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HISTORIAS DE PROTOCOLO XVII: AUTENTICACIÓN DE FIRMA MEDIANTE VIDEOCONFERENCIA

El Dr. Herman Mora nos ilustra hoy con un comentario sobre un tema novedoso y que en forma cada vez más frecuente supone un reto para los profesionales en Derecho, tanto abogados como notarios.

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«Hola.    La incidencia de la tecnológica resulta impactante en todas las arenas del conocimiento humano. El derecho y sus operadores deben de entender esto. En algunos casos, así es. El tema se presta para discusiones eternas. Sin embargo por el momento me interesa,  destacar la resolución dictada por la Junta Directiva del Colegio de Abogados, el 1 de febrero del año en curso, en funciones disciplinarias, dado que exime de responsabilidad a un abogado que autenticó una firma de un patrocinado que se encontraba en otro país, literalmente al otro lado del mundo, y lo hizo teniendo presencia de él, por medios telemáticos, más concretamente Skype.

Para tal conclusión analiza el órgano colegiado, entre otros aspectos,  lo siguiente.

…No se hizo identificación del señor (cliente) a través de documentos de identidad que éste exhibiese en la videoconferencia, lo cual se estima una formalidad que, aunque necesaria para autenticar firmas, lo es para identificar físicamente a una persona que no se conoce, y hacer la debida y correspondencia relación con y el documento de identidad que esta porte, y no como en éste caso que el (cliente) era una persona ampliamente identificada y conocida por el Lic. La autenticación se realizó con posterioridad al acto de firmar del documento, no siendo ello sancionable pues ya la verificación correspondiente, había sido realizada por el Lic. , sin que se exija para la correcta autenticación de una firma que el abogado deba hacer, la autenticación y poner la razón correspondiente en el acto de confección de la firma, pudiendo entonces no haber coincidencia temporal y autenticar posteriormente la firma el abogado, con tal de que se trate de la misma persona de la misma firma y en el mismo documento, lo que debe así verificar y cerciorarse el profesional autenticante.  4. La Ley Orgánica del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica en su artículo 10.4 establece que deberán ser suspendidos en el ejercicio de su profesión el abogado cuando haya autenticado firma falsa, o no puesta en su presencia. En este mismo sentido, el ordinal 83. Inciso b) del Código de deberes jurídicos morales y éticos del Profesional en Derecho, establece como falta grave la autenticación de una firma falsa, no puesta en su presencia o la autenticación de un documento en blanco. Este órgano no puede interpretar una ley de la República, pero al ser encargado de la aplicación y determinación de las consecuencias de lo normado en tal puede forma criterio en ese sentido, pero sin que llegue a ser la interpretación autentica.

Esta normativa deontológica si puede ser interpretada por este órgano de forma auténtica por ser quien las crea, forma y promulga. Así lo establece el artículo 77 del vigente Código de deberes jurídicos, morales y éticos del profesional en derecho. La autenticación no fue en un documento blanco pues la firma del señor (cliente) en efecto constaba en el escrito inicial de la demanda civil ordinaria de…..   De la misma forma no se trata de una firma falsa pues la autoría de la firma que cuestiona el denunciante como autenticada en forma irregular, ha sido expresamente reconocida, como propia por el (cliente) y refuerza ello la declaración del testigo recibido, sin que se tenga entonces indicio de falsedad o suplantación al efecto. El supuesto denunciado es el haberse autenticado dicha firma por parte del Lic. , sin estar presente el (cliente) y el Lic. en el mismo lugar, al momento de firmar el (cliente) . En este sentido, ambas normativas sancionan la autenticación de firma, “no puesta en su presencia“, refiriéndose a la presencia del abogado al momento de ponerse la firma que se va a autenticar, y resulta otro cuestionamiento obvio la presencia de quien firma, cuando se pone una firma. De aquí surge el cuestionamiento de qué deben entenderse por “presencia” en los términos que lo exigen los ordinales citados.»

En concreto podemos derivar varios aspectos de interés de lo resuelto.

El primero tenemos que guardar distancia de que estas apreciaciones no le son atendibles al Notario. –es decir la resolución solo se refiere al profesional en Derecho en el tanto actué como abogado, en relación al notario, conserva la obligación de atender la unidad del acto notarial. Incólume.

Corolario de ello, es así que a diferencia del acto notarial, el profesional en abogacía puede autenticar aunque sea un acto derivado, posterior. Con tal, como se dijo, que sea la misma persona y el mismo documento Esto por cuanto, como se indicó el tribunal apreció que se trate de la misma persona, ya sea que la identifique en ese acto o no, por conocimiento que ya anteriormente ha tenido de ella, y que el documento a autenticar, sea el mismo.

