EL BLOG JURÍDICO DE COSTA RICA

Errores más frecuentes y documentación que se deje adjuntar a los índices notariales

f. Junio, L. 2014, Notarios, Noticias Tirant

41 Comentarios
El Archivo Nacional envió por correo electrónico la semana pasada varios comunicados relativos a los errores más frecuentes que cometen los notarios en la confección de sus índices de instrumentos públicos, así como la forma en que, dependiendo del tipo de error,  deben ser corregidos.   Igualmente se aclaran cuáles son los documentos que obligatoriamente […]

Para ver el texto completo se debe estar suscrito.

SEGUIR LEYENDO

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

41 de 41 Comentarios

  1. Dyalá Sáenz S • 04 septiembre, 2021

    Tengo una escritura, cuyo testimonio ya se ingresó al Registro y se adjudicaron los bienes. La impresión de la siguiente escritura, le “cayó encima” las firmas de esa anterior. Cómo se corrige este tema.

    Saludos,

    • Silvia Pacheco • 05 septiembre, 2021

      Alguna vez que hicimos la consulta en el Archivo Notarial nos indicaron lo siguiente: “Si el texto de esa escritura en la que por error imprimió resulta ilegible entonces debe transcribirlo (solo el texto perjudicado, no el de toda la escritura) en el margen del protocolo o bien en la razón de cierre cuando ya vaya a entregar el Protocolo. En esa nota deberá indicar que por error se imprimió sobre el texto de esa escritura, el cual se transcribe a continuación así como sobre las firmas de las partes las cuales habían sido debidamente consignadas. No hace falta que las personas firmen de nuevo. Es suficiente con que usted dé fe de que dichas firmas sí fueron bien puestas y haga la transcripción de ellas al final del texto transcrito.”

  2. Ramsses • 07 marzo, 2021

    Que pasa si en un poder el nombre esta invertido osaea el primer nombre invertido con el segundo. Que sea Allan José y se escribió José Allan?? Eso afecta cualquier tramite que se vaya a utilizar con el poder por estar los nombres invertidos??

    Saludos

    • Silvia Pacheco • 08 marzo, 2021

      De acuerdo con el Reglamento para la Presentación de Indices, la “inversión” en los apellidos de las partes, se considera un error material y no de fondo o que perjudique la voluntad de las partes expresada en el documento. Con más razón, será un error material la inversión en el nombre de las partes. Sin embargo, la normativa igual exige que sea corregido con la sola firma del Notario. Conviene por lo tanto que soliciten al Notario que introduzca la enmienda respectiva, gestión por la que no podría cobrar honorarios, al estar obligado a ello de acuerdo con el Arancel de Honorarios Profesionales.

      Artículo 66.- Rectificación de errores no genera derecho a honorarios.

      El Notario(a) estará obligado(a) a la corrección de defectos, elaboración y tramitación de las reproducciones y escrituras principales, adicionales o complementarias, necesarias para corregir su propio error, imprudencia o negligencia; lo anterior, sin devengar honorarios adicionales.

  3. Marvin Esteban • 09 julio, 2020

    Estimada Silvia, que sucede cuando por error se imprime en el folio 200 vuelto?, eso sí el protocolo 199 frente y vuelto aun no se ha impreso? Se puede indicar que esas escrituras no se lean por error de impresión o bien no corre e indicar en la razón de cierre del folio 199 vuelto dicha situación?

    • Silvia Pacheco • 10 julio, 2020

      En el Archivo Nacional nos sugirieron la siguiente solución al problema de impresión planteado: consignar la razón de cierre del protocolo en el folio 199 indicando en ella que por un error se traspapelaron los folios 199 y 200, debiendo especificarse además que debe tenerse como válida la escritura número …. impresa en el folio 200.

  4. Raquel Garita • 01 julio, 2020

    ¿Que pasa si la numeración en el protocolo físico tiene un error? Pero ese error no está en el índice? Supongamos que teníamos la escritura 34 y por error de puso 36 y no 35? Provoca suspensión o inhabilitación?

