Notarios autenticantes no pueden retirar placas y algo más sobre poderes especiales

Nos parece importante destacar de la Circular DSE-PSE-002-2022 emitida por al Dirección de Servicios del Registro Nacional el pasado 6 de setiembre,  dos aspectos que llaman nuestra atención.  El primero relativo a lo que serían las facultades del notario público cuya actuación se limita a autenticar firmas de los interesados en los trámites, y el segundo en cuanto a la diferenciación que debe hacerse entre sustitución y otorgamiento de poderes.   (Sobre esta circular ver además nuestra nota en este blog.)

Notarios autenticantes requieren autorización adicional para retirar placas

Dispone la Circular en comentario que cuando los notarios se han limitado a autenticar la firma del propietario en las solicitudes de inscripción por primera vez, reinscripción, cambio de unidad, cambio de clase, o cambio de placas metálicas de numérica por alfanumérica, no pueden retirar,  en nombre y representación del propietario registral,  las placas o el dispositivo de identificación, a menos que exista una autorización expresa a ese efecto por parte de dicho titular.   Lo anterior en virtud de que el mero acto de autenticación de firma no le da al notario otra potestad que la de dar fe de que la firma estampada en su presencia corresponde a la del propietario, sin que le sea permitido actuar en su nombre o representación.

Diferente cuando dichos trámites se gestionan a través de escrituras públicas, pues en estos casos y aún cuando no haya quedado expresamente establecida la autorización al notario para retirar placas o el DI, se considera que a dicho notario cartulante sí le asiste la facultad para representar al compareciente,  en virtud de lo dispuesto en los artículos 34 inciso h) del Código Notarial sobre los alcances de la función notarial, los artículos 1, 2 y 3 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, y en concordancia con lo dispuesto en la Circular DSE-PSE-001-2022, punto 10.

Concretamente el inciso h) del art. 34 del Código Notarial establece:

Artículo 34.- Alcances de la función notarial.    Compete al notario público: (…)  h) Efectuar las diligencias concernientes a la inscripción de los documentos autorizados por él.

Invalidez de poderes especiales otorgados por poderdantes que solamente tienen facultades para sustituir su mandato

Aquellos apoderados que se presenten a gestionar trámites de placas y se compruebe que los respectivos poderdantes solo tienen facultades de sustituir en todo o en parte su poder, sin capacidad de otorgar otros poderes, se les rechazará el trámite respectivo cuando de la literalidad del documento no se indique expresamente que el poder especial fue dado como parte de la sustitución de su mandato.   De no decirlo de este modo, se entenderá que se trata de un acto de otorgamiento de poder, que de no haber sido expresamente autorizado por el poderdante originario y que así conste en las bases de datos de Registro,  conllevará el rechazo de la gestión.    Lo anterior por los principios de rogación y literalidad que rigen los trámites ante el Registro Nacional