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Notarios con índices pendientes no podrán comprar papel de seguridad

a.Enero, H. 2014, Notarios, Noticias MasterLex

La Dirección Nacional de Notariado comunica que a partir del próximo 1 de marzo, los notarios que tengan pendiente la presentación de uno o más índices de instrumentos públicos estarán imposibilitados de comprar papel de seguridad; tampoco les serán atendidas gestiones que requieran realizar ante esa dependencia.

Se fundamenta la medida en el hecho de constituir » lesión grave a la fe pública, la omisión o defectuosa presentación de índices de instrumentos públicos, por cuanto con tal proceder el notario como delegatario estatal de la función pública notarial le está impidiendo al Estado publicitar e informar debidamente sobre las actuaciones que realiza el notario en quien delegó tal función.» (Tomado textual de http://consulta.dnn.go.cr/consultapublica/Comunicado.aspx?idArticulo=48)

Para facilitarle al notario la constatación de  su estado de cumplimiento de esta obligación, la DNN informa sobre la posibilidad de realizar consultas gratuitas dentro del sistema INDEX (www.index.co.cr) en la sección denominada: CONSULTA NOTARIOS/CONSULES.

Quienes ya utilizan INDEX para el envío de sus índices por Internet, solamente deben ingresar a la pantalla anteriormente indicada y digitar su número de carné.  VER PASOS

Quienes no son usuarios del programa pueden suscribirse como «consultantes», para lo cual deben completar un cuestionario a fin de obtener su nombre de usuario y clave de acceso. VER PASOS

Señala la DNN que en caso de que un notario constate que tiene índices pendientes, deberá revisar su situación con el Archivo Notarial y proceder de inmediato a regularizar su estado, presentado la totalidad de índices «adeudados».

Aparte de las consecuencias antes indicadas, la DNN podrá iniciar procesos disciplinarios por el incumplimiento de esta obligación notarial con sanciones de suspensión en el ejercicio notarial.

Para obtener más información sobre el sistema INDEX para la presentación digital de índices de instrumentos públicos, llámenos al teléfono 2280-1370 o bien envíenos un correo a ventas@masterlex.com

SUSPENDIDO

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. Katalina Zuñiga • 05 agosto, 2021

    Es un mes por índice ? Algún criterio de discrecionalidad en la imposición de la sanción? Existe un tope en la sanción ?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 agosto, 2021

      Lo que dispone el artículo 143 del Código Notarial es que: «Se impondrá a los notarios una suspensión hasta por un mes de acuerdo con la importancia y gravedad de la falta, cuando: (…) j) Atrasen la remisión de los índices de escrituras y sus copias, cuando se refieran a otorgamientos testamentarios.

      No vemos que se establezca expresamente la sanción de un mes de suspensión por cada índice no presentado. En algunas jurisprudencias del Tribunal Notarial sí encontramos que esa ha sido la directriz. Nos parece que depende por lo tanto del criterio del juzgador.

    • PLENITUD NOTARIAL • 11 agosto, 2021

      Cada índice no presentado o presentado en forma extemporánea constituye una falta, que es grave según se ha dictaminado en la jurisprudencia, porque imposibilita al Estado (que le otorgó la licencia al notario para ejercer esa función pública) publicitar a tiempo los instrumentos públicos. Cada índice es una falta independiente y autónoma, que se van acumulando, parece algo así como un «concurso material»; a mayor cantidad de índices, mayor es la gravedad que pareciera motiva a decantar por la máxima sanción por cada una de las faltas. Con mucha facilidad y decidia se nos olvida que el notario es un delegatario de una función pública.

  2. Ana Lucía Jiménez Monge • 29 enero, 2014

    Estimado don Gustavo: la misma pregunta nos hacemos en el Archivo Notarial y no deja de preocuparnos el que a partir de esta medida aumenten considerablemente las consultas telefóncias insistiendo en que les informemos si el notario está o no al día en la presentación de índices, si ha llegado el correo o no y más… sin duda la situación es inquietante para los que depositan el índice por correo postal

