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Firmas de las actas y asientos sociales en la S.A y en las S.R.L

El estimado colega Casimiro Vargas, Socio Fundador de la empresa E&T ESCROW & TRUST SOLUTIONS S. R. L, empresa pionera a nivel nacional en brindar servicios de “Escrow” y fideicomisos, nos ofrece un nuevo artículo sobre un tema importante y que algunos notarios no verifican con suficiente cuidado al momento de protocolizar actas de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.  Agradecemos mucho al Lic. Vargas este importante aporte que hace a nuestro blog.

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«Al parecer existe una gran confusión en nuestro medio sobre quienes son los que deben firmar los asientos y actas en los libros de las S.A. y las S. R. L. El tema no carece de importancia, pues un acta no firmada por las personas que deben hacerlo podría ser nula, con la consiguiente responsabilidad para el Notario que protocoliza, así como los daños que se podrían causar con esa nulidad a la sociedad, los socios y demás interesados.

Para analizar e interpretar correctamente las normas pertinentes, debemos tomar en cuenta que la S. A. es una sociedad concebida para tener muchos socios o accionistas. Perfectamente pueden tener y de hecho existen muchas que tienen miles de socios. En cambio, una S. R. L. está concebida para tener una cantidad reducida de socios, a veces dos o tres. Por deficiencias en nuestra legislación se permiten sociedades anónimas de unos cuantos socios y por ello hemos abusado de esa figura societaria, pero en realidad esa no es la razón de ser de una S. A.

Debido a esta diferencia de concepto entre ambos tipos de sociedades, por obvios motivos se crean normas diferentes para cada tipo. No es lo mismo tener una reunión con dos o tres socios (en el caso de una S. R. L.) que se conocen y se pueden reunir y discutir las cosas fácilmente; que tener una reunión con cientos o miles de personas que ni se conocen entre sí. En la primera no hace falta ni siquiera una Junta Directiva, un Fiscal, alguien que Presida en las Asambleas, etc. En las segundas, en cambio, sea, en las S. A. se requieren órganos como los indicados, no necesarios en una S. R. L., además de otras formalidades tales como alguien que presida la Asamblea de Socios. De otro modo sería imposible ponerse de acuerdo, con el consiguiente perjuicio para los negocios sociales.

EN CUANTO A LA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:
• REUNIONES DE CUOSTISTAS Y SUS ACTAS: Como se indicó antes, aquí no hace falta alguien que presida, aunque por orden y de común acuerdo de los socios se podría asignar esa responsabilidad a la Gerencia o a cualquiera otro de los presentes. Sin embargo, eso no es requisito legal de validez formal. Las Actas correspondientes a estas reuniones deben ser firmadas por todos los presentes, pues así lo dispone el Código de Comercio en su artículo 96 in fine. Esto no es de suponer un problema por cuanto se trata de coordinarlo entre unas pocas personas que incluso pueden esperar a que se redacte el Acta para firmarla. Aquí no se requiere ni siquiera la firma del Gerente en el acta, salvo que éste haya estado presente, lo cual no es requisito esencial para la validez de la Reunión de Cuotistas de una S. R. L.

• REGISTRO DE SOCIOS: Los Asientos en el Registro de Socios corresponde firmarlos el funcionario o persona a quien los Estatutos le hayan asignado esa función o en su defecto, a quien indica el artículo 253 del Código de Comercio, sea, al Gerente o Administrador de la sociedad. Pueden o no firmarlo además los socios, pero en principio la firma que se requiere en dichos asientos para su
validez, lo es la del Gerente o persona encargada del Registro. Es ésta quien tiene la investidura para firmar estos asientos, no los socios.
En caso de ausencia del Gerente que imposibilite la firma del asiento respectivo, en nuestro criterio los socios podrían nombrar un Ad Hoc por los mismos motivos que se exponen más adelante en la sección relativa al Registro de Accionistas de una S. A., normas que consideramos serían de aplicación analógica en este caso.

EN CUANTO A LA SOCIEDAD ANÓNIMA:

ASAMBLEAS DE SOCIOS Y SUS ACTAS: Cómo indicamos antes, en una Asamblea donde hay tal vez cientos o miles de socios, se necesita alguien que presida la Asamblea y asimismo alguien que levante el Acta. Pero no debemos confundir Presidente de Junta Directiva con quien preside la Asamblea, como tampoco debemos confundir Secretario de Junta Directiva con quien hace de secretario de la Asamblea.

El Código de Comercio claramente hace la diferencia cuando dispone:

ARTÍCULO 168.- Salvo estipulación contraria de la escritura social, las asambleas ordinarias o extraordinarias serán presididas por el presidente del consejo de administración; y a falta de éste, por quien designen los accionistas presentes; actuará como secretario el del consejo de administración, y en su defecto, los accionistas presentes elegirán uno ad-hoc.”

Entonces, volviendo al punto sobre quienes firman las actas: Para esto y teniendo ya presente el artículo 168 antes citado, debemos leer la siguiente norma del Código de Comercio:

ARTÍCULO 174.– Las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea. De cada asamblea se formará un expediente con copia del acta, con los documentos que justifiquen la legalidad de las convocatorias y aquéllos en que se hubieren hecho constar las representaciones acreditadas.”    (El Resaltado es nuestro).