  5. Jesús Paniagua • 14 mayo, 2020

    Hola Licda, cómo se subsana cuando tiempo después (varios meses) nos damos cuenta que omitimos un instrumento en el índice, de hecho fue aprobado pero tiempo después me percaté que me brinqué una escritura; lo correcto hubiera sido que el Archivo me lo hubiera devuelto. Pero como lo aprobó en su momento no me enteré del error. Como se puede corregir? Saludos

    • Silvia Pacheco • 15 mayo, 2020

      Estimado don Jesús.- Lamentablemente la omisión en un índice de la declaración de una escritura, solamente puede ser subsanada dentro de los cinco días de la quincena inmediata siguiente a aquella en la que se produjo la omisión. Así se encuentra establecido en el inciso b) del artículo 8 del REglamento para la Presentación de Indices.

      b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.

      Algunos colegas lo que hacen es introducir alguna pequeña referencia en la razón de cierre del protocolo haciendo constar que se produjo la omisión en la declaración de la escritura número … que correspondía ser declarada en la quincena .. del mes de … del año … Sería una forma de darle transparencia a la situación.

  6. David García Flores • 12 abril, 2020

    En el Índice Notarial se debe poner el lugar y fecha de elaboración del Índice Notarial?

    Gracias!

    • Silvia Pacheco • 12 abril, 2020

      De acuerdo con el art. 7 del Reglamento de Presentación de Indices no se establecen como datos que deban informarse en los índices, ni la fecha de elaboración del mismo, ni tampoco el lugar. Lo transcribimos a continuación para su mejore conocimiento:

      Artículo 7.- Información que debe contener el índice:

      a- Nombre del Notario consignado así: Apellidos, nombre.
      b- Número de carné del Colegio de Abogados (código).
      c- Quincena y mes, ambos en letras, y el año correspondiente.
      d- Por cada instrumento público se consignará la siguiente información:

      1- Número de tomo de protocolo en uso o en su defecto informar que no posee, aún cuando no cartule en la quincena correspondiente.
      2- Número de folios donde inicia y donde concluye el instrumento público. En caso de no haberse otorgado ningún instrumento público se consignará expresamente esta razón.
      3- Número de instrumento público.
      4- Fecha de otorgamiento del instrumento público.
      5- Hora de otorgamiento del instrumento público.
      6- Acto o Contrato.
      7- Nombre y apellidos de los otorgantes. En caso de actas y protocolizaciones se consignará el nombre de la persona física o jurídica que lo solicita.
      8- La información solicitada en los numerales b, d1, d2, d3, d4 y d5 de este artículo, deberá consignarse en números arábigos.

  7. Patricia • 22 octubre, 2019

    Buenas, tengo una duda. Qué pasa si un índice es enviado por correo certificado y por un error involuntario no se le pone el sello blanco? Se puede subsanar ese error, ya que eso no aparece en el reglamento sobre la presentación de indices. Gracias.

  8. betty • 25 agosto, 2019

    hola una consulta lic. cuando hay un error en la escritura por ejemplo, se imprime al revés, se reporta en el indice, no corre y en la escritura como corrijo.

    • Silvia Pacheco • 25 agosto, 2019

      Cuando por cualquier motivo el texto impreso de una escritura debe ser anulado, efectivamente se puede indicar NO CORRE tanto en el Protocolo como en el Indice. Lo importante es que el Notario no haya autorizado ese instrumento con su firma. Incluso las partes pueden haberlo firmado, pero si falta la firma del Notario, sería cuestión de volver a imprimir la escritura y que sea suscrita por las partes comparecientes, y por el Notario.

  9. Jeannette Lizano • 25 marzo, 2019

    Licda. Si no se presentó en los 5 dias de la quincena siguiente, escritura que no se reportó en la segunda quincena de febrero. Que sucede. Hasta en el primer día de gracia, me di cuenta. Debe haber alguna solución.

    • Silvia Pacheco • 28 marzo, 2019

      Estimada doña Jeannette, Así encontramos regulado el tema de la omisión de declaración de escrituras en el índice de instrumentos públicos: “b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.” Lamentablemente no existe prevista alguna otra solución.

  10. Andres • 07 enero, 2019

    buenas, Mi consulta es, en la primer quincena de diciembre se presento normalmente el indice, pero por error se incluyo en esta quincena, una escritura que corresponde a la segunda quincena, (fue otorgada en fecha 17 de diciembre) me percate de ello hasta que estoy confeccionando el indice de la segunda quincena, en ese caso cual seria la manera correcta de corregir este error. Gracias de antemano.

