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Legalización de libros podrá gestionarse en papel simple

Como es conocido, a partir del presente año,  la legalización de libros de sociedades mercantiles debe gestionarse ante el Registro Nacional y no ante la Dirección General de Tributación.

Cuando las sociedades se encuentran apenas en vías de constitución, el número de autorización de legalización de libros es asignado por el Registro de Personas Jurídicas en el momento mismo de concretarse su inscripción, para lo cual, solamente se requiere haber satisfecho el pago de los timbres correspondientes lo que se hace conjuntamente con los demás timbres de la constitución.   Dichos timbres de legalización de libros consisten en ¢15,000 de Derechos de Registro y ¢75 colones de timbre del Colegio de Contadores Privados.

En caso de sociedades ya existentes que requieran gestionar la legalización de sus libros, sea porque nunca los legalizaron o porque se extraviaron, se deterioraron o simplemente se terminaron los existentes, se ofrecen dos alternativas a los interesados, con la sugerencia, en el caso de aquellas sociedades que nunca legalizaron sus libros, para que de previo a realizar ninguna gestión, consulten en el sitio web www.crearempresa.go.cr si ya les fue asignado algún número de autorización de libros.    Esta consulta es totalmente gratuita, no se requiere para ella contar con firma digital y solamente se debe digitar el número de cédula jurídica de la sociedad ingresando a la sección denominada CONSULTA DE TRAMITES.   Tipo de trámite: Legalización de libros.

En el siguiente PDF preparado por el Registro Nacional aparecen los pasos que deben seguirse para realizar esta consulta de asignación de número de legalización en CrearEmpresa:  DESCARGAR PDF

Las alternativas para legalización de libros, según reforma de esta semana al Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de libros de sociedades mercantiles , son las siguientes:

PRIMERA ALTERNATIVA.-  LEGALIZACION DE LIBROS A TRAVES DE www.crearempresa.go.cr .-

El trámite puede realizarlo el representante legal o apoderado generalísimo o general legitimado al efecto por la propia sociedad, quien deberá contar para ello con firma digital.   La legalización, en esta alternativa,  no puede ser gestionada por ningún notario.    Solamente se requiere realizar el pago de los timbres de legalización antes indicado mediante tarjeta de crédito o de débito.

Importante además tomar en cuanta que para gestionar la legalización de libros la sociedad debe encontrarse al día con el impuesto a las personas jurídicas.

SEGUNDA ALTERNATIVA.- EN FORMA ESCRITA ANTE EL REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS SEA EN ESCRITURA PUBLICA O EN PAPEL SIMPLE

En ambos casos, deberá adjuntarse boleta de seguridad notarial del notario autenticante o autorizante de la escritura, según corresponda, así como del entero o comprobante de pago bancario de los montos en timbres antes indicados.   Las gestión se presenta en el Diario de las oficinas centrales o cualquiera de las oficinas regionales del Registro Nacional.

A continuación le ofrecemos tres formatos que el Registro nos facilitó en caso de que el trámite sea realizado en escritura pública.  Si la gestión se realiza en papel simple, se simplifica aún más el formulario:

SOLICITUD DE LIBROS POR PRIMERA VEZ

SOLICITUD DE LIBROS POR RENOVACION

SOLICITUD DE LIBROS POR REPOSICION, PERDIDA, EXTRAVIO, DAÑO O DESTRUCCION

Otras modificaciones introducidas por la Circular No. DGRN-0002-2013 emitida el día de ayer, 5 de febrero, al Reglamento de Legalización que el Registro aprobó en diciembre pasado, son las siguientes:

En casos de cambio en la denominación social de la compañía, se dispone ahora que no será necesario cerrar los libros anteriores sobre todo al autorizarse el uso del mismo número de legalización de libros asignado a la sociedad bajo la denominación social anterior.

Cuando se requiera la renovación de libros de sociedades cuyos primeros libros hubieran sido asignados por la Dirección del Servicio al Contribuyente del Ministerio de Hacienda, ya no será necesaria la consignación de una razón de cierre en el último de los folios de los libros concluidos, según se establecía antes en el art. 11 del Reglamento reformado.

Finalmente se corrige la obligación que por error había quedado establecida en el art. 14 de consignar en todos los folios, el nuevo número de autorización de legalización de libros cuando el motivo de la reposición sea el extravío, pérdida, daño o sustracción.   Ahora dicha consignación deberá realizarse únicamente en el folio de apertura de los nuevos libros,  al igual que en todos los demás casos.

Si desea descargar el texto completo de la Circular DGRN-0002-2013 hágalo a continuación:  DESCARGAR TEXTO

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 26 Comentarios

  1. Hazel • 21 marzo, 2017

    Buenas tardes

    En el caso de reposición de libros de accionistas ante el Ministerio de Hacienda ya no se debe presentar ningún formulario o solicitud, ahora es sólo con el Registro Nacional que se tramita?