Obsérvese que no dice que deben ser firmados por el Presidente y Secretario de Junta Directiva, sino por el presidente y secretario de la Asamblea. Es cierto que en la mayoría de las veces van a coincidir ambas condiciones, pero no necesariamente. Si por ejemplo el Secretario de Junta Directiva no pudiera estar presente, los accionistas sencillamente nombrarían un secretario Ad Hoc y éste será quien deba firmar el Acta.

Nótese también que no dice que deban firmar los socios presentes o algo parecido. Y eso es así porque sería prácticamente imposible y fuera de lugar por ejemplo solicitarles a mil accionistas que esperen a que se haga el acta para que la firmen. Además, sería muy fácil que una cantidad grande de accionistas logren ponerse de acuerdo en una o más palabras específicas (o alguna otra situación similar) y finalmente la sociedad podría quedar inoperante, que es algo fundamental que trata de evitar el derecho societario.
Por tal motivo, quienes tienen la investidura para firmar el Acta y darle validez formal, son el presidente de la Asamblea y el secretario de la Asamblea (ya sean titulares de Junta Directiva o simplemente Ad Hoc).

Ahora bien, ese presidente y secretario de la Asamblea deben asegurarse de que en el futuro no los acusen de haber dicho que estuvo presente alguien que no lo estuvo. Por tal motivo, es buena práctica levantar una lista de asistencia que firmen los socios presentes; lista que debería guardarse en el expediente que indica el artículo 174 antes citado. Así el presidente y secretario de la Asamblea se protegen de las respectivas acusaciones y responsabilidades. Sin embargo, dado que en nuestro medio la mayoría de las S. A. se utilizan como S. R. L., frecuentemente ocurre que el número de socios es muy reducido y así, en las Asambleas se reúnen pocos socios. En tal caso y a efecto de evitar levantar la lista de asistencia, es una buena práctica que el acta la firmen todos los presentes, lo cual agrega el beneficio de que con dicha firma todos ratifican lo que expresa el Acta. Pero debemos tener presente que la firma de los presentes no es en este caso necesaria para que el acta tenga su validez formal (cómo si lo es en una S. R. L.), sino que para ello basta la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la Asamblea.

Ahora bien, aunque no es precisamente el tema que estamos tratando, si bien es cierto que se puede celebrar una Asamblea válidamente con un Presidente de Asamblea Ad Hoc y Secretario de Asamblea Ad Hoc (sin presencia de miembros de Junta Directiva), no debemos pasar por alto lo dispuesto por la parte final del artículo 173 del Código de Comercio que dice:

“A las asambleas deberán asistir, por lo menos, un consejero, o un administrador y un fiscal de la sociedad; de lo contrario, la asamblea podrá aplazarse por una sola vez, de conformidad con el artículo anterior.»

• REGISTRO DE ACCIONISTAS:

Conforme a lo dispuesto por el artículo 253 del Código de Comercio, el Secretario de Junta Directiva es el encargado del Registro de Socios, así que en principio debería este ser considerado el funcionario encargado de suscribir los asientos. No obstante, y siendo que nuestra doctrina y jurisprudencia han considerado que cuando el Presidente de Junta Directiva actúa es como si estuviera actuando la sociedad misma, consideramos que un asiento en este Registro también se debería tener por aceptado, válido y vinculante para la sociedad si está firmado sólo por el presidente de la Junta Directiva. Esto por cuanto evidentemente el presidente tiene aún mayor representación que el mismo Secretario de Junta Directiva.

AUSENCIA DE FUNCIONARIOS ENCARGADOS

En nuestra opinión, si el Presidente y Secretario de una S. A. no están disponibles para firmar los asientos, (por ejemplo fallecimiento, simple ausencia, u otra imposibilidad), entonces los accionistas perfectamente podrían tomar un acuerdo nombrando un funcionario Ad Hoc para suscribir esos asientos. Esto con fundamento en el artículo 157 del Código de Comercio que indica:

“ARTÍCULO 157.- La asamblea podrá designar ejecutores especiales de sus acuerdos.”

Recuérdese además que el artículo 168 antes transcrito, permite perfectamente que los Estatutos (que son aprobados por la Asamblea), designen cual funcionario sería encargado de los libros y que tal decisión prevalece sobre el que haya designado la ley. Así que, está dentro de las facultades de la Asamblea nombrar dicho funcionario, ya sea de modo permanente (en los Estatutos) como de modo temporal (Ad hoc).
A lo anterior podríamos agregar lo que se ha denominado facultades residuales de la Asamblea dispuestas en el párrafo del artículo 152 del Código de Comercio que dice:

“ARTÍCULO 152.- Las asambleas de accionistas legalmente convocadas son el órgano supremo de la sociedad y expresan la voluntad colectiva en las materias de su competencia.

Las facultades que la ley o la escritura social no atribuyan a otro órgano de la sociedad serán de la competencia de la asamblea.” (La negrita no es del original).

