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Definen requisitos de forma para tramitación de testimonios en el Registro Nacional

Por: Lic. Silvia Pacheco A.

» Testimonios deberán imprimirse en letra tipo Arial o Times New Roman número 12

» Deberá estamparse también sello de tinta junto con la firma del autenticante y  sello blanco

» Boleta de seguridad deberá adherirse en forma vertical con goma en el margen superior izquierdo

» Documentos que tengan como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones podrán reintegrarlos mediante el pago de timbres en especie.

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Con el objetivo de garantizar el fin supremo de la seguridad jurídica y en concordancia con la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, la Dirección de Servicios del Registro Nacional ha publicado hoy en La Gaceta,  las formalidades que deben cumplir los interesados en las diversas gestiones a cargo de dicha Dirección.  La publicación consiste de dos documentos: el Reglamento de la Dirección de la Dirección de Servicios del Registro Nacional y propiamente la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos.   Entre las gestiones cuyos requisitos y procedimientos se detallan encontramos los siguientes:  recepción y entrega de documentos, consultas de información en las bases de datos, obtención de certificaciones, permisos de salida de vehículos del país, trámites con placas, reposición de títulos de propiedad, asignación de número de cédula jurídica, consulta y certificación de planos, etc.

Si desea conocer el texto completo de tanto el Reglamento como la Guía de Procedimientos, Servicios y Requisitos descárguelos a continuación haciendo clic sobre su nombre:  REGLAMENTO DE LA DIRECCION DE SERVICIOS DEL REGISTRO NACIONAL y GUIA DE PROCEDIMIENTOS, SERVICIOS Y REQUISITOS.

Nos permitimos destacar a continuación específicamente los REQUISITOS DE FORMA EN LA ADMISIBILIDAD establecidos en el numeral 25 de este nuevo Reglamento, el cual entra a regir hoy, día de su publicación en La Gaceta.

Estamos tratando de confirmar directamente ante el Departamento de Servicios Registrales  si el incumplimiento de estos requisitos efectivamente produciría la inadmisión de los documentos.

Confiamos poderle brindar una respuesta sobre el particular en el curso de esta misma tarde.

Artículo 25.- Requisitos de forma en la Admisibilidad.

Todo documento que se presente en las ventanillas de Recepción de documentos deberá cumplir para su admisibilidad con los siguientes requisitos:

a) Debe presentarse en el papel de seguridad del notario que autentica u otorga y con su respectiva boleta de seguridad según sea el Registro al que corresponda, adherida en la esquina superior izquierda de forma vertical y que no interfiera con el texto o en el adverso; en caso de las asociaciones se eximirá del requisito del papel de seguridad siempre conservando el requisito de la boleta seguridad. En la Recepción de Planos se eximirá que la presentación del documento porte los requisitos antes mencionados, al igual que todos aquellos actos que por su naturaleza se encuentren exentos.

b) El usuario deberá estampar el sello de presentación en el documento, de tal manera que no obstaculice la visibilidad o interrumpa la literalidad de este para la buena captura de la imagen. Dicho sello deberá llenarlo el usuario de forma completa: nombre y apellidos, número de identificación y firma.

c) Deberá cancelar los derechos de Registro y timbres correspondientes. Cuando eso se realice de forma física debe adherir con goma al documento el entero bancario o consignar mediante razón notarial la transacción electrónica o impreso en el plano el comprobante de pago; según el caso, salvo los actos que por su naturaleza se encuentren exentos de pago. A los planos del Estado se les exigirá una nota de exoneración de pago material o digitalmente, transcrita en el plano, donde se indique la norma jurídica que lo respalda.

d) Todos los documentos deben presentarse pegados con goma, en el extremo izquierdo.

e) Todo documento debe venir a máquina de escribir o en computadora en letra Arial o Times New Roman, tamaño doce para el formato en computadora, en tinta indeleble de color negro o azul cuyos rasgos sean claramente visibles.

f) Deberá el notario, dejar libre en el documento el espacio adecuado para la impresión de las, citas de presentación.

g) El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.

h) El sello blanco y de tinta estampado, junto con la firma del autenticante u otorgante del testimonio.

i) Para documentos que se le haya consignado como defecto la falta de derechos y timbres por un monto inferior a quinientos colones se permite el reintegro de los mismos mediante el pago de timbres en especie.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 29 Comentarios

  1. michelle garcia • 13 febrero, 2013

    Resulta que todo esto queda sin efecto, que desperdicio, fue una broma, que infantil, sabe hay algunos de nosotros, o mas bien todos los notarios, trabajamos para el sustento de cada día, no solo esperamos el 15 y 30´para recibir un giro,

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  2. Anónimo • 13 febrero, 2013

    Sobre el «sello de tinta»:
    Imagino que dentro de la gama de sellos a los que hemos estado sometidos COMO NOTARIOS, se refiere al sello de tinta que habilitamos ante la DNN para la apertura de protocolo o tendremos que habilitar uno nuevo?

