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Legalización de libros podrá gestionarse en papel simple

Como es conocido, a partir del presente año,  la legalización de libros de sociedades mercantiles debe gestionarse ante el Registro Nacional y no ante la Dirección General de Tributación.

Cuando las sociedades se encuentran apenas en vías de constitución, el número de autorización de legalización de libros es asignado por el Registro de Personas Jurídicas en el momento mismo de concretarse su inscripción, para lo cual, solamente se requiere haber satisfecho el pago de los timbres correspondientes lo que se hace conjuntamente con los demás timbres de la constitución.   Dichos timbres de legalización de libros consisten en ¢15,000 de Derechos de Registro y ¢75 colones de timbre del Colegio de Contadores Privados.

En caso de sociedades ya existentes que requieran gestionar la legalización de sus libros, sea porque nunca los legalizaron o porque se extraviaron, se deterioraron o simplemente se terminaron los existentes, se ofrecen dos alternativas a los interesados, con la sugerencia, en el caso de aquellas sociedades que nunca legalizaron sus libros, para que de previo a realizar ninguna gestión, consulten en el sitio web www.crearempresa.go.cr si ya les fue asignado algún número de autorización de libros.    Esta consulta es totalmente gratuita, no se requiere para ella contar con firma digital y solamente se debe digitar el número de cédula jurídica de la sociedad ingresando a la sección denominada CONSULTA DE TRAMITES.   Tipo de trámite: Legalización de libros.

En el siguiente PDF preparado por el Registro Nacional aparecen los pasos que deben seguirse para realizar esta consulta de asignación de número de legalización en CrearEmpresa:  DESCARGAR PDF

Las alternativas para legalización de libros, según reforma de esta semana al Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de libros de sociedades mercantiles , son las siguientes:

PRIMERA ALTERNATIVA.-  LEGALIZACION DE LIBROS A TRAVES DE www.crearempresa.go.cr .-

El trámite puede realizarlo el representante legal o apoderado generalísimo o general legitimado al efecto por la propia sociedad, quien deberá contar para ello con firma digital.   La legalización, en esta alternativa,  no puede ser gestionada por ningún notario.    Solamente se requiere realizar el pago de los timbres de legalización antes indicado mediante tarjeta de crédito o de débito.

Importante además tomar en cuanta que para gestionar la legalización de libros la sociedad debe encontrarse al día con el impuesto a las personas jurídicas.

SEGUNDA ALTERNATIVA.- EN FORMA ESCRITA ANTE EL REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS SEA EN ESCRITURA PUBLICA O EN PAPEL SIMPLE

En ambos casos, deberá adjuntarse boleta de seguridad notarial del notario autenticante o autorizante de la escritura, según corresponda, así como del entero o comprobante de pago bancario de los montos en timbres antes indicados.   Las gestión se presenta en el Diario de las oficinas centrales o cualquiera de las oficinas regionales del Registro Nacional.

A continuación le ofrecemos tres formatos que el Registro nos facilitó en caso de que el trámite sea realizado en escritura pública.  Si la gestión se realiza en papel simple, se simplifica aún más el formulario:

SOLICITUD DE LIBROS POR PRIMERA VEZ

SOLICITUD DE LIBROS POR RENOVACION

SOLICITUD DE LIBROS POR REPOSICION, PERDIDA, EXTRAVIO, DAÑO O DESTRUCCION

Otras modificaciones introducidas por la Circular No. DGRN-0002-2013 emitida el día de ayer, 5 de febrero, al Reglamento de Legalización que el Registro aprobó en diciembre pasado, son las siguientes:

En casos de cambio en la denominación social de la compañía, se dispone ahora que no será necesario cerrar los libros anteriores sobre todo al autorizarse el uso del mismo número de legalización de libros asignado a la sociedad bajo la denominación social anterior.

Cuando se requiera la renovación de libros de sociedades cuyos primeros libros hubieran sido asignados por la Dirección del Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda, ya no será necesaria la consignación de una razón de cierre en el último de los folios de los libros concluidos, según se establecía antes en el art. 11 del Reglamento reformado.

Finalmente se corrige la obligación que por error había quedado establecida en el art. 14 de consignar en todos los folios, el nuevo número de autorización de legalización de libros cuando el motivo de la reposición sea el extravío, pérdida, daño o sustracción.   Ahora dicha consignación deberá realizarse únicamente en el folio de apertura de los nuevos libros,  al igual que en todos los demás casos.

Si desea descargar el texto completo de la Circular DGRN-0002-2013 hágalo a continuación:  DESCARGAR TEXTO

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

2 de 26 Comentarios

  1. Ana Isabel Sibaja ROjas • 03 mayo, 2018

    Buenas. Me pueden indicar cuanto tarda el proceso para inscribir los libros en el registro por primera vez.

    Responder
  2. LUIS JIMENEZ • 26 abril, 2017

    Señores, uds. hicieron una consulta al Registro sobre si los libros sociales deben llevar el número de autorizacion en todos los folios o si sólo lo requiere en el folio de apertura. Tuvieron respuesta sobre este asunto

    Gracias

    Responder

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