EN LA PRÁCTICA DIARIA:

Hemos notado que algunos asientos los firma el Notario que constituyó la sociedad, o el abogado de las partes, a los socios, etc. Pero ello es totalmente indebido. Permítasenos ilustrar con el siguiente ejemplo:

Una persona denominada “A” es dueño de un inmueble inscrito en el Registro. Cuando lo traspasa a “B”, se hace un asiento de inscripción en el Registro Inmobiliario, pero ese asiento no lo firma “A” como dueño, ni tampoco lo firman “A” y “B” como transmitente o adquirente, pues no tienen la investidura para hacerlo, sino que quien lo firma es el Registrador, quien si ostenta tal investidura. Es el Registrador el que le da validez formal al asiento. Así pues, si bien no necesariamente un traspaso firmado solo por transmitente y comprador sería nulo, es lo cierto que a los efectos de la sociedad no debería tenerse como bueno mientras no haya sido firmado el asiento por la persona correcta, sea, el representante de la sociedad encargado de aceptar por bueno ese traspaso y facultades suficientes para obligar a la sociedad.

Al respecto debemos tener presente lo dispuesto por el artículo 140 del Código de Comercio, (también aplicable analógicamente a las S. R. L). Dicha norma indica:
“Artículo 140: La sociedad considerará como socio al inscrito como tan en los Registro de Accionistas, si las acciones son nominativas y al tenedor de éstas, si son al portador.”

Y es que el encargado del Registro es la persona que debe valorar la validez del acto y aceptarlo a los efectos de la sociedad y obligar a ésta (tal y como por ejemplo lo hace un Registrador para los efectos del Registro de Personas Jurídicas). El encargado del Registro es el que valora si hay limitaciones al traspaso, si se requería acuerdo previo, si la sociedad ha sido debidamente notificada, etc., y entonces firma el asiento obligando a la sociedad. La simple firma del socio transmitente y el socio adquirente no pueden obligar a la sociedad porque no tienen tal representación o facultades.

Ahora bien, normalmente el encargado del Registro autoriza el asiento con base en un documento o prueba de traspaso que se le haya presentado. Dicho documento debe ser guardado en los archivos sociales como prueba de que el asiento no fue autorizado sin respaldo alguno. (Tal y como un Registrador de Personas Jurídicas firma el asiento Registral en base a un documento que fue firmado por las partes y presentado al Registro).

En algunas ocasiones y a efecto de no tener que hacer un documento de cesión separado, en el mismo asiento del Registro de Socios se pone a firmar al transmitente, al adquirente y al encargado del Registro (Gerente en S. R. L. o Presidente o Secretario en las S. A.). Eso también funciona y hasta puede ser una buena práctica, pero no debemos olvidar que la validez formal del asiento la da la firma del funcionario encargado del Registro y no las firmas de transmitente y adquirente. Aun así, esto se puede hacer para evitar hacer un documento separado y para que el Registrador quede más protegido en el sentido de que no pueda una parte venir a alegar que nunca estuvo de acuerdo, pero no debemos olvidar que no es esencial para la validez formal de asiento.»

Obtuvo su grado de licenciatura en Derecho en el año 1985 y se incorporó al Colegio de Abogados de Costa Rica en noviembre de ese mismo año. Desde entonces ejerce el derecho en la Zona Sur de Costa Rica como su base operacional, aunque brinda sus servicios en múltiples lugares a nivel nacional. Cuenta pues con más de 34 años de experiencia en el ejercicio de su profesión tanto a nivel nacional como internacional. Fundador y socio del Bufete CVFIRM Abogados ubicado en San Isidro de El General, el cual es actualmente una firma legal orientada a, y altamente especializada en el mercado de Bienes Raíces, Derecho Corporativo, Debida Diligencia y Anti-Lavado de Dinero. Socio Fundador de la empresa E&T ESCROW & TRUST SOLUTIONS S. R. L, empresa pionera a nivel nacional en brindar servicios de “Escrow” y fideicomisos, entre otros, desde el año 1996. Es además socio fundador de las empresas ACCOUNTING & FINANCE CONSULTING PROVIDERS S. R. L. y CR PROJECT CONTROLLERS S. R. L., dedicadas a brindar servicios de contabilidad y auditoría a inversionistas de alto perfil. "

21 de 31 Comentarios

  1. Victor • 08 septiembre, 2020

    Es una consulta para el colega Casimiro Vargas, aunque su artículo es de abril de 2020. Y es su apinión en cuanto a las Asambleas de una SRL, específicamente en relación con el quórum, si se pretende modificar el pacto constitutivo para realizar una transformación a SA, ello en virtud de que uno de los socios (o cuotista) no asista. El pacto constitutivo menciona que el quórum se regirá por el artículo 94 del C de Comercio, y si ese socio no asiste, cómo podemos interpretar entonces el artículo 97 de dicho Código, pues lo que se pretende es transformar la sociedad para capitalizarla mediante la emisión de acciones preferentes.

