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Nueva directriz sobre celebración virtual de asambleas y sesiones de Junta Directiva

Se publicó ayer en La Gaceta, la Directriz DPJ-001-2020 del Registro de Personas Jurídicas sobre la celebración de asambleas y sesiones de junta directiva o junta administrativa mediante la utilización de medios electrónicos.  Esta nueva directriz deja sin efecto la Circular DPJ-010-2018 que en julio del 2018  había regulado el mismo tema (Al respecto ver nuestra nota en este mismo blog)

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Suscriptores de Master Lex interesados en conocer el texto de la Directriz en comentario, con mucho gusto se los remitiremos por correo electrónico. Favor solicitárnosla a legal@masterlex.com    Quedará incorporado a su base de datos de normativa en los próximos días.

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Comparando los textos de la Directriz DPJ-001-2020 y el de la Circular DPJ-010-2018,  nos permitimos puntualizar lo que en nuestra opinión son tres importantes diferencias entre ambas regulaciones.    Advertimos que se trata de nuestra opinión personal, la cual trataremos de validar directamente en el Registro Nacional para poderles informar con total seguridad.

1.- Estatutos societarios y posibilidad de celebración virtual de asambleas y sesiones

El Registro de Personas Jurídicas había sostenido que la celebración virtual de asambleas de socios o sesiones de Junta Directiva tenía que encontrarse expresamente prevista en los estatutos societarios como requisito para su validez.   Nos parece que ahora el criterio es más bien que podrán realizarse asambleas y sesiones virtuales siempre y cuando en lo estatutos no se «imposibilite» expresamente tal alternativa.

Transcribimos textualmente de la directriz en comentario:

Celebración de asambleas y sesiones por medios electrónicos. /Siempre que los estatutos de una entidad jurídica no imposibiliten la realización de sus asambleas mediante la utilización de medios electrónicos, su realización resultará viable siempre y cuando el medio electrónico utilizado sea capaz de permitir la participación de todos los miembros de la entidad, así mismo que se garantice la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes. El cumplimiento de esta situación deberá quedar asentado en el libro respectivo.  Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en los estatutos respecto a la convocatoria de las asambleas y la realización de estas, debiendo asentarse en el libro respectivo tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado.

Lo mismo será aplicable para la celebración de sesiones de junta directiva/administrativa

2. Daciones de Fe Notarial 

En la Circular DPJ-010-2018 se puntualizaban varios aspectos sobre los cuales tenían que dar fe los notarios que protocolicen actas de asambleas o sesiones de Junta Directiva celebradas virtualmente.

1) Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
2) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad;
3) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado;
4) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;
5) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

En la nueva Directriz se simplifican las daciones de fe a las siguientes:

1) Que las actas se encuentran asentadas y firmadas en el libro respectivo.
2) Que la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes

Adicionalmente, se prevé ahora la posibilidad de que en lugar de tener el Notario que dar fe de los puntos indicados,  «transcriba tales hechos en la protocolización.» 

Nos parece entender que si del texto del acta protocolizada resulta posible inferir que se cumplió con las condiciones de «… simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes» , no tendría el Notario que dar fe de su cumplimiento, pero vamos a consultarlo para poderles ratificar si nuestro entendimiento es correcto.

3. Asociaciones 

A diferencia de la Circular del 2018 que no las mencionó,  se contempla en esta nueva Directriz a las Asociaciones.

Es importante indicar que si bien no existía una regulación específica sobre la posibilidad de estas personas jurídicas de celebrar y sesionar virtualmente,  el Registro de Asociaciones sí lo ha permitido siempre y cuando se aplicaran las mismas condiciones establecidas  para las sociedades mercantiles.

En esta nueva Directriz lo que se aclara en forma expresa  es que cuando las actas de este tipo de organizaciones no sean protocolizadas, sino que su tramitación la realicen directamente los personeros mediante transcripción en lo conducente de las mismas,  corresponderá al Presidente y Secretario de la Asociación hacer constar el cumplimiento de las condiciones esenciales de simultaneidad, interactividad e integralidad en la comunicación de todos los participantes.

De momento no introduciremos cambios en los formularios de cartulación en nuestra base de datos, los cuales se encuentran ajustados a las regulaciones de la Circular DPJ-010-2018.    En cuanto tengamos confirmación de nuestro correcto entendimiento de las nuevas disposiciones, procederemos a su actualización.   Les avisaremos a los estimados suscriptores en el momento en que lo hagamos.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 18 Comentarios

  1. P. Quesada • 18 noviembre, 2021

    Tienen conocimiento si existe alguna Directriz que refiera a la forma de llevar los libros legales, siendo que todas las Asambleas son virtuales, así como para la recolección de firmas si se permite manuscrita o solo firma digital o bien si se ha permitido firmar con medios digitales como un «signature maker,» o «signature generator»

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 noviembre, 2021

      Lo que tenemos entendido, con base en el Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional es que la sociedad puede efectivamente llevar libros legales digitales únicamente si todas las personas que en algún momento estén obligadas a firmar las actas, por ejemplo el Presidente o/y Secretario del órgano directivo, cuentan con firma digital, de lo contrario se tienen que asentar las actas en libros en formato papel para ser firmadas en forma autógrafa o manuscrita como usted señala. El hecho de que la Asamblea sea virtual no exime la obligación de que las actas queden asentadas en los libros respectivos, sean en formato papel o en formato digital según acabamos de indicar. En algunos casos si esas personas llamadas a firmar no se encuentran en el mismo lugar, pues no queda más remedio que hacerles llegar el libro respectivo por courier o cualquier otra forma segura a fin de que puedan suscribir las actas.

      Responder
  2. E Jiménez • 04 febrero, 2021

    Quisiera saber si pudieron indagar con Registro sobre este aspecto del post:
    «Nos parece entender que si del texto del acta protocolizada resulta posible inferir que se cumplió con las condiciones de «… simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes» , no tendría el Notario que dar fe de su cumplimiento, pero vamos a consultarlo para poderles ratificar si nuestro entendimiento es correcto.»
    Porque de interpretarse que el Notario debe dar fe de ello es casi que obligatorio participar de la Asamblea o Sesión como notario, pues la otra opción sería ver la grabación, pero eso no necesariamente garantizaría que se pudiera verificar que no hubo circunstancias en el acto, que pudieran entorpecer la comunicación

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 febrero, 2021

      Efectivamente obtuvimos la siguiente respuesta por parte del Registro de Personas Jurídicas:

      «Un cordial saludo, con relación a lo planteado debo indicarle que, si dentro del acta se indica lo referente a las condiciones de simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes, lo que indica la Directriz respectiva no tendría el notario que dar fe de lo antes indicado.»

      Responder

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