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Modifican trámite de legalización de libros

√ Autorizan nueva modalidad para llevar libros digitales.  Es necesaria  firma digital

√ Ya no tienen que aportarse libros en caso de legalización de libros en físico

√ Pago de timbres mediante entero bancario

Vigente desde ayer, la Dirección General de Tributación emitió la directriz  Nº DGT-R-034-2011 que regula la posiblidad de llevar en formato digital, todos los libros sociales y comerciales, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados.

Se toma esta directriz de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 del 30 de agosto del 2005:  «..  cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.»

Señala la Dirección General que: » (…) luego de múltiples consultas técnicas tanto con el Registro Nacional como con el Programa de Gobierno Digital que ha desarrollado las plataformas tecnológicas mediante las cuales se puede constituir por medios electrónicos una persona jurídica en Costa Rica, se ha llegado a la conclusión de que se cuenta con los medios tecnológicos y con el respaldo legal para autorizar la legalización de libros legales llevados por medios electrónicos y establecer un sistema de registro confiable de las personas jurídicas que deseen acogerse a este sistema, logrando con ello igualmente que toda sociedad mercantil que nazca a la vida jurídica, cuente con la legalización de libros por parte de esta dependencia.»

Solicitud de legalizaciónEn cuanto al procedimiento en sí para requerir la legalización de «libros legales digitales»,  se indica que tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes electrónicos, deberán solicitarlo mediante la presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” ante la Administración Tributaria competente, en el que se indique claramente sobre el carácter digital de los libros.

Contenido de los libros digitales  El contenido de los libros que se conserven en soporte electrónico deberá constituir fiel respaldo de los actos que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización. Las actas de los libros que se lleven en soporte electrónico, deberán ir firmadas digitalmente.

 Cancelación de timbres requeridos para la legalización. Deberá efectuarse mediante entero bancario y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos.

 Modificaciones al procedimiento de legalización de libros en físico.  Mediante reforma introducida al artículo 2 de la DGT-009-2010, Procedimiento para la legalización de libros ante la Administración Tributaria, se elimina el requisito de presentación de libros físicos por legalizar.   Transcribimos textualmente lo que ahora establece dicho numeral 2:

 «Artículo 2º—Requisitos.

 1.       …

 2.       Se entenderá por cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de autorización que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de su asignación, deberá consignarse ese número en la razón de legalización de cada uno de los libros legalizados. Por lo tanto no será necesario aportar dichos libros ante la Administración Tributaria, para su respectiva legalización.»

La cancelación de timbres para la legalización de libros en físico deberá efectuarse también ahora mediante entero de gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”.   También se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes bancarios respectivos.

Se constata además la modificación sustancial a los procedimientos que el  artículo 3 de la DGT-009-2010 establece para los siguientes trámites:    renovación de libros, transformación (cuando tratándose de sociedades se modifica la razón o denominación social), cierre de libros, libros legales en hojas sueltas.

Finalmente, en el artículo 6 reformado se indica la razón de legalización que deberán los interesados imprimir en el folio primero de cada libro legalizado, sea digital o físico, incluyendo los de hojas sueltas, con el número de asiento y de autorización otorgado por la Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma.

TRANSITORIO

Aquellas solicitudes de legalización de libros que se hubieren presentado con anterioridad a la vigencia de la presente resolución y estuvieren pendientes de resolver al momento de su publicación, deberán tramitarse conforme con los presupuestos establecidos en la resolución DGT-09-2010 supra citada. Las administraciones tributarias tendrán un plazo de 15 días, para entregar los libros a legalizar con que cuenten en ese momento.

 Si desea conocer el texto completo de la directriz en comentario, descárguelo a continuación:    DGT-R-034-2011

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 4 Comentarios

  1. Henry Castro Elizondo • 02 noviembre, 2011

    Me parece que falta el detalle de cual va a ser ese medio electrónico (programa suministrado por la Administración Tributaria, un link en su página, a elección del contribuyente, etc.), para llevar los libros en formato digital (excelente noticia para nosotros los Contadores), ya que no veo que se indique en la resolución ni en las diferentes informaciones que he leido al respecto. Si alguien tiene conocimiento le agradecería que me lo indicara.

    • admin • 02 noviembre, 2011

      A don Henry nos parece que la directriz de Hacienda es clara al establecer que : » Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización.»

  2. Esteban Zúñiga • 02 noviembre, 2011

    ¿Cómo nos aseguramos los notarios que realmente ese número de autorización fue otorgado cuando nos presenten un libro de actas o Registro de accionistas en formato digital para protocolizar?
    Me parece muy bien el paso dado hacia lo digital, ignoro el costo actual de un certificado de firma digital, espero no sea más caro que tramitar los libros en formato físico.

    • admin • 02 noviembre, 2011

      Muy interesantes las inquietudes que formula el Lic. Esquivel. Esperaremos para conocer si en este blog se plantean otras dudas para elevarlas todas al mismo tiempo al conocimiento de la Dirección de Tributación y procurar obtener así las respuestas pertinentes.