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    • Casimiro Vargas • 09 septiembre, 2020

      Gracias por su consulta.
      El artículo 94 claramente indica que en las Reuniones de Cuotistas de una S. R. L., “el quorum se formará con cualquier número de socios que concurra”. Obviamente aquí está hablando del quórum necesario para iniciar la Reunión (quórum de asistencia); no del quórum de votación.
      En cuanto al quorum de votación, a mi juicio los acuerdos se aprobarían por simple mayoría de socios presentes, salvo en los casos contemplados en el artículo 97 donde se exigen mayorías calificadas. Es decir, la modificación al pacto constitutivo “requerirá el voto favorable de tres cuartas partes del capital social” (no de los presentes en la reunión), salvo que se trate de acuerdos que cambien el objeto social y/o impongan mayor responsabilidad a los socios, ya que en este caso se requiere que los acuerdos se tomen por unanimidad (cien por ciento de los socios; no solo de los presentes en la reunión). Los demás acuerdos, a mi juicio, en principio se aprobarían con mayoría simple de los presentes salvo que alguna ley especial, el pacto constitutivo y/o los estatutos requieran algún otro tipo de mayoría. A mi juicio la propia naturaleza de las S. R. L., que las hace sociedades más cerradas y manejadas más directamente y de cerca por los socios, hace que la ley regule este tema diferente que en las S. A. (Éstas últimas están más enfocadas a gestionar y conseguir capital de terceros, o al menos esa es la intención con las que ellas se crearon, así que deben ser más abiertas en cuanto a aumentos de capital, modificaciones al pacto constitutivo, etc.)
      Supongo que la S. R. L. a que se refiere en su comentario desean transformarla a una Sociedad Anónima que son las que pueden emitir acciones preferentes. En tal caso, mientras no se cambie el objeto social ni se imponga mayor responsabilidad a los socios, el acuerdo se tomaría por tres cuartas partes del capital social, sea, tres cuartas partes de todos los socios, no sólo de los presentes. En consecuencia, si el socio no presente o representado es necesario para alcanzar esa mayoría de tres cuartas partes, esto implicaría que no se podría tomar válidamente ese acuerdo de transformación. Parece un poco fuerte, pero el legislador lo previó así por lo indicado antes, sea, la propia naturaleza y propósito de las S. R. L.

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      • Victor • 09 septiembre, 2020

        Buenas tardes Lic. Vargas, muchas gracias por su comentario, y me parece que tiene razón. Vamos a seguir sus consejos. Saludos

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      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 septiembre, 2020

        Muchas gracias don Casimiro por su completa respuesta. Muy acertado lo que comenta.

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  2. Casimiro Vargas • 15 abril, 2020

    CASOS EN QUE SI DEBEN FIRMAR TODOS LOS ASIENTES EL ACTA DE ASAMBLEA EN LAS S. A.:

    A manera de aclaración y ampliación al comentario anterior, creo importante agregar que si existe un caso en el que el Acta de una Asamblea de Socios en una S. A. si debe ser firmada por todos los socios (no sòlo por el Presidente y Secretario de la Asamblea).. Ese caso lo es cuando se prescinde de la convocatoria por estar presentes todos los socios. Así lo dispone el párrafo final de artículo 158 del Código de Comercio que en lo que interesa dice:

    Se prescindirá de la convocatoria cuando, estando reunida la totalidad de los socios, acuerden celebrar asamblea y se conformen expresamente con que se prescinda de dicho trámite, lo que se hará constar en el acta que habrán de firmar todos»

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    • Lic. Andrei Meza • 17 abril, 2020

      Muy didáctico el articulo licenciado. La adición es importantísima también sobre todo porque es muy usual en la practica prescindir de la convocatoria en sociedades «familiares» o manejadas por pocos socios y que únicamente se reúnen y toman sus acuerdos.

      Responder
  3. Katty • 15 abril, 2020

    Buenos días Licdo. Muchas gracias por tan amplia explicación. Mi pregunta es la siguiente: Según el párrafo final del articulo 173, que entiendo se requiere presencia de un consejero y además un fiscal, ese requisito sigue siendo indispensable aún cuando esté reunida la totalidad de los socios??

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    • Casimiro Vargas • 15 abril, 2020

      A mi juicio sí debe cumplirse con lo dispuesto por el artículo 173 y en consecuencia si debe asistir al menos un consejero y un fiscal. Esto salvo que no asistan luego del aplazamiento establecido por dicha norma en su parte final.
      Alguien podría decir que esa norma es dispositiva y que entonces los estatutos podrían establecer que no sea necesario; sin embargo, a mi juicio, en buena doctrina societaria, esa condición debería tenerse como imperativa en materia de sociedades anónimas.
      Tal vez el problema es que como manejamos muchas sociedades anónimas como si fueran S. R. L., entonces el tema se confunde. Pero en realidad no debería ser así.
      El Estado nos permite a los particulares y nos da el privilegio de crear sociedades para cumplir un fin que interesa al Estado y a la comunidad. Ese fin es generar riqueza y para ello se requiere seguridad en las inversiones y una correcta administración de la empresa a fin de que pueda producir y generar empleo. Gracias a estos principios es que se generan doctrinas como las del levantamiento del velo societario cuando se da abuso de la personalidad jurídica, o los principios y normas de protección al inversionista minoritario.
      Cómo manejamos las S. A. como si fueran S. R. L., creemos que la Asamblea de Socios puede hacer lo que bien le parezca con la sociedad y pasarle por encima a los otros órganos (Junta Directiva y Fiscal). Pero en derecho societario eso no debería ser así, principalmente en las S. A. En estas se crea una estructura de órganos especializados y a cada órgano se le asigna una función específica para que la sociedad pueda generar riqueza y cumplir los demás fines que el Estado y la comunidad buscan.
      Así, por ejemplo, la Junta Directiva de un Banco es un órgano altamente especializado, compuesto de personas aptas y capaces para administrar negocios bancarios. (Que el Banco funcione, genere empleo y riqueza es de máximo interés para la comunidad). Si por ejemplo una persona que ni siquiera sabe leer ni escribir y sin conocimiento de finanzas heredara la mayoría de las acciones del Banco, eso no debería facultarle para tomar decisiones absurdas que lleven el banco a la ruina, pues eso iría contra la razón por la que el Estado aceptó darle personería jurídica a ese Banco y contra los intereses de los demás accionistas. En consecuencia, la Junta Directiva debería tener una serie de facultades en su área específica de administración que no deberían ser eliminados fácilmente por otros órganos menos especializados. La mínima facultad que debemos darle sería que al menos sean escuchados en la Asamblea de Socios cuando se va a tomar una decisión que pueda afectar los intereses de la entidad.
      Pero, como te dije antes, en nuestro país finalmente las S. A. terminan manejándose con pocos accionistas y como si fuera una S. R. L., por lo que esos principios no tendrían mucha importancia. Sin embargo, si nos vamos al espíritu y razón de ser de las normas, si debiera aplicarse esa parte final del artículo 173.

