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Inscripción electrónica de matrimonios será obligatoria a partir del 1 de octubre

A partir del próximo 1 de octubre,  solamente los Notarios Públicos que cuenten con firma digital y que se encuentren debidamente matriculados en el Sistema de Matrimonio Digital podrán inscribir matrimonios ante el Registro Civil.  Lo anterior en virtud de lo dispuesto en el  Decreto 5-2014  de setiembre del 2014, que estableció un plazo de dos años para que: «las personas que ejerzan la función notarial se inscriban ante la Sección de Inscripciones para declarar digitalmente los matrimonios que celebren.»

En realidad dicho decreto se publicó en La Gaceta el 17 de setiembre de 2014, con lo cual el plazo de dos años debería vencer el 17 de este mes, sin embargo, nos indican en el Registro Civil que acordaron dar todo el mes de setiembre para que los notarios puedan realizar las gestiones necesarias para lograr utilizar la plataforma digital de matrimonios.

Es muy importante que los colegas tengan presente esta fecha, toda vez que a partir del 1 de octubre ya no serán recibidas las fórmulas convencionales en papel, con lo cual si hubiesen autorizado algún matrimonio y no pudieren inscribirlo debidamente dentro de los ocho días hábiles que como plazo máximo establece el art. 28 del Reglamento de Registro del Estado Civil, podrían ser sancionados disciplinariamente.

JUSTIFICACIÓN DE LA MEDIDA

Transcribimos textualmente de la página del Tribunal Supremo de Elecciones:

http://www.tse.go.cr/matrimonio_condiciones.htm

«Contar con la información en las bases de datos del Registro Civil, en el menor tiempo posible, nos hace plantear hoy, la necesidad de aprovechar los recursos tecnológicos, a efecto de que día con día, podamos dar un mejor servicio a las personas administradas y en la medida de lo posible, ese servicio implique la digitalización de datos desde el momento en que ocurren los hechos vitales o los actos jurídicos inscribibles. Las personas notarias declarando desde sus oficinas los matrimonios, son parte de los retos que nos planteamos y que hoy concretamos.

El sistema se encuentra desarrollado de forma tal que resulte una herramienta amigable, que proteja desde el momento en que las personas notarias son matriculados, la seguridad registral, con la incorporación de los certificados de “firma digital” del Banco Central de Costa Rica.

La conexión en línea con nuestras bases de datos, representa un insumo adicional a la declaración, que eliminará la posibilidad de que se declaren matrimonios imposibles (artículo 14 del Código de Familia) y los errores de transcripción cuando el matrimonio celebrado sea de personas costarricenses, pues los datos serán extraídos de estas.

La depuración de las declaraciones de matrimonio en forma digital, a través de la incorporación de devoluciones digitales, representa otra ventaja para sus usuarios/as, pues se evita su desplazamiento a las Oficinas del Tribunal.

El sistema Matrimonio Digital, se encontrará activo los 365 días del año, pero el soporte que requiera, se limitará a un horario de 8:00 am a 16:00 de lunes a viernes en días hábiles.»

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PASOS A SEGUIR PARA UTILIZAR EL SISTEMA DIGITAL DE MATRIMONIOS

Lo primero que deben hacer los notarios interesados en seguir fungiendo como registradores auxiliares del Registro Civil es obtener su firma digital, en caso de que aún no cuenten con ella.  Los requisitos para su adquisición, condiciones de uso, consejos de seguridad sobre su utilización y otros aspectos de interés, pueden ser consultados en la dirección electrónica:

 http://www.bccr.fi.cr/firma_digital/

Luego,  deben solicitar a la Sección de Inscripciones del Registro Civil la asignación de un nombre de usuario y de una clave de acceso al Sistema de Matrimonio Digital escribiendo al correo electrónico:  mvargas@tse.go.cr

Para consultas o soporte técnico pueden comunicarse al teléfono 2287-5555, extensiones: 3304-3316-3325-3327

Es muy importante tomar en cuenta los siguientes aspectos técnicos tomados también directamente de la página web anteriormente indicada:

PUNTOS IMPORTANTES A RECORDAR

1-El sistema de matrimonio digital funciona UNICAMENTE en el navegador INTERNET EXPLORER (32bits) en las versiones 6-7-8, para versiones superiores favor revisar el manual de usuario para hacer la compatibilidad.