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  3. Ricardo Suárez • 13 febrero, 2013

    El Registro se ha dedicado a pedir y exigir requisitos fuera de todo contexto jurídico, contraviniendo la normativa jurídica que rige la materia. Tenemos el caso de la caducidad de los planos, donde por ejemplo una información posesoria que dure mas de tres años, debería realizarse o confeccionarse nuevo plano, no obstante sacan de la manga una circular del Registro la 006-12, donde dejan al arbitrio del Registro si levantan el gravamen de caducidad o no, pero no asesoran a sus registradores para ello. Otro caso es el pago de los enteros de los derechos registrales e impuestos vía internet, ya que si dichos rubros se cancelan por este medio tecnológico, según los registradores, no todos, debe hacerse una rezón notaria en papel de seguridad, donde se indique el número de entero y fecha de cancelación, aunque se adiera el comprobante que emite el sistema y se imprima. En este caso el registro tiene el medio para comprobar el numero de entero, y si ha sido utilizado o no, pero no debería exigir este tramite de la razón notarial. Pienso que deberíamos poner un alto en el camino, y exigir que las leyes se cumplan, y que los deseos antojadizos de unos cuantos se queden solo en sus sueños.

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  4. Jorge Rodríguez R. • 13 febrero, 2013

    Un retroceso. Que viva el formalismo

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  5. michelle garcia • 12 febrero, 2013

    El punto g), que a continuación copia, a lo que se refiere es que debe de indicarse por ejemplo: inscripción de vehículo, Rectificación de medidas, etc. O a que se refiere, porque obvio que en el cuerpo del testimonio indica a que acto se refiere.
    g) El documento o testimonio debe ser claro en relación con el acto, contrato, bien o derecho a inscribir y cumplir con los requisitos de forma y fondo que la normativa establece para este e indicar la oficina del Registro Nacional en que dicho acto o contrato debe inscribirse.

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  6. Rolando Brenes Vindas • 12 febrero, 2013

    El manual de requisitos que es obligatorio toda la Administración publique, de conformidad con la Ley de Protección al ciudadado, et al., consiste en una recopilación de requisitos establecidos en diferentes leyes. Estos manuales no pueden crear a su vez requisitos. La ley en comentario exije que se indique el fundamento legal y la fecha de publicación en La Gaceta. El Manual que se ha publicado obvia enteramente citar la ley en que se funda cada uno de los requisitos y restricciones en el acceso a la información registral (se indica qué es objeto de consulta), lo cual sí hacen las Guías de Calificación Registral, pero el Manual recién publicado no es una suma de tales. La Sala Constitucional ha dispuesto que todo requisito debe fundarse en la ley y nunca en un decreto ejecutivo; mucho menos en el manual que debe recopilar los requisitos. Las restricciones en cuanto a letra, a modo de ejemplo, están fuera de lugar, ni el Consejo Superior Notarial lo exije, únicamente lo recomienda. Claro que los requerimientos formales para una correcta registración son entendibles en tanto justificados, pero los referidos en este foro no lo son en realidad. Y si voluntariamente se aceptan, quedó poco claro: ¿de cuántos centímetros debe ser el margen izquierdo para ser suficiente?; ¿que parte de la boleta es la que queda vertical: la coleta adherida o las dos secciones sin separar aún? (En el primer caso la boleta debe adherirse en el margen izquierdo; en el segundo caso en el margen superior); si la boleta va en el margen superior: ¿debe guardarse margen alineado con el texto o va arrinconada en la esquina noroeste? Pareciera muy tonto referirir estas dudas, pero la regulación nueva las propicia.

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  7. Mayela Morales Marin • 12 febrero, 2013

    Con estas disposiciones, cada día me convenzo más que en Costa Rica el hierro flota y el corcho se hunde. Y todos los notarios, como siempre, callados y acatando ocurrencias sin sentido.

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