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Definen requisitos de forma para tramitación de testimonios en el Registro Nacional

b. Febrero, L. 2013, Notarios, Noticias MasterLex

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Por: Lic. Silvia Pacheco A.

» Testimonios deberán imprimirse en letra tipo Arial o Times New Roman número 12

» Deberá estamparse también sello de tinta junto con la firma del autenticante y  sello blanco

» Boleta de seguridad deberá adherirse en forma vertical con goma en el margen superior izquierdo

» Documentos que tengan como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones podrán reintegrarlos mediante el pago de timbres en especie.

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Con el objetivo de garantizar el fin supremo de la seguridad jurídica y en concordancia con la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, la Dirección de Servicios del Registro Nacional ha publicado hoy en La Gaceta,  las formalidades que deben cumplir los interesados en las diversas gestiones a cargo de dicha Dirección.  La publicación consiste de dos documentos: el Reglamento de la Dirección de la Dirección de Servicios del Registro Nacional y propiamente la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos.   Entre las gestiones cuyos requisitos y procedimientos se detallan encontramos los siguientes:  recepción y entrega de documentos, consultas de información en las bases de datos, obtención de certificaciones, permisos de salida de vehículos del país, trámites con placas, reposición de títulos de propiedad, asignación de número de cédula jurídica, consulta y certificación de planos, etc.

Si desea conocer el texto completo de tanto el Reglamento como la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos descárguelos a continuación haciendo clic sobre su nombre:  REGLAMENTO DE LA DIRECCION DE SERVICIOS DEL REGISTRO NACIONAL y GUIA DE PROCEDIMIENTOS, SERVICIOS Y REQUISITOS.

Nos permitimos destacar a continuación específicamente los REQUISITOS DE FORMA EN LA ADMISIBILIDAD establecidos en el numeral 25 de este nuevo Reglamento, el cual entra a regir hoy, día de su publicación en La Gaceta.

Estamos tratando de confirmar directamente ante el Departamento de Servicios Registrales  si el incumplimiento de estos requisitos efectivamente produciría la inadmisión de los documentos.

Confiamos poderle brindar una respuesta sobre el particular en el curso de esta misma tarde.

Artículo 25.- Requisitos de forma en la Admisibilidad.

Todo documento que se presente en las ventanillas de Recepción de documentos deberá cumplir para su admisibilidad con los siguientes requisitos:

a) Debe presentarse en el papel de seguridad del notario que autentica u otorga y con su respectiva boleta de seguridad según sea el Registro al que corresponda, adherida en la esquina superior izquierda de forma vertical y que no interfiera con el texto o en el adverso; en caso de las asociaciones se eximirá del requisito del papel de seguridad siempre conservando el requisito de la boleta seguridad. En la Recepción de Planos se eximirá que la presentación del documento porte los requisitos antes mencionados, al igual que todos aquellos actos que por su naturaleza se encuentren exentos.

b) El usuario deberá estampar el sello de presentación en el documento, de tal manera que no obstaculice la visibilidad o interrumpa la literalidad de este para la buena captura de la imagen. Dicho sello deberá llenarlo el usuario de forma completa: nombre y apellidos, número de identificación y firma.

c) Deberá cancelar los derechos de Registro y timbres correspondientes. Cuando eso se realice de forma física debe adherir con goma al documento el entero bancario o consignar mediante razón notarial la transacción electrónica o impreso en el plano el comprobante de pago; según el caso, salvo los actos que por su naturaleza se encuentren exentos de pago. A los planos del Estado se les exigirá una nota de exoneración de pago material o digitalmente, transcrita en el plano, donde se indique la norma jurídica que lo respalda.

d) Todos los documentos deben presentarse pegados con goma, en el extremo izquierdo.

e) Todo documento debe venir a máquina de escribir o en computadora en letra Arial o Times New Roman, tamaño doce para el formato en computadora, en tinta indeleble de color negro o azul cuyos rasgos sean claramente visibles.

f) Deberá el notario, dejar libre en el documento el espacio adecuado para la impresión de las, citas de presentación.

g) El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.

h) El sello blanco y de tinta estampado, junto con la firma del autenticante u otorgante del testimonio.

i) Para documentos que se le haya consignado como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones se permite el reintegro de los mismos mediante el pago de timbres en especie.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

29 de 29 Comentarios

  1. luis castillo • 18 mayo, 2018

    Buenas mi pregunta es que en una finca inscrita en registro público de Costa rica en 1979 con el plano registrado en catastro nacional con su número de identificación no se anota en la nota registral de la propiedad

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 mayo, 2018

      A ver si entendemos su consulta. Hace algunos años no era obligatorio que los inmuebles contasen con plano catastrado. Por ello pese a que alguna fincas sí contaban con uno, no siempre aparecía indicada su existencia en el respectivo asiento registral. Tendría que comparecer el dueño ante notario público a solicitar, a través de una escritura pública, al Registro Inmobilirio que incluya la mención del plano catastrado en el asiento registral del inmueble.

