, pero comprobamos luego que también los documentos en físico estaban siendo rechazados.   Aparentemente la redacción del engrose que los notarios han utilizado durante años,  estableciendo que se expide el primer testimonio en el mismo acto de otorgarse la matriz, ya no resultaba aceptable.

Entendemos que una posible razón de esta nueva exigencia de especificar la hora y fecha de expedición de los testimonios tiene que ver con el deber que tienen los señores registradores de validar que el notario autorizante de la escritura se encontrase habilitado para ejercer el notariado tanto al momento del otorgamiento de la matriz como de la emisión del testimonio.

Consultamos nuevamente esta mañana sobre la existencia de alguna circular o directriz del Registro Inmobiliario, de Personas Jurídicas o de Muebles sobre este tema, pero nos indican que no existe a la fecha algún pronunciamiento.

Extraoficialmente, conversando con varios colegas con mucha experiencia en temas registrales, nos mencionan que al día de hoy sigue sin existir una postura única en relación al tema, de manera que si bien algunos registradores aceptan la razón de que se expide el testimonio en el acto de otorgarse la matriz, otros exigen que sí se especifiquen una hora y fecha exactas.   En el Registro Inmobiliario pareciera que la instrucción es que tratándose de testimonios electrónicos,  los datos que deben utilizarse para validar la habilitación del notario, son los que aparecen en el estampado de firma digital,  sin importar lo que los notarios hayan indicado en el respectivo engrose, pudiendo ser incluso la tradicional leyenda de que «se expidió en el acto de otorgarse la matriz».   Lo que definitivamente no se acepta es que la indicación de que el testimonio se expide «dentro del plazo de ley» o bien en una fecha y hora futuras que no guarden ninguna relación con las del momento de firma de la matriz.

Consultamos a la Dirección Nacional de Notariado sobre este tema.  Rápidamente nos contactaron para sostener una reunión virtual, lo cual les quedamos muy agradecidos.

De lo conversado en esa oportunidad quedó claro que los siguientes dos artículos del Código Notarial son fundamentales para analizar la correcta redacción de los engroses:

Artículo 115.- Engrose. El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la confrontación con el original; además, si se trata del primer testimonio o del ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, si se extiende con posterioridad a la autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe expresarse esta circunstancia.   (Se transcribe únicamente el primer párrafo)

Artículo 117.- Clases de testimonios

Los testimonios son primeros o ulteriores. Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando éstas lo deseen. Los ulteriores son los expedidos en cualquier otra oportunidad. El notario los extenderá o, en su caso, el Archivo Notarial, cuando cualquiera de las partes o una persona con interés legítimo lo solicite, o lo ordene algún funcionario autorizado por ley. Aún cuando el tomo respectivo este depositado, el notario podrá expedir testimonios de escrituras que haya autorizado.

Lo que nos indicaron en la Dirección Nacional de Notariado fue que en todo testimonio de escritura que se extienda con posterioridad a la autorización de la matriz,  aún tratándose de un primero testimonio, es decir, emitido dentro de los 10 días hábiles que señala el numeral 117 referido, deberá indicarse el lugar, hora y fecha en que se expide.  Pero cuando  su emisión es  realizada en el momento del otorgamiento de la matriz, basta con indicarlo así, siendo que deberán tomarse como lugar, hora y fecha, los mismos que consten en el instrumento público otorgado.

En relación a la postura reciente del Registro Nacional sobre este tema de los engroses,  nos indicaron que escapa a su marco de competencias y que la Dirección Nacional de Notariado no le puede instruir gestión alguna, debiendo dicha institución emitir la normativa especial que corresponda en cuanto a los requerimientos internos de presentación de documentos.

Vamos a consultar directamente ante la Dirección General del Registro sobre la existencia de alguna directriz o circular que pueda servirle a los notarios para saber exactamente cómo proceder en la redacción de los engroses de los testimonios que presentan para tramitación registral, y evitar así que le sean devueltos o cancelados en su presentación.   Les mantendremos informados sobre el resultado de nuestra gestión.

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

5 de 29 Comentarios

  1. Andres • 15 septiembre, 2021

    Buenas tardes doña Silvia, hay alguna novedad sobre este tema de los engroses y el Registro Público? Gracias

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  2. Bernal Ríos Robles • 13 agosto, 2021

    Es lamentable el divorcio entre la tecnología y la actividad Registral. Los notarios nos preocupamos por dar un mejor servicio usamos la tecnología según las mismas instituciones nos lo autorizan. Sin embargo, queda en evidencia que las respuestas son siempre obstáculos a la profesión todo por no velar por el principio fundamental se servicio y que el acto cumpla su finalidad-
    Por practica, como notario indico -en caso de primero testimonio- que éste (el testimonio) se expide dentro del plazo de Ley, siendo su fecha fijada por el código de tiempo de la firma digital incorporada.
    Por consiguiente, si el Código Notarial dispone:
    ARTÍCULO 117.- …. Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando estas lo deseen.
    La legislación notaria autoriza, por naturaleza del servicio, que la matriz y el testimonio no necesariamente coincidan en su fecha.
    Al firmarlo digital, que parece ser el caso, el testimonio es en definitiva y según la ley de firma digital validado en cuanto fecha por el Estampado de Tiempo siendo lo calificable esa fecha hora y fecha estampada y, desde luego, que este dentro los 10 días hábiles siguientes. Según la literalidad de la norma, el control de legalidad de calificación registral, NO puede objetar el testimonio que es expedido conforme a la norma y dentro del plazo de ley con los requisitos normativos concordantes debido a la evolución de derecho por influencia de la tecnología.

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  3. PLENITUD NOTARIAL • 07 agosto, 2021

    Cualquier pretexto o excusa será buena para eliminar o cancelar documentos. Se dice en corrillos registrales que las afectaciones por salud ocupacional de los registradores de propiedades es enorme, que tienen la obligación de tramitar 2, 3 o más veces la cantidad de documentos que el máximo recomendado por un estudio técnico de cargas de trabajo que el propio Registro elaboró. Es decir, mientras en la CCSS, en materia de salud, solo agendan y reciben a los pacientes para los que tienen capacidad humana para ser atendidos, en el Registro opera a la inversa, reciben todos los documentos, cualquier cantidad, y los funcionarios que se las arreglen para tramitarlos a tiempo, sin soluciones contingentes inmediatas. Será una «bomba de tiempo»? Estará realmente fundamentada la cancelación de presentación de la que habla Punto Jurídico? La situación podría ser mucho más profunda de lo que aparenta!

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  4. Federico • 06 agosto, 2021

    Definitivamente son temas que nos demuestran el divorcio entre la ley y la tecnología. El Código Notarial, sin ser tan viejo, parece que fuera del sigo XIX…

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  5. Carlos Alberto Valverde Bonilla • 04 agosto, 2021

    Estimada colega
    Lic. Silvia Pacheco . Editora General
    Que interesante y a la vez preocupante asunto, en vista del enredo de Competancias entre: Dirección de Registro Nacional y Dirección Nacional de Notariado, me parece que urge una resolución definitiva en este asunto que dé un margen de seguridad al notario en este asunto, mientras no lo resuelvan definitivamente estaremos in albis.
    (vaya discusión bizantina)…,

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