    • Silvia Pacheco • 08 enero, 2019

      EStimado Andrés, Nos parece que el hecho de que usted declarara por error una escritura otorgada el 17 de diciembre en el índice de la I quincena no es tan serio, como cuando lo que sucede es que el notario omite declarar un instrumento. Pensamos que debería volver a declarar esa escritura en el índice de la II quincena de diciembre. En el artículo 8 del REglamento para la presentación de índices no se contempla expresamente este error. Podría ser que mediante una nota en el índice correspondiente a la II quincena de diciembre se señale esa inclusión que por error se hizo de la escritura número xxx en el índice de la I quincena de diciembre. Sin embargo, le recomendamos que mejor realice la consulta directamente en el Archivo Notarial del Archivo Nacional. EStamos seguros que los funcionarios con mucho gusto podrán sugerirle la mejor forma de solventar esta situación.

  11. Rebeca • 07 octubre, 2018

    Estimada Licenciada, mi consulta es sobre las escrituras que no se enviaron en el indice y que ya transcurrió el plazo para realizar un indice adicional-declaracion jurada. Solo se indica que ya no se pueden agregar, pero que llega a suceder en ese caso, pues me indicaron en el archivo que eso debo subsanarlo al finalizar el tomo del protocolo. Gracias.

    • Silvia Pacheco • 08 octubre, 2018

      Cuando se omite la declaración de una escritura en el índice, solamente existe la posibilidad de subsanar la omisión dentro de los cinco días oficiales de presentación del índice correspondiente a la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se dio el problema. Superado ese plazo, efectivamente no existe forma ya de declarar esos instrumentos otorgados. Algunos colegas nos han indicado que una manera de evidenciar la existencia de los mismos es mencionándolos en la nota de cierre del protocolo. Sin embargo, lo que tenemos entendido, es que ello no evitaría que eventualmente se pueda seguir algún tipo de proceso disciplinario contra el notario que omitió declararlos oportunamente en el índice notarial.

  12. TANIA • 30 junio, 2017

    Hola
    Buenas que se debe hacer en el caso de omitir una escritura y ya presentaste la quincena inmediata y ya casi debes presentar la siguiente..
    me gustaría que me ayuden

  13. kik • 20 junio, 2017

    Una pregunta, qué pasa cuando se da el caso del artículo 94, es decir una parte firma pero la otra se niega , Se dice que el notario “consignará la razón correspondiente al pie o al margen.” Entonces mis preguntas son dos: El notario al pie pone después de las firmas de las partes una razón indicando que una de las partes se negó a firmar (sin indicar razón??) y esa nota la firma quien el notario únicamente?? Porque creo que en esos casos la escritura no se autoriza, y para no autorizarla no debería estar la firma del notario. Entonces en ese caso de hacer la razón indicando que una parte no firma imagino que será una razón después de la firma de la parte que sí firmó diciendo “el suscrito notario no autoriza la presente escritura porque fulanito de tal se negó a firmar” y firma imagino. Si alguien me ilustra en la forma correcta de hacer esto lo agradeceré.
    Y la otra pregunta como reporta uno eso en el indice pues si una parte no firma y es un solo acto, no hay forma de autorizar parcialmente, cómo se solventa eso a nivel índice, es un caso que nunca me había pasado y me genera dudas.

  14. Lic. Jorge Brenes • 04 mayo, 2017

    Buenas tardes, Licda Silvia, que pasa cuando no se reporta una escritura en el indice de la quincena correspondiente, y se reporto en el indice siguiente, se debe presentar dos nuevos indices mas una declaración jurada pregunto esto porque la tabla de corrección de errores no lo indica, máxime que hasta ahora me di cuenta pues archivo no me había indicado el error hasta ahora

    • Silvia Pacheco • 05 mayo, 2017

      Estimado don Jorge, En relación a su atenta consulta nos permitimos copiar a continuación texto del inciso b) del art. 8 del Reglamento para la Presentación de Indices No. 37769-C . Como constatará para enmendar la omisión en la declaratoria de un instrumento público es presentar lo que se llama un INDICE ADICIONAL con la información de dicha escritura omitida y además una declaración jurada firmada por usted , haciendo constar la existencia y validez del instrumento. Ahora bien, es importante tomar nota que la corrección de este error UNICAMENTE es posible realizarla a más tardar dentro de los 5 días de presentación del índice de la quincena inmediata siguiente a aquélla en la que se hiciera la omisión. Si el error se produjo hace varias quincenas, ya no sería posible subsanarlo.