      Responder
      • Katty • 16 abril, 2020

        Muy atinada su respuesta. Muy agradecida Licenciado.

        Responder
        • Casimiro Vargas • 16 abril, 2020

          Gracias a Ud. y a todos los que con sus preguntas y comentarios nos ayudan a analizar mejor las cosas y aprender.

          Responder
  4. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 14 abril, 2020

    Licenciado, buenas tardees, en caso de una ASOCIACIÓN, quien es el recomendado a firmar las asambleas, siendo que los asociados son muchos.

    Responder
    • Casimiro Vargas • 15 abril, 2020

      Primeramente, he de reconocer que las Asociaciones no son mi área. Ojalá alguien que domine ese campo pueda ver este artículo y tenga la oportunidad y bondad de aclararnos o confirmarnos el punto.
      No obstante, me tomaré la libertad de hacer algunas apreciaciones, advirtiendo que podrían contener errores, por lo que deben analizarse con cuidado:
      En cuanto al Registro de Asociados, la Ley de Asociaciones si es clara en cuanto a quien corresponde firmar los asientos; específicamente en la parte final de su artículo 17 que en lo que interesa dice:
      “Artículo 17.- Se considerarán asociados los que concurran en calidad de tales al acto de constitución de la asociación y los que sean admitidos posteriormente de acuerdo con los estatutos, debiendo figurar sus nombres en el libro especial denominado «Miembros de la asociación tal». En ese libro se incluirán por el orden de su admisión los nombres de los que entren a formar parte de la asociación, con indicación en cada caso, del acuerdo de admisión. Las cancelaciones de inscripciones que se harán de acuerdo y en la forma que prevean los estatutos se indicarán en el mismo libro, consignado en el asiento de admisión una marginal que indique el asiento en que conste que el asociado ha perdido sus derechos. Las operaciones se harán por asientos numerados en orden corrido y deberán ser firmados por el Secretario.”

      En cuanto a los libros de Registro de Asociados, Actas de Asamblea General y Actas de Junta Directiva, la ley de Asociaciones en su artículo 22 afirma que dichos libros estarán a cargo del Secretario de Junta Directiva, mientras que los libros de Contabilidad estarán a cargo del Tesorero.

      Además, cuando la Asociación se constituya por medio de acta en papel de oficio, el artículo 18 dispone expresamente que esa acta debe ser firmada por la Junta Directiva, lo que nos podría llevar a aplicar esa regla por analogía en el sentido de decir que todas las actas deben ser firmadas por la Junta Directiva. No dispone nada la ley en cuanto a que ocurre cuando existen ausencias parciales o totales de esa Junta Directiva. Sin embargo, para el caso de ausencias temporales, los estatutos de la Asociación usualmente contienen reglas sobre como llenar temporalmente esas vacantes. Y si se trata de ausencia permanente de todos o parte de los miembros de Junta Directiva), pues la misma Asamblea podría hacer el respectivo nuevo nombramiento y entonces los recién nombrados podrían firmar el acta.

      Tómese en cuenta eso sí que, aun cuando el acta tuviera que ser firmada por todos los miembros de Junta Directiva, la transcripción que de esa acta se presentaría al Registro para su inscripción sería firmada únicamente por el presidente y secretario de Junta Directiva conforme a lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley de Asociaciones y artículos 14 y 15 del Reglamento a la Ley de Asociaciones. Esto salvo que se haga mediante protocolización por Notario Público, en cuyo caso será el testimonio de la escritura el que se inscriba en el Registro.

      No olvidar la importancia de obtener las firmas de los asociados presentes en una lista de asistencia, y adjuntar dicha lista al respectivo expediente de la Asamblea, junto con las pruebas de la convocatoria respectiva.

      Responder
  5. Lili Salas • 13 abril, 2020

    Muchas gracias por tan interesante tema.