  2. Rolando Brenes Vindas • 14 febrero, 2013

    1. Voto Nº 13-90 de las 16:15 horas del 5 de enero de 1990, expediente 267-89, considerando II:

    «La Sala estima además que al pretender aplicarse un reglamento que restringe el derecho del recurrente a incorporarse en su respectivo colegio profesional, se ha violado el principio de «reserva de ley» contenido en el artículo 140, 3) de la Constitución al interpretarse erróneamente un reglamento, creando así, requisitos que la ley no ha establecido, puesto que el reglamento puede establecer requisitos procesales o probatorios, pero no limitar los derechos derivados de la ley, mucho menos cuando esos son derechos de libertad.»

    2. Sentencia de la Sala Constitucional No. 1465-2001 de las 14:36 horas del 21 de febrero de 2001, considerando IV (la cual se basa literalmente en lo dispuesto en la No. 2175-96, de las 9:06 horas del 10 de mayo de 1996; con el mismo contenido la No. 1466-2001 de las 14:39 horas del 21 de febrero de 2001, considerando único, subnúmero IV):

    «a.) El principio mismo de «reserva de ley», del cual resulta que solamente mediante ley formal, emanada del Poder Legislativo por el procedimiento previsto en la Constitución para la emisión de las leyes, es posible regular y, en su caso, restringir los derechos y libertades fundamentales -todo, por supuesto, en la medida en que la naturaleza y régimen de éstos lo permita, y dentro de las limitaciones constitucionales aplicables-;
    b.) Que sólo los reglamentos ejecutivos de esas leyes pueden desarrollar los preceptos de éstas, entendiéndose que no pueden incrementar las restricciones establecidas ni crear las no establecidas por ellas, y que deben respetar rigurosamente su «contenido esencial»;
    c.) Que ni aún en los reglamentos ejecutivos, mucho menos en los autónomos u otras normas o actos de rango inferior, podría válidamente la ley delegar la determinación de regulaciones o restricciones que sólo ella está habilitada a imponer; de donde resulta una nueva consecuencia esencial;
    d.) Finalmente, que toda actividad administrativa en esta materia es necesariamente reglada, sin poder otorgarse a la Administración potestades discrecionales, porque éstas implicarían obviamente un abandono de la propia reserva de ley.»

  3. Carla • 13 febrero, 2013

    el sello blanco es el que debe de eliminarse, queda claro que ya no es útil por no ser legible con todos estos procedimientos digitales. Ya también en los tribunales, el sello blanco de abogado resulta innecesario por las mismas razones.

  4. Cristian Zamora • 13 febrero, 2013

    Quisiera me ayudaran con una duda. En cuanto al punto g) «El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.».. Debo entonces indicar al inicio algo así como «Traspaso de Vehículo…Registro de Bienes Muebles…» o «Constitución de Servidumbre…Registro de Bienes Inmuebles…»?
    Agradezco la ayuda.

    • Lic. Silvia Pacheco • 13 febrero, 2013

      Estimado don Cristian, la inquietud que expresa le ha surgido a varios colegas. Efectivamente no es muy claro el texto del inciso g) del art. 25. Trataremos de obtener alguna respuesta por parte de la Dirección de Servicios Registrales. Por suerte, sabiendo ahora que lo establecido en esta Guía no será de obligatorio acatamiento hasta tanto no se la eleve a rango de decreto, contamos con tiempo para tratar de esclarecer bien todos estos requisitos de admisibilidad.

  5. michelle garcia • 13 febrero, 2013

    Resulta que todo esto queda sin efecto, que desperdicio, fue una broma, que infantil, sabe hay algunos de nosotros, o mas bien todos los notarios, trabajamos para el sustento de cada día, no solo esperamos el 15 y 30´para recibir un giro,

  6. Anónimo • 13 febrero, 2013

    Sobre el «sello de tinta»:
    Imagino que dentro de la gama de sellos a los que hemos estado sometidos COMO NOTARIOS, se refiere al sello de tinta que habilitamos ante la DNN para la apertura de protocolo o tendremos que habilitar uno nuevo?