Se puede autenticar el documento, según señala la sentencia en cuestión, cuya firma no ha sido estampada en presencia del profesional, en el tanto se cerciore que exista coincidencia entre individuo (identidad) y documento a suscribir o rubricar aunque sea por un medio telemático, es decir no se encuentren estas personas en el mismo lugar.

Resulta evidente que el abogado debe estar en presencia de quien firma con el fin de apreciar mediante el sentido de la vista, especialmente, que se ha estampado la firma. Podemos, como dice la resolución estar en presencia mas no ver al firmante, si estuviéramos de espalda a él, de allí que lo fundamental deba ser tenerlo a la vista, lo cual igualmente se logra por medio de nuevas tecnologías que lo permiten. Lo anterior significa que «presencia» debe entenderse como apreciar visualmente ese comportamiento, el profesional apreció la estampación de la firma ológrafa, es decir escrita por el puño y letra del firmante.

No importa aquí que no exista coincidencia física aunque la apreciación sea de manera remota, telemática, debe entrañar certeza al verlo estampar su rúbrica en el documento. Coincidir en el mismo lugar, es un asunto que cae en segundo plano. De ahí que no corresponda responsabilidad al profesional.

El Derecho con frecuencia resulta un freno del cambio social, a la manera de realizar las transacciones. Otras áreas, por ejemplo la financiera, requieren la actualización y modernización so pena de sucumbir. Se mueven con ligereza transferencia de capitales en cuestión de segundos, pero un documento para ser oficialmente usado en otro país, requiere un calvario administrativo. La uniformidad documental, en cuanto a los efectos territoriales de estos, debe ser más fluida más sencilla, universal.

En conclusión, es lo importante que con la vista se haya podido apreciar, percibir, distinguir la firma de la persona de quien se dice corresponder la misma. Lo que resulta esencial es ese proceso sensorial que arroja certeza. Siendo como se sabe, la vista el más apreciable de los sentidos, fruto de ella, la tecnología no es un obstáculo contra las instituciones sino más bien un aliado. Entraña la tecnología una constelación de implementos de los cuales no solo podemos echar mano, sino que debemos hacerlo. Hacia eso vamos, para allá nos dirigimos. Felicito tan celebrada resolución que marca un rumbo, acercarnos a la tecnología como eficaz herramienta para el operador del Derecho.»

Experto en Derecho Notarial. Coredactor del Código Notarial. Redactor del Libro Manual de Derecho Notarial. Miembro de la Academia Notarial Americana. Profesor universitario en varias universidades de América Latina. Master Lex no hace necesariamente suyas, las opiniones o comentarios que se publican en este foro. Ofrecemos el espacio como un servicio a nuestra comunidad de suscriptores. No se admiten comentarios contrarios a las leyes o injuriosos. Nos reservamos el derecho de eliminar aquéllos que consideremos inapropiados, así como de editar o eliminar cualquier documento, información u otro componente que aparezca en esta publicación. La veracidad de la información es responsabilidad de las fuentes citadas.

11 de 11 Comentarios

  1. Herman Mora • 24 noviembre, 2016

    Estimado Jose.
    No soy una persona especialmente tecnológica. Mas bien tecnofobico, pero el pensar me hace concluir que la tecnología es tan necesaria como inevitable. Es decir hay que aceptarla Y de buena manera.
    Lo que a veces me molesta es la actitud de los administradores del estado, no solo de estar proclives al rechazo, sino a el escaso avance de novedades aunque no sean, solo tecnológicas. sino de fondo. Pienso que hemos replanteado tanto el continente que no estamos olvidando del contenido . De avanzar en e Derecho de Fondo. Modernizarlo . En todo caso entiendo sus posición Y MUCHAS GRACIAS POR EXTERNARLA.

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  2. Herman Mora • 11 noviembre, 2016

    Estimado Creo que en algún aspecto tiene razón. Sin embargo a aveces las cosas, pienso, nos dan temor no por inseguras, sino por novedosas, creo que como todo en nuestra profesión, es tomar recaudos, tener cuidado. Luego de la firma e incluyendo el envió no deberia tardarse más que unos tres dias para presentar el poder, tomando en consideración el trasporte. Creo que la tecnología nos invita y exige usarla El derecho no debe darle la espalada a esta realidad. Que tenga un buen dia

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    • jotatajo • 11 noviembre, 2016

      Totalmente de acuerdo, gracias Don Herman.