      • Marcela • 13 marzo, 2019

        Entonces que pasa despues de esos 5 dias de gracia, que sucede si y ano se puede subsanar?

        Gracias!

    • Silvia Pacheco • 05 mayo, 2017

      Olvidamos copiar el texto de la norma indicada, inciso b del artículo 8 del Reglamento para la Presentación de Indices. Es la siguiente:: b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior.

  15. Enrique • 17 noviembre, 2016

    Pregunto,
    En el caso de co notariado, entiendo que quien reporta el conotariado es el notario en cuyo tomo consta la escritura. Ahora bien, que pasa con el co notario que no es el que tiene el tomo, debe reportar en su índice o no????
    Esta duda me queda porque me indicaron que un índice no se acredito y es un índice que reporte como no se cartuló, confiado en que era el colega el que reportaba.
    Si debía yo reportar en mi índice el conotariado en el tomo del colega, cómo se corrige ese error, por declaración jurada?

    • Silvia Pacheco • 25 noviembre, 2016

      Estimado Enrique, El art. 53 del Reglamento de Presentación de Indices responde con claridad a su atenta consulta. Nos permitimos transcribirlo a continuación: Artículo 53. Índices. Las escrituras autorizadas en conotariado, deben ser reportadas en el índice del notario en cuyo protocolo se asentó el instrumento, de conformidad con el Reglamento para la presentación de Índices del Archivo Nacional.

  16. Lila • 29 julio, 2016

    Pregunto, si uno imprime una escritura que quedó mal por ejemplo se salió del margen, entonces no la firma sino que la vuelve a tirar, eso se reporta?? Cómo se maneja el tema de el No corre y si eso cuenta en la numeración, si solo se deja la escritura mal impresa sin un no corre se puede repetir el número en la impresión siguiente

    • Silvia Pacheco • 01 agosto, 2016

      Estimada Lila. Las escrituras que por algún motivo no pudieron hacerse valer, sea por problemas de impresión o porque alguna de las partes no la quiso firmar, etc deben reportarse como NO CORRE. En cuanto a si el número asignado a dicha escritura debe reasignarse a la siguiente escritura válida, sabemos que hay colegas que así lo prefieren Otros, por el contrario, optan por continuar con la numeración de manera que si la escritura cuatro fue un “NO CORRE”, la siguiente escritura será la número cinco. En el Archivo Nacional nos han indicado que no existe ningún problema en hacerlo de cualquiera de los dos modos.

      • Lila • 03 agosto, 2016

        Caramba, es que he venido no reportando las escrituras que quedan mal impresas y que por tanto no se firman, porque en realidad no son instrumentos públicos, es decir, siempre deben ser reportadas como NO CORRE?? Existe un fundamento jurídico para ello??

        • Silvia Pacheco • 03 agosto, 2016

          Estimada doña Lila, en el Archivo Nacional nos indican que efectivamente la obligación es la de reportar en el índice exclusivamente las escrituras válidamente otorgadas. En relación con las escrituras “no corre” o “anuladas”, cuando el notario les asigna un número consecutivo, aunque no es obligatorio reportarlas, ellos en el Archivo Nacional le piden al notario que aclare si se está “saltando” escrituras o si se trata de instrumentos anulados. En ese sentido, prefieren que se declaren en el índice tanto los instrumentos válidos como los “no corre”. Ahora bien, cuando el notario “repite” la numeración de aquellas escrituras anuladas, como en esos casos, no se pierde la consecutividad en el reporte de escrituras en el índice, en el Archivo Nacional no tienen problema en aceptarlos.

          • Lila • 03 agosto, 2016

            Muchas gracias Doña Silvia, mi temor era que al encontrar escrituras NO CORRE, pero que no fueron reportadas, eso sí, las válidas van todas con numeración consecutiva, me pudiera generar una sanción de parte de la DNN. Es que tengo que entregar mi primer protocolo, y un colega me hizo ver que el poner no corre y no reportar en el indice podía ser un problema.
            Supongo entonces que si los instrumentos válidos todos están reportados y en numeración consecutiva, no tendré problemas?