    Si ninguno de los miembros de JD ni accionistas esta en Costa Rica, se puede otorgar un poder especial al apoderado o agente residente para consigne y firme en el libro de Asamblea General los acuerdos tomados por la totalidad o mayoría de los socios, recibidos debidamente apostillados y/o legalizados?

    Responder
    • Casimiro Vargas • 13 abril, 2020

      Si claro, un cuotista o accionista puede otorgar poder para ello, lo que puede hacer incluso mediante carta-poder, sea, poder especial, pero teniendo eso si en cuenta lo que se indica más adelante en cuanto a las firmas de Actas de Asamblea de Socios en las S. A.
      En cuanto a las S. R. L., ello lo autoriza expresamente el artículo 98 del Código de Comercio en su parte final. Dicha norma literalmente dice:
      “ARTÍCULO 98.- Los socios tendrán derecho a un número de votos igual al de cuotas que le pertenezcan. Para efectos de votación las cuotas sociales serán indivisibles.
      En las reuniones podrá emitirse el voto personalmente o por medio de apoderado general, generalísimo o especial. También podrá autorizarse a un tercero mediante carta poder.”
      En cuanto a las S. A., ello lo autoriza expresamente el artículo 146 del Código de Comercio Dicha norma dice:
      “ARTÍCULO 146.- Los accionistas podrán hacerse representar en las asambleas por apoderado generalísimo o general o por carta poder otorgada a cualquier persona, sea socia o no.”
      En todo caso, si esos dos artículos no existieran en nuestra legislación, igual procedería otorgar carta poder u otro tipo de mandato en virtud de las normas generales del derecho y de que, al estar en materia de derecho privado, el principio de legalidad permite todo lo que no esté prohibido. (No existe norma alguna hoy día que lo prohíba).
      Pero debemos tener cuidado con lo siguiente (conforme se explicó en el artículo inicial a que se refieren estos comentarios):
       En las S. R. L. lo que da valor y eficacia al Acta de Reunión de Socios lo es la firma de los cuotistas asistentes (y el Gerente, Subgerente u otro oficial social, si asistió a la Reunión). Esto se desprende de lo dispuesto por el artículo 96 del Código indicado, el cual dice así:
      ARTÍCULO 96.- Las sociedades de responsabilidad limitada llevarán un libro de actas debidamente legalizado, en el cual se consignarán todos los acuerdos que se tomen y nombramientos que se hagan en las reuniones. Dichas actas deberán ser firmadas por los asistentes.
      Así que en cuanto a las S. R. L. el acta de las reuniones no requiere de modo esencial la presencia y/o firma del Gerente o representantes legales de la sociedad, salvo que éste hubiere estado presente.

       En cuanto a las S. A., la situación es diferente, conforme se indicó en el artículo principal a que se refieren estos comentarios. ¿Y porque esto es importante para dar respuesta a tu pregunta?
      Pues cómo se explicó antes, lo que da valor y eficacia al Acta lo es la firma del Presidente y Secretario de la Asamblea. (No confundir con Presidente y Secretario de Junta Directiva, los cuales muchas veces coinciden, pero no siempre).
      Entonces, si en la Asamblea van a estar presentes el Presidente y Secretario de Junta Directiva, pues ellos actuarían como Presidente y Secretario de la Asamblea y en consecuencia firmarían el Acta. Pero si el Presidente y/o el Secretario de Junta Directiva no van a estar presentes, entonces en la Asamblea deben los socios nombrar un Presidente y/o Secretario ad hoc (para la Asamblea, no de Junta Directiva). Serán éstos quienes deben firmar el Acta. Si además lo firman los socios presentes, pues sería una buena práctica, pero como equivalente a una lista de prueba de asistencia y ratificación del acta, pero no porque sea requisito esencial de validez del Acta en sí. Si esos socios presentes (o sus apoderados) no firman el Acta, entonces debe llevarse lista separada de asistencia firmada por ellos, la cual se dejaría en el expediente de la Asamblea juntamente con la prueba de convocatoria respectiva, si la hubiere).

      Responder
    • Casimiro Vargas • 14 abril, 2020

      Estimada Lili, respecto a tu consulta y según lo solicitaste, me permito aclararla así. espero que esta vez si haya dado en el clavo, pero sino, me lo dices por favor.