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    • Jose ZM • 23 noviembre, 2016

      Don Hernán, de todo lo dicho, lo que más comparto es que las cosas nos dan temor no por inseguras, sino por novedosas. Pero agrego que a pesar de novedosas y estar debidamente delimitadas por las autoridades competentes, algunas personas se vuelven tercas para iniciar el proceso de adaptación y modernización. Ahora podemos crear documentos pdf y firmarlos digitalmente y la mayoría de los despachos judiciales, aunque no estén trabajando con expediente electrónico, les dan la validez que ha dicho corte plena y el reglamento para tales efectos. El punto es que hay demasiados colegas que no quieren dejar el fax y no saben como ordenar esos documentos en la PC. La DNN me da la opción de llevar el archivo de referencias en digital. Particularmente creo que esta resolución, va a abrir muchas opciones para litigar y yo como abogado y notario, debo tomar las precauciones del caso en tutela de mi profesión. En mi oficina tengo cámaras de video y advierto a los clientes cuando me visitan y si no están de acuerdo en que se grabe su imagen, por algo será.

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  3. Herman Mora • 10 noviembre, 2016

    Adicionalmente recordemos que con la autenciación inicia una relación profesional, ademós de un compromiso con el texto que se estampa en el documento (art 116 C.P.C)

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  4. Herman Mora • 10 noviembre, 2016

    Buenas
    No estoy seguro de entender la duda. Vamos a ver, del plazo de la firma y el final del proceso para autenticar?
    La resolución menciona que la autenticacion, diferente de la notarial, se puede estampar en acto o momento diferente, a aquel que se firmò.
    La duda «maliciosa» es valida, e inclusive se ha dado en términos normales, cuando aquel que firma lo hace con la otra mano con la que no cuenta pericia alguna para escribir. Luego alega que no es su firma.
    Bueno no hay duda que se requiere un alto grado de confianza entre cliente y profesional. Y tomar recaudos como cerciorase bien de que sea el mismo documento que hemos remitido.
    Agreguemos que la firma como el caso que se menciona es para la prosecución de un proceso judicial. En cuyo caso la importancia de la autenticacion, no solo esta referida a la autenticidad de la firma con el contenido, sino la la asesoría y dirección de un letrado (diría especialmente)
    Disculpen sino supe canalizar la duda.

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    • jotatajo • 10 noviembre, 2016

      Muchas gracias Don Herman, si realmente es un poco difícil aclarar mi duda, ya que no puedo cuadrar la idea como debería, es simplemente la incertidumbre de lo que pueda pasar tanto para el usuario como para el abogado en el plazo que tarde en llegar el documento de el otro lado del mundo a la oficina del abogado, me imagino caducidad, prescripción y hasta una mala praxis por no presentar el poder a tiempo a la corte, inclusive mala fe, ya que al no existir una continuidad de los actos pueden ocurrir muchas situaciones que no son convenientes, me parece que es arriesgado para todos, claro comparto en el caso en cuestión que no debe existir sanción para el abogado, pero me parece mejor el método tradicional. La solución sería que se autorizara el envío digital de la información desde el otro lado del mundo hasta la corte, amparada claro esta por la firma digital del abogado o del cliente, en este ultimo caso ya no tendría mucho sentido la autenticación.

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  5. Jimenez • 10 noviembre, 2016

    Excelente comentario de jotatajo. El que pone su cabeza a disposición es el Abogado.

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  6. jotatajo • 10 noviembre, 2016

    Me queda la duda del plazo entre la firma y el final del proceso para autenticar, y a partir de cuando tiene o no efectos el documento autenticado, la fecha del documento y la fecha de autenticación debería ser diferente e indicado así en el documento. Maliciosamente también me queda la duda de que pasaría si el cliente luego de firmar el documento y por medio de un tercero hace una firma parecida, en otro documento igual y lo hace llegar al abogado y a posterior alega que no es su firma, ya que el abogado no tiene la cadena de custodia del documento, desde el momento de la firma hasta el momento de autenticar, como si lo tiene de la manera tradicional.

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    • Luis miguel • 06 octubre, 2021

      Muy buen análisis, saludos.
      Que pasaría si el cliente del otro mundo, previo firmar el documento, envía su documento de identidad, para que eo abogado lo constate, en el momento del videoconferencia, ¿estaría también transgrediendo el principio de autenticidad?

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      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 14 octubre, 2021

        El art. 111 del Código Notarial establece que :«El notario podrá autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia; para ello debe hacer constar que son auténticas.»

        Según escuchamos el otro día en una charla sobre este tema, sería necesario que mediante una Ley se «equiparara» la presencialidad real con la presencialidad virtual que podría conseguirse, por ejemplo, a través de una videoconferencia. Sin embargo, existen todavía muchas dudas al respecto.

        En este momento no sería factible la autenticación notarial de firmas consignadas mediante videoconferencia, ni siquiera cuando se hubiere enviado el documento de identidad del firmante, de manera que el notario pueda tenerlo en físico al momento del acto.

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