  7. Ricardo Suárez • 13 febrero, 2013

    El Registro se ha dedicado a pedir y exigir requisitos fuera de todo contexto jurídico, contraviniendo la normativa jurídica que rige la materia. Tenemos el caso de la caducidad de los planos, donde por ejemplo una información posesoria que dure mas de tres años, debería realizarse o confeccionarse nuevo plano, no obstante sacan de la manga una circular del Registro la 006-12, donde dejan al arbitrio del Registro si levantan el gravamen de caducidad o no, pero no asesoran a sus registradores para ello. Otro caso es el pago de los enteros de los derechos registrales e impuestos vía internet, ya que si dichos rubros se cancelan por este medio tecnológico, según los registradores, no todos, debe hacerse una rezón notaria en papel de seguridad, donde se indique el número de entero y fecha de cancelación, aunque se adiera el comprobante que emite el sistema y se imprima. En este caso el registro tiene el medio para comprobar el numero de entero, y si ha sido utilizado o no, pero no debería exigir este tramite de la razón notarial. Pienso que deberíamos poner un alto en el camino, y exigir que las leyes se cumplan, y que los deseos antojadizos de unos cuantos se queden solo en sus sueños.

  8. Jorge Rodríguez R. • 13 febrero, 2013

    Un retroceso. Que viva el formalismo

  9. michelle garcia • 12 febrero, 2013

    El punto g), que a continuación copia, a lo que se refiere es que debe de indicarse por ejemplo: inscripción de vehículo, Rectificación de medidas, etc. O a que se refiere, porque obvio que en el cuerpo del testimonio indica a que acto se refiere.
    g) El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.

  10. Rolando Brenes Vindas • 12 febrero, 2013

    El manual de requisitos que es obligatorio toda la Administración publique, de conformidad con la Ley de Protección al ciudadado, et al., consiste en una recopilación de requisitos establecidos en diferentes leyes. Estos manuales no pueden crear a su vez requisitos. La ley en comentario exije que se indique el fundamento legal y la fecha de publicación en La Gaceta. El Manual que se ha publicado obvia enteramente citar la ley en que se funda cada uno de los requisitos y restricciones en el acceso a la información registral (se indica qué es objeto de consulta), lo cual sí hacen las Guías de Calificación Registral, pero el Manual recién publicado no es una suma de tales. La Sala Constitucional ha dispuesto que todo requisito debe fundarse en la ley y nunca en un decreto ejecutivo; mucho menos en el manual que debe recopilar los requisitos. Las restricciones en cuanto a letra, a modo de ejemplo, están fuera de lugar, ni el Consejo Superior Notarial lo exije, únicamente lo recomienda. Claro que los requerimientos formales para una correcta registración son entendibles en tanto justificados, pero los referidos en este foro no lo son en realidad. Y si voluntariamente se aceptan, quedó poco claro: ¿de cuántos centímetros debe ser el margen izquierdo para ser suficiente?; ¿que parte de la boleta es la que queda vertical: la coleta adherida o las dos secciones sin separar aún? (En el primer caso la boleta debe adherirse en el margen izquierdo; en el segundo caso en el margen superior); si la boleta va en el margen superior: ¿debe guardarse margen alineado con el texto o va arrinconada en la esquina noroeste? Pareciera muy tonto referirir estas dudas, pero la regulación nueva las propicia.

  11. Mayela Morales Marin • 12 febrero, 2013

    Con estas disposiciones, cada día me convenzo más que en Costa Rica el hierro flota y el corcho se hunde. Y todos los notarios, como siempre, callados y acatando ocurrencias sin sentido.

  12. David Lopez • 12 febrero, 2013

    veo un negocio, entre mas grande es la letra mas papel de seguridad hay que usar; los scaner actuales permiten que el documento scaneado, se le pueda hacer sum del tamaño que la persona lo va a ver si es un poco siego lo puede ampliar.

  13. Lilliana Garcia • 12 febrero, 2013

    Es importante que aclaren cuantas lineas se permiten en cada plana, ya que al colocar la boleta se deberia reducir el numero de lineas y no las treinta que siempre se han exigido.

  14. J.vargas .R • 12 febrero, 2013

    se les olvido indicar , con que marca de lapicero se deben firmar los testimonios , y con cual mano

  15. Anónimo • 12 febrero, 2013

    Me resulta simpático que justifiquen requisitos tan arbitrarios como usar «letra tipo Arial o Times New Roman número 12» diciendo que es en concordancia con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.