  3. LIC. MELVIN ROJAS UGALDE • 28 enero, 2014

    ESTIMADOS NOTARIOS. Como Director Ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado, y con ocasión de esta medida adoptada, dada la morosidad o defectuosa presentación de índices de instrumentos públicos, he querido adicionar este comentario. El deber funcional de presentar los índices a tiempo, por el solo hecho de que se tenga un sello con hora y fecha de presentación o envío, no extingue o enerva por sí mismo los deberes y obligaciones sobre la forma en que se debe ejercer la función notarial. Con ello se tiene una hora y fecha que eventualmente acredita la puntualidad, únicamente. Valva decir, el índice no solo se debe presentar a tiempo, sino que completo y bien confeccionado. El Archivo Notarial de seguro que no va a registrar como debidamente presentado un índice irregularmente confeccionado o incompleto. De modo que hasta que el índice no sea calificado y registrado como BUENO por ese órgano rector, el fedatario no obtendrá el registro de encontrarse AL DIA o en orden con ese deber funcional. No se puede ni se debe tomar con ligereza ese deber funcional; como lo he escrito y como así es conocido, la omisión o la defectuosa presentación constituye LESIÓN GRAVE A LA FE PUBLICA NOTARIAL. Ahora bien, hasta donde entiendo, el Archivo Notarial procede con bastante inmediatez dentro de sus posibilidades entre la presentación de un índice bien confeccionado y su registración en el sistema. Pero para que los Notarios no se vean en apuros, valdría la pena traer a colación tres principios regentes de la función notarial: ORDEN, CUIDADO y DILIGENCIA. Prever con la debida antelación la provisión de los mecanismos de seguridad y el cumplimiento de los deberes funcionales, evitará que se vean en apuros de última hora. No omito recordar que esta Dirección, al igual que procede con los documentos autorizados por Notarios morosos en el pago del Fondo de Garantía Notarial o en estado irregular en sus deberes funcionales, SOLO tramitará documentos autorizados por Notarios que se encuentren registrados como AL DÍA en la presentación de índices de instrumentos públicos. Finalmente, es menester que tomen en cuenta que esta medida operativa y FISCALIZADORA, no enerva las consecuencias disciplinarias en que incurra el Notario por el incumplimiento funcional en comentario. SALUDOS CORDIALES.

  4. Gustavo Arroyo • 28 enero, 2014

    Le entiendo perfectamente, doña Ana Lucía Jiménez Monge. La pregunta es: ¿cómo haremos los Notarios que estemos al día en la presentación de los índices, pero cuya información se encuentre atrasada en el Archivo -por el motivo ya conocido del correo postal-, para demostrarle a la empresa suplidora del papel que nos encontramos al día?

  5. Yamileth oviedo • 28 enero, 2014

    Yo también estoy de acuerdo con esta medida. Conozco colegas que permiten que se acumulen incluso las quincenas de todo un año sin presentar. Estas actitudes lo hacen a uno dudar de la transparencia y legalidad de su ejercicio profesional.

  6. Ana Lucía Jiménez Monge • 28 enero, 2014

    El Archivo Notarial hace todo lo posible por mantener actualizada la información, sin embargo deben tomar en cuenta quienes presentan el índice por correo postal que el tratamiento para estos documentos es más lento desde el momento que lo ponen al correo, ya que no llega de inmediato y son sacos de sacos los que se deben procesar y revisar.

    • 007 • 08 febrero, 2014

      Cuánto tiempo le lleva al Archivo procesar esos SACOS DE SACOS para poner la información en las computadoras? Se estará informando muy tarde sobre la verdadera situación de cada Notario? Será que la DNN esta tramitando procesos para sancionar Notarios sobre la base de una información que no está actualizada porque está dentro de esos SACOS DE SACOS? Cuánto es el tiempo en que los Notarios están en riesgo de sanción o al menos de que se les inicie un proceso sobre información que no está en el sistema pero que sí está en esos SACOS DE SACOS? Cada cuando está reportando el Archivo a la DNN los Notarios que no aparecen al día? Cuando mandan esos reportes o informes ya se procesaron y revisaron los SACOS DE SACOS? Pareciera que los Notarios necesitamos estar bien informados por el Archivo sobre todo ahora que pareciera que la DNN sí ha metido el dedo en la llaga en este tema que tanto daño y problema está dando a la seguridad jurídica del país, puesto que si la morosidad es tanta como se dice en estos comentarios en hora buena la enérgicas medidas estamos muy mal parados los Notarios si nuestra información actualizada está en esos SACOS DE SACOS.

  7. DAgoberto Mata • 28 enero, 2014

    Por Dios pero no debería ser una noticia novedosa, uno pensaría que alguien que no presenta un índice ni siquiera debería poder ejercer a menos que haya una justificación válida, algún error material u olvido involuntario de no más de dos quincenas.

    Cómo harán para dormir tranquilos? no entiendo!

  8. Lic. Gustavo Arroyo • 28 enero, 2014

    El problema es que la información de los índices en la página del Archivo Nacional, SIEMPRE SE ENCUENTRA ATRASADA. Así, ¿cómo se va a ejercer un apropiado control, por parte de la suplidora del papel?. Lo digo con conocimiento de causa, porque yo ya envié oportunamente por correo los dos últimos índices (dentro del plazo de ley) , y en la página del Archivo aparecen aún como pendientes de presentación.