      No existe prohibición alguna para celebrar las Reuniones de socios fuera del país (salvo que los estatutos de la sociedad dispongan lo contrario). De todos modos, el artículo siguiente del Código de Comercio lo autoriza expresamente:
      “ARTÍCULO 162.- Las asambleas podrán celebrarse dentro o fuera del país, en el lugar que determine la escritura social y en su defecto en el domicilio de la sociedad.”
      Si la Asamblea se celebra en el extranjero y fue debidamente convocada (o se prescindió legalmente de la convocatoria por estar todos los socios presentes), no sería necesario que se confiere un Poder a nadie para que firme el acta en Costa Rica. Pues la validez formal del acta la da la firma del presidente y secretario de la Asamblea (no de la Junta Directiva). Si debemos agregar que, si se prescindió de la convocatoria por estar todos los socios reunidos, entonces si deben firmar el acta todos los presentes para su validez formal (ya no sólo el Presidente y Secretario de la Asamblea); pues así expresamente se dispone en el artículo 158 in fine del Código de Comercio.
      Ahora, ya para el trámite de protocolizar e inscribir el acta en Costa Rica, lo que se haría es comisionar a una persona para que se apersone ante Notario Público y solicite dicha protocolización; no es necesario conferir un poder para ello. Muchas veces se comisiona al propio Notario, lo cual también procede, pero podría no ser conveniente. Es mejor que se comisione a alguna persona o apoderado de la empresa, quien tenga certeza de la veracidad del acta, a fin de solicitar dicha protocolización.
      En mi criterio, las personas llamadas por ley a firmar el acta son quienes tienen la investidura o competencia para controlar la existencia de los poderes de los socios, la validez de la convocatoria y validar que el acta sea fiel a los acuerdos tomados. Esa no es una labor que deba corresponder al Notario, pues sería como decir que el Notario puede firmar el acta en vez del Presidente y Secretario de la Asamblea. Si la ley les confiere a éstos esas funciones, a mi juicio son ellos quienes deben verificar esos puntos. Por supuesto que ellos deberán declarar esas circunstancias en el texto del acta y entonces el Notario, con vista en el acta y las declaraciones en ella contenidas, dará fe de que se hicieron constar esas circunstancias. No podría ser de otro modo porque ello nos llevaría al absurdo de decir que en todo Asamblea el Notario que va a protocolizar debe estar presente para que, de fe de esas circunstancias, lo cual es totalmente contrario a los principios societarios y de agilidad y celeridad del derecho mercantil; además de que por vía de interpretación estaríamos limitando ilegalmente los derechos de las personas y la sociedad al decir que no se puede celebrar Asamblea válida sin estar presente el Notario que protocolizará.
      En cuanto a la autenticación y apostillado de los poderes, en mi criterio si bien es una buena práctica en algunos casos, tampoco podemos decir que es un requisito de validez formal del acta ni de los poderes.
      Existe por ahí una jurisprudencia que indicó que las cartas poder deben estar apostilladas, basándose en lo dispuesto por el siguiente artículo del Código de Comercio:
      “ARTÍCULO 912.- A la junta podrán concurrir los acreedores con sus abogados. También los acreedores podrán hacerse representar por medio de carta-poder otorgada a otro acreedor o a un abogado. La carta-poder es un mandato especial para cada junta, se extiende en papel simple con los timbres correspondientes firmada por el mandante y refrendada por dos testigos, o por un abogado o notario.
      (Así reformado por el artículo 3º de la ley Nº 7130 de 16 de agosto de 1989)”
      Esa resolución busca definir lo que es una carta poder con base en normas del Código de Comercio y parece olvidar que la normativa de los poderes se regula en el Código Civil, no en el Código de Comercio. Así que las reglas generales las encontraríamos en la legislación civil. La legislación comercial podría establecer algunas regulaciones o excepciones para casos especiales, pero la norma general, repito, debemos buscarla en el Código Civil.
      Pues bien, el artículo 912 antes citado claramente se refiere a las cartas poderes que otorgaría un acreedor en un proceso de quiebra y para ser representado en la Junta de Acreedores. No se refiere para nada a las Asambleas de Socios o Reuniones de Junta Directiva. La resolución citada pretendió que, como el artículo 912 dice que esas cartas poderes de juntas de acreedores requieren ser autenticadas, igual lo requieren las de asambleas de socios.
      Olvida dicha resolución que la carta poder es un mandato especial (como bien lo dice el artículo 912 citado) y que el Código Civil, al definir la regla general aplicable a los poderes, dice que, salvo los casos exceptuados por ley, los poderes lo son sin mayor formalidad; tanto que claramente dice que “por escritura pública o privada y aún de palabra”. En efecto, dice la norma en referencia:
      “ARTÍCULO 1251.- El contrato de mandato puede celebrarse entre presentes y ausentes, por escritura pública o privada y aun de palabra; pero no se admitirá en juicio la prueba de testigos, sino en conformidad con las reglas generales, ni la escritura privada cuando las leyes exijan documento público.

      El instrumento en que se hace constar el mandato se llama poder. Los poderes generales o generalísimos deben otorgarse en escritura pública é inscribirse en la sección correspondiente del Registro de la Propiedad, y no producen efecto respecto de tercero sino desde la fecha de su inscripción.”

