Nueva versión de Ventanilla Digital

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A partir de esta semana se encuentra habilitada la nueva versión de Ventanilla Digital, el servicio del Registro Nacional para la tramitación de escrituras públicas y otros documentos en formato electrónico.

Para leer  las Especificaciones técnicas y condiciones de uso del servicio,  descárguelas aquí. 

Luego de la publicación de nuestro comentario en este blog sobre las novedades introducidas  (Ver nota) , surgieron varias inquietudes que ya fueron aclaradas por los compañeros a cargo de dicha plataforma registral.    Nos permitimos resumirlas a continuación:

»Varios enteros de timbres

Una diferencia en relación a la anterior versión de la plataforma es en cuanto a los  enteros bancarios, cuyo número de comprobante debe ser digitado ahora en el mismo momento de la presentación de una escritura o documento dentro del sistema.  Esta nueva funcionalidad exime al notario de la obligación de introducir constancias de timbres propiamente en el texto de los testimonios o documentos.

Surgió la duda en el caso de trámites que pudieran requerir la cancelación de más de un entero de timbres.  Al respecto hemos confirmado que el sistema permite en efecto digitar el número de varios enteros, los cuales son validados de una vez por el sistema.   En caso de no ser aceptado el número digitado ya sea por algún error de digitación o bien porque el entero de timbres ya fue relacionado con otro documento presentado anteriormente,  no es posible para usuario continuar con la presentación del documento en la Ventanilla. 

Tratándose de documentos exentos del pago de timbres,  debe marcarse la casilla específica para ello, con lo cual es posible presentar el trámite sin enteros asociados.   Ahora bien,  si el documento o escritura sí requiere del pago de timbres y se marca esa casilla de exento,  debe tomar en cuenta que a pesar de que dentro del testimonio se haya incluido la constancia notarial del entero de timbres pagado, le será cancelada la presentación del documento. 

»Categorización de documentos en trámite

En la nueva versión del programa se le solicita al usuario elegir entre las siguientes cuatro categorías:   Escrituras Públicas,  Protocolizaciones, Solicitudes bienes muebles y Solicitudes Personas Jurídicas.

Nos indicaron en el Registro Nacional que en relación a las últimas dos categorías debe entenderse que pertenecen a las mismas los siguientes trámites:

  • Solicitudes de bienes muebles:  Solicitudes de inscripción de vehículos por primera vez, Solicitudes de cambio de características y cualquiera otros trámites que no requieren ser gestionados necesariamente a través de una escritura pública.
  • Solicitudes Personas Jurídicas:  En este caso se trata igualmente de solicitudes que no requieren la formalidad de un instrumento público.  Como ejemplo se citan las siguientes:  actas autenticadas, certificaciones de albacea, legalización de libros de sociedades mercantiles, reservas de nombres, reglamentos de Asociaciones, entre otros.
»Horario

Finalmente sobre el horario para que los usuarios pueden presentar documentos en Ventanilla Digital,  muchos estuvieron consultando si sería ampliado a partir de esta semana a fin de permitir el funcionamiento en horas no hábiles, fines de semana, etc.     Sin embargo leemos en las  Especificaciones técnicas y condiciones de uso del servicio “Ventanilla Digital”  que dicho horario sigue siendo de lunes a viernes,  de las 8:00 a las 15:00 horas, bajo el entendido de que se trate de días hábiles.

Hace un tiempo nos explicaron que  mientras «coexistan» la posibilidad de tramitar documentos en formato papel y en soporte electrónico, el horario de uso de la plataforma Ventanilla Digital se encuentra limitada al mismo horario de recepción de documentos en el Diario de las distintas sucursales del Registro Nacional, toda vez que no sería justo que los documentos presentados en formato electrónico gozaran de un horario más amplio que el de los documentos tramitados en papel pues se atentaría contra el principio: «Primero en tiempo, primero en Derecho.»

Se ha indicado que a partir de octubre, con la obligatoriedad en el uso de Ventanilla Digital, estos horarios sí podrán ampliarse, incluyendo fines de semana.  Será necesario esperar la confirmación sobre este punto de parte de los encargados del sistema.   Para leer sobre  la obligatoriedad en el uso de la plataforma lo invitamos a ver nuestra nota en este mismo blog.

» Asistentes digitales

Sobre esta nueva posibilidad del notario público de autorizar personas para que ingresen a la plataforma a presentar nuevos documentos o reingresar los que ya se encuentren en trámite,   se señala que los  asistentes digitales deben contar igualmente con firma digital avanzada.   Además se indica que: «.. debido a la responsabilidad objetiva que impera en la función notarial, la intervención de estos “asistentes digitales” no infiere ni afecta el rasgo personalísimo de la función notarial, ni su elenco de responsabilidades, dentro de las cuales destaca la responsabilidad in eligendo e in vigilando.» 

 

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

2 de 3 Comentarios

  1. Tania Acuña • 05 junio, 2024

    Buenos días,
    Sería muy útil que finalmente se pueda solicitar la asignación de cédulas de fideicomisos por Ventanilla Digital. Parece ser una tarea sencilla que se puede digitalizar sin inconveniente y agilizaría mucho la gestión para los usuarios. Esperemos que sea pronto!

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 junio, 2024

      Efectivamente llamamos a consultar y todavía no es posible gestionar la asignación de cédula jurídica a los fideicomiso a través de Ventanilla Digital. Los únicos medios siguen siendo de manera presencial en el Diario o bien enviando la solicitud por correo electrónico a la dirección: asignacioncedulajuri@rnp.go.cr
      Desconocemos el por qué de esta situación pero esperamos que pronto puedan incluirlo en el servicio de Ventanilla Digital.

      Responder

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