    Gracias

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 marzo, 2017

      En realidad la reposición de libros por deterioro, extravío o por cualquier otra causa, según lo dispuesto en el art. 14 del Reglamento del Registro Nacional de legalización de libros, son responsabilidad exclusiva de los personeros o representantes de la sociedad. Ya no se requiere realizar gestión alguna ante ninguna autoridad. Lo transcribimos a continuación: Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

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  2. VIVIANA • 19 junio, 2014

    Hola, dudas: 1.) Cuando la solicitud se hace en papel simpre, este puede ser tamaño oficio o carta.?
    2.) Se puede utilizar los libros de hojas fijas, los tradicionales, en caso de que sea positivo, el número de legalización se consigna con lapicero?
    3.) En caso de que se le cambie el nombre a una SA, y sus libros fueron legalizados con la ley anterior es decier el número de autorización fue asignado por TRIBUTACIÓN, es ese el mismo número que sigue operando y se pueden seguir usando los mismos número.
    4.) En caso de hojas removibles como saber que el usuario no las cambio por otras …?

    Gracias por sus aclarariones y bendiciones

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  3. Paula Zúñiga • 15 febrero, 2013

    1. Según el nuevo reglamento, especificamente en el artículo 11 Renovación de Libros. Si ya yo tengo un libro legalizado por Tributación Directa y el libro se termina, el representante tiene que hacer la solicitud de un nuevo número de legalización por medio del Registro Público o se puede seguir utilizando el mismo número? .
    2. En un futuro cuando tenga un libro legalizado por medio del Registro Público, y el libro se termina, se tiene que volver a solicitar un número de legalización en el Registro? o se continua utilizando el asignado inicialmente?
    3. Que pasa con los números de legalización de libros asignados a las sociedades constituidas por medio de Crearempresa, si el libro se termina?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco • 15 febrero, 2013

      Muy buenos interrogantes plantea doña Paula Zúñiga. EStamos tratando de obtener del REgistro Pública respuesta a ellos y otros. Confiamos enviar un comunicado ampliando sobre este tema el lunes o martes de la próxima semana.

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  4. Christian Ceciliano • 13 febrero, 2013

    Me podrían aclarar en qué quedo el asunto de los libros??
    si en legalizaciones de primera vez puedo usar el libro de actas cosido que se ha estilado usar,, o si son los del reglamento, dónde los puedo adquirir? gracias!!!

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  5. anayancy salazar • 11 febrero, 2013

    De ahora en adelante cuando le traigan libros legales los clientes para que realice algún trámite, donde debe consultar uno si no son falsos o no. En el registro Público o en tributación. (hablo de aquellos libros autorizados antes por tributación, quien es el que lleva ahora el registro de que libros son reales y quien los està falsificando ?) y cual es la dirección de correo o número de telefono para corroborar que los libros que en ese momento tiene uno son los legales.?

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    • Lic. Silvia Pacheco • 11 febrero, 2013

      Importante consulta la de la Lic. Salazar. De hecho estamos esperando respuesta por parte del Registro de Personas Jurídicas sobre un tema similar. Aprovecharemos para trasladarles también esta importante inquietud. eSperamos informarles en unos días.

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  6. Ever Vargas A. • 08 febrero, 2013

    Alguien sabe como se haría la apertura de libros de hojas removibles y quién la firma?

    Responder
  7. Carolina Kierszensob • 08 febrero, 2013

    Quisiera saber, qué sigue una vez que uno presentó al diario del Registro la solicitud de Legalización por renovación de Libros. Yo consigné mi número de apartado pero me surge la duda de si el Registro emite algún documento o si debo verificar en crear empresa, el nuevo número de legalización. Gracias.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 11 febrero, 2013

      Efectivamente el documento de solicitud de legalización de libros, sea que se tramite en escritura pública o en papel simple, es devuelto por el Registro al apartado del notario o a su carpeta notarial con la indicación del número de autorización que corresponderá plasmarse en los libros. A don Ever Vargas nos parece que responde su consulta lo indicado en el art. 253 del Código de Comercio que transcribimos a continuación para su mejor conocimiento: 253.- Salvo que los estatutos indiquen otro consejero o administrador, el secretario de la junta directiva, en las sociedades anónimas, y el gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, serán depositarios del registro de socios, de actas de asambleas de socios y del consejo. Igual norma se observará respecto al gerente en las sociedades de responsabilidad limitada, y del tesorero en las sociedades anónimas, en cuanto a los libros de contabilidad y de registro de obligaciones. Pensamos que en el caso de las sociedades anónimas también conviene que suscriba la nota de apertura de libros, el Presidente de la Junta Directiva en forma conjunta con el secretario. En cuanto al texto de esa razón de apertura podría ser algo como lo siguiente: Los suscritos .xxxx y xxxx en su condición de PRESIDENTE y SECRETARIO de la Junta Directiva de xxxx SOCIEDAD ANONIMA hacen constar que aquí principia el Libro de Actas de Asamblea de Accionistas (o el que corresponda) No. 1 que llevará la sociedad indicada. Consta de xxx páginas en perfecto estado de conservación y limpieza. San José ..(o ciudad), (fecha). Los timbres de ley han sigo debidamente satisfechos al momento de la realización del trámite de legalización ante el Registro Nacional.

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