    Por otro lado, el Reglamento adjunto no hay ningún art. 25; llega hasta el art. 14.

    Si dicho requisito consta en el Manual (y no en el Reglamento) y aquél no fue publicado en La Gaceta, no considero que sea vinculante.

    • Lic. Silvia Pacheco • 12 febrero, 2013

      En efecto quedó truncado el documento, el cual consiste en el REGLAMENTO DE LA DIRECCION DE SERVICIOS DEL REGISTRO NACIONAL y propiamente la GUIA DE PROCEDIMIENTOS, SERVICIOS Y REQUISITOS. Sin embargo aclaramos que tanto el Reglamento como la Guía fueron publicados en La Gaceta del día de hoy, por lo cual pensaríamos que lo dispuesto también en la Guía es vinculante. Estamos corrigiendo el problema para que puedan descargar completa la guía mañana a primera hora. Rogamos disculpas por este inconveniente.

  16. Federico Mata • 12 febrero, 2013

    El sello blanco nunca ha servido para nada y sólo se presta para deteriorar el papel. Me imagino que algún colega estaba muy inspirado en el sellito de los contadores públicos y quería uno igual. Deberían reformar el Código para eliminarlo.

  17. Mario A. Rivera Campos • 12 febrero, 2013

    y de paso, en el enlace no viene el MANUAL a que se hace referencia,

  18. Mario A. Rivera Campos • 12 febrero, 2013

    Hasta cuando dejaran de sorprendernos con este tipo de reglamentaciones, no sería lo prudente publicitar los cambios y darle un tiempo pruedencial para que entre en vigencia,

  19. Carlos Manuel Fernandez Alvarado • 12 febrero, 2013

    Me parece absurdo una regulacion donde se obligue a que la boleta de seguridad sea colocada en un punto especifico del testimonio -lo importante- es que esta no entorpezca el escaneo o contenido del negocio juridico impreso, el regreso al sello de tinta otra salida sin sentido. Las ocurrencias que impiden la presentacion de documentos choca contra normas juridicas especificas y no favorece en nada el ejercicio del notariado

  20. Danilo Loaiza Bolandi • 12 febrero, 2013

    Me salta una duda y es el número de reglones que debe tener el testimonio, se acostumbre treinta o es imperativo que sean treinta, también considero aconsejable dejar suficiente espacio al margen derecho para que el Registror (a) consigne las notas que suelen hacer al examinar el documento.

  21. Danilo Loaiza Bolandi • 12 febrero, 2013

    Me parece que el sello de tinta no es necesario en tanto el papel de seguridad indica el nombre y número de cédula y nombre del Notario (a)

  22. RODOLFO CORRALES • 12 febrero, 2013

    Me parece muy buena la informacion, gracias.

  23. Bernal • 12 febrero, 2013

    Para los usuaroos de Master Lex protocolo se permitira el pegado de la boleta de seguridad en la hoja de casilla independiente? Igualmente pérmitiran la utilizacion del sello de presentacion preimpeeso en esa casilla?q

    • Lic. Silvia Pacheco • 12 febrero, 2013

      A don Bernal, efectivamente nos encontramos analizando si los parámetros que actualmente utiliza MASTER LEX PROTOCOLO en la impresión de testimonios se adaptan en un 100% a estas nuevas disposiciones del Registro. De otra manera, para introducir las adecuaciones a la brevedad posible. Consideramos que no existe inconveniente en que se utilice una hoja independiente para la casilla y que el sello «preimpreso» que el sistema inserta al testimonio tampoco contradice nada de los establecido en esta guía. Sin embargo, ya estamos formulando las consultas respectivas al Registro y les avisaremos tan pronto obtengamos confirmación.

  24. Licda R. Mayers • 12 febrero, 2013

    Como siempre el registro entrabando nuestra labor.
    ¿Que pasa si hoy presentamos escrituras y no contenian estos nuevos requisitos?

  25. Alfonso Romero Coto • 12 febrero, 2013

    Lo que me parece un sinsentido es el doble sello. Admitiendo que el Notariado es un derecho de formas, y se deben cumplir, no se debe caer en el engorro de exigir doble sello a un documento. Si es para hacerlo visible para su preservación, hay otros instrumentos de seguridad dentro del testimonio que testifican la intervención del Notario; además de la lógica presunción de que la calificación registral es lo primero que revisará cuando es presentado. En fin, un desacierto sin duda.