            • Silvia Pacheco • 03 agosto, 2016

              Efectivamente no debería tener ningún problema en el Archivo Notarial al momento de gestionar su nuevo protocolo.

  17. Katia Rosales • 11 junio, 2014

    Buenos días Licda. Pacheco:

    La declaración jurada por errores como no indicar que se actuó en co-notariado debe hacerse ante Notario Público ?

  18. VIVIANA • 10 junio, 2014

    Hola, saludos y gracias por su valiosa ayuda. Pregunta: En el caso de un RETIRO SIN INSCRIBIR, se debe de hacer la nota en el indice o notificar al Archivo, como si sucede en un adicional por ejemplo?.. gracias.

    • Silvia Pacheco • 10 junio, 2014

      Muy interesante la consulta. Los retiros sin inscribir en realidad no implican – por sí mismos- la anulación de la escritura en trámite. Podrían existir otras causas por las cuales una persona solicita al notario suspender la tramitación registral de un instrumento público, sin que se afecte la validez del instrumento otorgado. Ahora bien, si lo que efectivamente sucedió fue que las partes acordaron rescindir o modificar el acto o contrato con la correspondiente instrucción para que se retire el testimonio respectivo del trámite registral, entonces lo que correspondería reportar en el índice quincenal es el otorgamiento de la escritura de rescisión o modificación adjuntando la boleta correspondiente con los datos solicitados por el Archivo Notarial.

  19. Ivania Vargas • 10 junio, 2014

    Loicda. Pacheco. Muchas gracias por la informacion, solo tengo una duda: Los testamentos que deben adjuntarse al indice se indica en la nota que es “una copia simple del testamento”, sin embargo a menos que hace poco se haya mo0odificado, exigen que sea en papel de seguridad, o me equivoco?

    Gracias

    • Silvia Pacheco • 10 junio, 2014

      Estimada doña Ivania, Acabamos de consultar al Archivo Notarial y nos indican que la copia del testamento no tiene que ser impresa en papel de seguridad. Hace un tiempo exigían la presentación del TESTIMONIO del testamento con transcripción de firmas y engrose, pero con la entrada en vigencia de la versión actual del Reglamento de Presentación de Indices en agosto del año pasado, se estableció que es suficiente con la copia simple del testamento, puede ser obtenida directamente de la matriz en el Protocolo o bien impresa desde un procesador de palabras sin necesidad de engrose, ni transcripción de firmas. Lo que no puede faltar – en el caso de índices presentados en formato papel – es la firma y sello del notario que autorizó el testamento. Copiamos para su mejor conocimiento texto inciso a) del art. 9 del Reglamento de Presentación de Indices: Artículo 9.- Información adjunta: a- Con base en los artículos 25 y 143 inciso j) del Código Notarial, si en el índice se informa el otorgamiento de un testamento, se adjuntará la ficha descriptiva que facilita el Departamento Archivo Notarial y copia simple del instrumento público, firmado y sellado por el Notario, con el fin de integrar la información al registro de testamentos.

  20. LIC. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA BOZA • 10 junio, 2014

    Si se reporta un testamento por medio electrónico y el adjuntar la copia del testamento la hace el programa index automáticamente como se hace para enviar dicha copia firmada y sellada por el notario

    • Silvia Pacheco • 10 junio, 2014

      Tanto los índices que son enviados en forma electrónica a través de Index, como la documentación adjunta que debe presentarse en algunos casos como cuando se reporta un testamento, no deben cumplir con el requisito de ser “firmados”, ni “sellados” por los notarios, toda vez que la autoría de los mismos se entiende que queda “comprobada” o “autenticada” desde el momento en que el notario utiliza su clave personal para la utilización del sistema. Así lo vemos establecido en el art. 12 del REglamento para la Presentación de Indices: “Artículo 12.- Formalidades del documento: El índice electrónico deberá cumplir con las siguientes formalidades. El Notario Público deberá utilizar la firma digital o la clave que se le entregará para acceder al programa que autoriza el envío de índices de instrumentos públicos por Internet. El Notario deberá guardar la confidencialidad de esta clave, y queda bajo su entera responsabilidad el manejo que le dé. Para efectos de la presentación de índices por medio de este formato, el uso de la clave correspondiente presume que el índice fue debidamente firmado por el Notario a quien se le asignó la clave.”