2-Debe indicarse desde el principio qué tipo de matrimonio es:
Ejemplo:

O Costarricense-Costarricense
O Costarricense-Extranjero
O Extranjero-Extranjero

3-Debe activar la mayúscula para los espacios en los que debe digitar información.

4-La hora del matrimonio debe escribirse en números y en la modalidad militar. Ejemplo: 14:00, 15:35, 17:30 etc.

5-Cuando ingresa a los datos del contrayente en ese momento debe indicar si es costarricense o extranjero. Se marca el correspondiente punto. Es de suma importancia definir esto en los datos del contrayente.

Ejemplo:

o Costarricense
o Extranjero

6-Cuando uno de los contrayentes es extranjero o ambos, debe digitarse el número de pasaporte, cédula de residencia, o pasaporte provisional. Ejemplo:

Una P y todos los números y letras que contengan seguidos sin espacios ni guiones.

Si es pasaporte. EJEMPLO: PC011321464 o P5455G1114

Una DI y todos los números seguidos sin espacios ni guiones.

Si es cédula de residencia. EJEMPLO: DI1552121232

Una PP y todo el número y letras que contengan seguidos sin espacios ni guiones.

Si es pasaporte provisional. EJEMPLO: PPNICCRI3564574121

7-Cuando uno o ambos contrayentes son extranjeros se debe adjuntar copia escaneada del pasaporte, pasaporte provisional o cédula de residencia vigentes, según sea el caso, en un tamaño mediano y que sea legible, con un peso no mayor a 100kb, puede ser en formato JPG o PDF.

8- Respetar el género en el caso de las profesiones en el espacio de la contrayente. (Arquitecta, ingeniera, abogada, medica, etc.)

9- No se permiten anglicismos en las profesiones de ambos contrayentes.

10- Se cuentan con 15 minutos para el llenado del documento digital, desde que ingresa al sistema hasta que el mismo le indica “los datos fueron enviados exitosamente con el número de certificado xxxx”, de lo contrario el sistema se bloquea y no queda nada grabado, deberá empezar de nuevo.

NOTA IMPORTANTE: es responsabilidad del notario (a) revisar el listado de matrimonios para dar seguimiento al documento, de ésta manera de dará cuenta si el matrimonio que envió tiene errores que debe corregir o si está aprobado (entiéndase por aprobado que dicho documento no tiene ningún error y que será aplicado al sistema en 48 horas hábiles).

El tiempo límite que se cuenta para la presentación del certificado de matrimonio por vía digital es de 8 días hábiles.

MANUAL DE USO

A disposición de todos los usuarios se puede descargar en la página web del Tribunal Supremo de Elecciones el siguiente manual de uso del sistema     http://www.tse.go.cr/pdf/varios/manual_matrimoniodigital.pdf

USUARIOS DE MACINTOSH

Entre los requisitos técnicos de la plataforma de matrimonios digitales se establece necesariamente el uso del navegador INTERNET EXPLORER (32bits) en las versiones 6-7-8, lo cual supone una limitante para todos los usuarios de computadoras Macintosh.

Al respecto nos comentó el Lic. Andrei Brenes, usuario de Mac, que esta no es la primera vez que encuentra restricciones técnicas para poder acceder a las plataformas de Gobierno Digital, entre ellas CrearEmpresa, Imprenta Nacional, Registro Nacional y ahora al Sistema de Matrimonio Digital.    Sin embargo, ha logrado resolver los problemas de acceso con el software denominado Parallels  Desktop para Mac,  que emula o virtualiza el sistema completo de las PC  (IBM PC Compatibles).   En pocos segundos y sin necesidad de apagar la computadora, logra pasar del ambiente MAC al de PC, pudiendo incluso trabajar en los dos ambientes al mismo tiempo. 