      Por supuesto que hay excepciones. La misma norma recién citada dice que los poderes generales o generalísimos si deben otorgarse en escritura pública e inscribirse en el Registro. Pero en general, mientras la ley no cree una excepción, el mandato se regiría por el primer párrafo del artículo anterior. El artículo 912 recién citado del Código de Comercio (utilizado en la resolución mencionada), es tan sólo una excepción creada por la ley para ese caso (junta de acreedores en una quiebra); no una norma general para todos los mandatos especiales o carta-poder. Además, cuando la ley dice “carta-poder”, crea otra excepción, pues excluye el poder verbal o de palabra para el caso específico.
      Y esa excepción del articulo 912 es comprensible porque normalmente en una quiebra es un Curador nombrado por el Juez (extraño a la sociedad y los socios), quien dirige las Juntas, así que necesita saber con mayor certeza que un poder fue otorgado por quien debe hacerlo. Pero en una reunión de socios, normalmente los socios se conocen entre sí, pueden contactarse y saben quienes son, etc. De hecho muchas veces hasta han hablado previamente y acordado las cosas. Así que, para agilidad de la sociedad, no se requiere tanto formalismo, a menos que por ejemplo el Presidente y Secretario de la Asamblea no tengan certeza sobre quien trae el poder. Normalmente cuando se dan dudas sencillamente el Presidente y Secretario de la Asamblea confirman directamente los poderdantes vía telefónica, email u otro medio.
      Y es que recordemos que estamos en materia de gobernanza interna de la sociedad. Recordemos además que un poder es válido, aunque no tenga autenticación y apostillado, pues éstos últimos no hacen a la validez del acto, sino que sirven para dar certeza de quien firmó. Si un poder fue firmado por quien procedía y así se demuestra en juicio, el poder seria aceptado y tenido como válido, aunque no estuviera apostillado.
      Así pues, internamente la sociedad puede utilizar los medios que a bien tenga para obtener la certeza de quienes firmaron esos poderes, aun otros medios diferentes a la autenticación y apostillado. Es a la responsabilidad del Presidente y Secretario de la Asamblea corroborar y verificar la veracidad de los poderes que se presenten a la Asamblea, lo cual puede incluso hacer contactando directamente el Poderdante. De hecho, muchas veces confiarían más en este tipo de verificación que en una autenticación, pues el autenticante pudo haber sido engañado, pero la comunicación directa con el Poderdante da certeza.
      Y es que veamos como funciona en la vida real: Acaso que cuando por ejemplo en una empresa el Jefe de la una orden a un subalterno éste último viene a pedir que le traiga la orden autenticada y apostillada? Habrá casos en que sea necesario, pero son mínimos. La mayoría de las veces basta la simple comunicación verbal o telefónica de confirmación, pues es un asunto interno de la empresa como se organiza. El accionista no es el Jefe de la sociedad o sus empleados, pero si internamente existe certeza sobre el poder que confirió, porque lo va a desconocer la empresa? De hecho, si lo desconoce sabiendo de su legitimidad, bien podría la empresa ser condenada a daños y perjuicios, pues la ley no ampara la mala fe.
      Ahora bien, si a pesar de lo expuesto validamos la opinión de la jurisprudencia citada en cuanto al artículo 912, entonces tendríamos que aceptar que tampoco haría falta la autenticación y apostillado si la carta poder viene firmada por dos testigos

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      • Lili Salas • 15 abril, 2020

        Excelente! Muchas gracias por su amplia explicación.

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  6. Javier Desanti Henderson • 13 abril, 2020

    Muy amable por su comentario.

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  7. Lic. Javier Desanti Henderson • 13 abril, 2020

    Buenas tardes. Muy interesante el comentario que hace el colega. En otro comentario recien publicado hice una gestion sobre el mismo por dudas que tuve al leerlo. Sin embargo no fue aclarado a los efectos. En este que nis ocupa. Me surge otra duda. Se habla del Registro de Socios qyedeberam defirmar los llamados a ello.para darle validez al negocio de traspaso del inmueble. Micriterio personal. No seria masbiem en el libro de Actas deAsamblea donde debeser firmado la cesion o el traspaso respectivo.Esa es mi duda.

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    • Casimiro Vargas • 13 abril, 2020

      Estimado Colega, Gracias por su comentario y opinión.
      Mi criterio personal es que el libro de Actas de Asamblea, como lo indica su nombre, es para asentar en él únicamente las Actas de Asambleas y sus correcciones. Sin embargo, sigue siendo un pedazo de papel, así que si las partes firman sobre él una cesión de acciones, el contrato podría tenerse como válido y eficaz entre las partes si cumple los requisitos legales (vendedor que sea propietario, fecha, precio, título traslativo, no existencia de limitaciones, etc.). Pero mi criterio es que no es lo deseable, pues este libro no es para eso. Recordemos que no sería valido si ponemos en el libro que es un «endoso de acciones», pues el endoso sólo aplica a títulos valores y el libro obviamente no es un título valor.
      Ahora bien, lo mismo que dijimos para el Registro de Socios: Si en un libro de Actas de Asambleas se suscribe un contrato de cesión entre cedente y cesionario, pero el documento no está firmado por un representante legal con poder suficiente de la sociedad, el contrato sería válido entre las partes, pero muy probablemente no obligaría a la sociedad mientras no haya sido firmado por un representante legal de la sociedad con poder suficiente, pues no podría tenerse por notificada aún a la sociedad. Al respecto, entre otros, podría aplicarse el primer párrafo del artículo 1104 del Código Civil que en lo que interesa dice:
      «ARTÍCULO 1104.- La propiedad de un crédito pasa al cesionario, en sus relaciones con el cedente, por el solo efecto de la cesión; pero con respecto al deudor sólo es eficaz la cesión por la notificación que se le haga del traspaso; y respecto de terceros, sólo será eficaz desde la fecha cierta de la cesión, salvo que el crédito fuere de aquellos que la ley permite se deban al portador del título, o que se trasmiten por simple endoso…..» (Obviamente la situación en algunos casos podría ser diferente si se trata de un endoso hecho sobre un título valor (no en un libro de actas), donde otras reglas podrían aplicar).

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