Inquietudes surgidas a raíz del nuevo procedimiento de legalización de libros

A raíz del comentario que remitimos el miércoles de esta semana sobre el tema de la referencia, se generaron en nuestro blog, interesantes opiniones de distinguidos colegas sobre la forma de implementación de las disposiciones reformadas así como  las consecuencias que algunas de ellas podrían tener para el otorgamiento de protocolizaciones de actas.

En primer lugar, preocupa cómo podrán los notarios asegurarse que el «número de autorización» que aparezca consignado en la razón de apertura de un libro de actas, sea en físico o digital,  que  un cliente les presente para protocolizar, haya sido verdaderamente otorgado por la DGT.   Hasta ahora el sello y timbres de Tributación en el primer folio de los libros legalizados ha brindado esa certeza.   También, surge la inquietud en cuanto a quién o quiénes corresponde consignar dichas razones de apertura:   ¿Al representante legal de la sociedad, a los socios, al presidente y secretario?

En el caso de los libros en formato digital y que requiere que las actas sean firmadas «digitalmente» por los llamados a hacerlo en cada caso  (accionistas, directores, representantes de otras personas jurídicas, etc), cuál sería el sistema informático a utilizar, que permita justamente la «consignación» de dichas firmas digitales al pie de cada acta, así como la obligación de que aparezca consignado en cada folio (digital), el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización.

Finalmente surgen otras dudas sobre el proceso en sí de obtención de firmas digitales y si los accionistas y directores de las personas jurídicas, efectivamente accederán a sufragar los gastos que conlleva dicho trámite, y más importante, si el procedimiento resulta sencillo o engorroso.

En cuanto al primer punto mencionado, consultamos ayer al Lic. Rogelio Fernández, Presidente del Consejo Superior Notarial, y nos señaló que la DGT no requirió en ningún momento de dicho Consejo, algún tipo de opinión o recomendación sobre esta nueva directriz Nº DGT-R-034-2011, vigente desde el martes de esta semana.    Indicó don Rogelio que se encontraban igualmente preocupados por la falta de seguridad que la «eliminación» de las razones de apertura de libros emitidas por la DGT, implica para los notarios obligados a dar fe de dichas legalizaciones.

Remitimos nuestra consulta al Departamento de Legalización de Libros de la DGT pero hasta ahora no obtenemos respuesta.   Igualmente, tratamos de conocer la opinión del Registro de Personas Jurídicas, siendo que es la entidad que  exige a los notarios, con base en los artículos 96, 174 y 252 del Código de Comercio, la dación de fe en cuanto a que las actas protocolizadas se encuentran debidamente asentadas en los libros correspondientes.   Importante advertir que resulta tan seria la omisión por parte del Notario, de dicha dación de fe, que conlleva la inmediata cancelación al Diario, del testimonio presentado.

Confiamos obtener respuesta de estas instituciones en los próximos días para informarles de inmediato.

Nos parecen muy interesantes las apreciaciones de don José Juan Sánchez Chavarría en cuanto sugiere algunas posibles formas de proceder en relación con este tema:  «El Código de Comercio regula los libros arts. 251 a 271: dice que el secretario o gerente es el depositario de los libros de actas y registro, el tesorero de los contables, y que las asambleas salvo norma en contrario en el estatuto, deben ir firmadas por quien las preside y el secretario. De interés es el 267 establece el valor probatorio de los libros y el regimen de la prueba, los libros prueban en contra y no a favor del dueño y no veo ninguna presunción iuris tantum que afecte lo escrito en ellos. El 158 indica que de estar presentes los accionistas en la asamblea deben firmarla todos. Ahora bien si el Notario y dos socios constituyen la sociedad, lo lógico es que esos tres sujetos firmen la razón de apertura consignando el número otorgado por Tributación, de la misma manera que estos firman los certificados de acciones. La autenticación por el Notario de la firma de los socios ha sido opcional hasta ahora, y estoy seguro que todos hemos visto cadenas y/o secuencias de asientos de traspaso de acciones/cuotas en libros de Registro de Socios o de Asambleas, sin autenticar ni copias de las cedulas de los firmantes. Nada de esto cambia con el numero de autorización. Si a usted le presentan unos libros deberá verificar que las firmas (o la cadena de) sean de los socios legítimos y que el numero de autorizacion sea verificable y auténtico. Lo mismo puede pasar con libros fisicos que le presenten el juego numero uno y existe el dos o vice versa.»

Ahora bien, don Jorge Eduardo Ramos Ramos, nos recuerda que: «…  el artículo 263 (del Código de Comercio), EXIGE, ORDENA, que los libros SE PRESENTEN a la DGTD para su legalización. Entonces, NO es posible que mediante directriz se venga a modificar la ley, por cuestiones obvias de jerarquía de normas (una directriz no puede derogar una ley). Parece que la DGTD se nos esta acostumbrado a seguir esta práctica, la cual intentó infructuosamente aplicar en el caso de los fideicomisos, al revocar la exención de pago de derechos e impuesto mediante, precisamente, una directriz, asunto reportado en este sitio web. Así las cosas, considero a la directriz en comentario, ilegal por contravención directa del artículo 263 del Código de Comercio, pues este requiere la presentación de los libros físicos para su legalización, pero la directriz revoca tal mandato.»

En relación con el sistema informático o soporte magnético que se requeriría para llevar los libros en formato digital solamente encontramos que en la Directriz cuestionada se da plena libertad a los contribuyentes para  » (…) escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización.”     Es claro que dicho sistema requerirá que los usuarios puedan establecer ese número de entrada en cada folio así como permitir la «firma digital» al pie de cada acta otorgada, lo cual no pareciera tan fácil de implementar, por lo menos, de forma «casera».  
 

Finalmente, en lo que respecta al procedimiento en sí de obtención de firmas digitales, en el siguiente link se puede obtener mucha información al respecto, incluyendo el listado de bancos que actualmente brindan tal servicio  http://www.firma-digital.cr/como%20obtenerla/  y los requisitos que cada uno de ellos exige para tal emisión.   El costo varía dependiendo de la entidad bancaria  ($35, $32, $45)     Por ejemplo, en el Banco Central de Costa Rica, se debe pagar la suma de  ¢23,000 por los siguientes conceptos:

Tarjeta inteligente o Smartcard   ¢5,200

Lector del Smartcard ¢16,500

Proceso de certificado digital ¢1,300