Otros recomiendan un software similar al de Parallels, denominado VMware Fusion.  

Evidentemente estas aplicaciones tienen un costo pero podrían representar una solución para los usuarios de Mac, sobre todo cuando resulta obligatorio el uso de ciertas plataformas como la que hoy sirve de base a nuestro comentarios.

Agradecemos al Lic. Andrei la información proporcionada y recomendamos a todos los colegas que aún no han realizado las gestiones correspondientes ante el Registro Civil,  que las inicien cuanto antes, pues el proceso de matrícula ante el Registro Civil,  puede tardar algunos días.   Pero lo más importante de todo, tener mucho cuidado de  no otorgar matrimonios que luego no puedan ser inscritos en la nueva plataforma digital dentro del plazo máximo de ocho días hábiles contado a partir de la fecha de su celebración.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

4 de 14 Comentarios

  1. Miguel Angel Santamaria • 23 septiembre, 2016

    Disculpe Licenciada es que me confundi con crearempresa en donde si se indica que se debe imprimir el testimonio, pero igual mi duda, si la sociedad se inscribe digitalmente por medio de crearempresa que fin tiene la impresion del testimonio de la escritura. Gracias y disculpe.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 24 septiembre, 2016

      De hecho se ha criticado bastante que CrearEmpresa no tenga alguna función que le permita a los notarios «adjuntar» copia de la escritura de constitución. Actualmente de requerirse una copia de dichos estatutos, se tiene que solicitar al abogado que autorizó la escritura o bien acudir al Archivo Nacional en procura de la misma, cuando el protocolo ya se encuentra depositado allí. Quizás esa es la razón de que aparezca ese mensaje solicitándole al notario la impresión de testimonio para que – por lo menos los socios fundadores cuenten con ese texto de los estatutos. Algunos nos han mencionado que próximamente CrearEmpresa permitirá, es más, exigirá el adjuntar la copia de la escritura, para facilitar esa publicidad de los estatutos sociales tan importante para la seguridad jurídica de las personas contratantes con dichas empresas.

      Responder
  2. Miguel Angel Santamaria • 23 septiembre, 2016

    Tengo algunas dudas: el día de hoy fue al Registro Civil y me dieron un os formularios de matrimonio y un codido que envie a San José para que me den el nombre de usuario y la clave.Preguntae que para que era el talonario de fórmulas de matrimonios y me dijeron que si tenía problemas con el sistema los presentara físicos, pero a lo que entiendo esd que a partir del primero de octubre no reciben físicos. Otra duda es que si se presenta en forma digital para que es necesario imprimir un testimonio y que destino tendría este. Otra duda es que dice el instructivo que la firma digital debe haber sido emitida por el Banco Central ya que la que yo tengo la obtuve en el Banco Nacional. Le agradecería mucho a la Licda. Silvia Pacheco me aclarara estas dudas. Gracias

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 septiembre, 2016

      Estimado don Miguel Angel, Me parece que los compañeros del Registro Civil se están «curando en salud», es decir, previendo que puedan haber fallas en el sistema digital, sobre todo por el uso masivo que del mismo iniciará el próximo 1 de octubre que inicia su obligatoriedad, están recomendando conservar las fórmulas físicas (solo por una eventualidad!) Pero vamos a tratar de confirmar que sea correcta nuestra suposición. Sobre la firma digital, de hecho el Banco Central de costa Rica es el que autoriza a las instituciones para que funjan como OFICINAS DE REGISTRO EMISORES DE FIRMA DIGITAL. El Banco Nacional de Costa Rica sí se encuentra incluido en el listado. Puede quedarse tranquilo a ese respecto. Finalmente, no encontramos que en el Manual que el Registro Civil tiene a disposición de los usuarios se indica alguna cosa sobre esa obligación de imprimir los testimonios de los matrimonios. Vamos también a elevar la consulta para poderle responder.

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