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Entraron en vigencia reformas al Reglamento del Presentación de Índices

Indices deberán imprimirse en papel de seguridad

Nuevo procedimiento para corrección de errores en índices

El pasado sábado 22 de enero entraron en vigencia las reformas que al Reglamento de Presentación de Indices, se establecieran en el Decreto Ejecutivo No. 36246-C publicado en La Gaceta del 22 de noviembre del año pasado.

Reiteramos a continuación, algunos de los cambios más relevantes introducidos:

CORRECCION DE ERRORES EN INDICES

Se diferencian en tres categorías, los errores posibles de ser cometidos en la confección de índices, estableciéndose para cada una, el procedimiento para su corrección:

1. Simples errores materiales

2. Omisión de escrituras

3. Otros errores

Los así llamados “SIMPLES ERRORES MATERIALES” son aquellos en los cuales el notario informa equivocadamente la quincena, el mes o año a que se refiere el índice, el número de tomo, de folio, de instrumento público, carné del Notario, nombre o apellidos del Notario o la consignación invertida de los apellidos de las partes.

Este tipo de errores podrá corregirse de dos formas:

1) Mediante nota al pie del índice respectivo, que consignará y firmará el Notario.

2)  Mediante carta que remitirá el Notario al Archivo Notarial con clara indicación de la quincena que se corrige y la forma correcta en que deberán leerse los datos errados.

La OMISION DE ESCRITURAS se produce cuando el notario no reporta dentro de algún índice la totalidad de escrituras otorgadas en la quincena.  Para subsanar este problema, debe el notario presentar un índice adicional con los datos de las escrituras omitidas.   Además deberá emitir una declaración jurada haciendo constar la existencia y validez de los instrumentos omitidos. Por motivos de seguridad jurídica, únicamente se tendrá oportunidad para subsanar la omisión de escrituras dentro del plazo de presentación del índice de la quincena  inmediata siguiente a aquélla en la que se dio la omisión.  Después de ese plazo, no podrá corregirse la omisión.

La corrección de OTROS ERRORES, entre estos, la hora, la fecha, el tipo de acto o contrato, nombres de las partes, existencia o datos de los conotarios; se verificará por medio de una declaración jurada en la que el Notario especificará claramente la información que se corrige y la forma como deberá leerse correctamente.

Consultamos al Archivo Nacional los requisitos de la declaración jurada que en los casos antes indicados deberá emitirse y nos señalaron que el texto de la misma queda a discreción de cada Notario.  Unicamente se requiere que sea expedida en papel de seguridad.

NUEVA FORMALIDAD: EN PAPEL DE SEGURIDAD NOTARIAL

Se adiciona como formalidad de los índices presentados en formato papel, conjuntamente con la obligación del notario de firmar y estampar su sello blanco, la impresión del índice en papel de seguridad notarial, siempre en forma horizontal, a máquina con letra de tamaño visible y sin borrones, tachaduras, enmiendas, ni entrerrenglonaduras.

ESCRITURAS ADICIONALES

Cuando se declaren en un índice, escrituras que de alguna forma adicionen, modiquen, corrijan o rescindan escrituras públicas otorgadas con anterioridad ante el mismo Notario u otro colega, se establecen dos posibles situaciones:

 1)  En caso de que el tomo de protocolo donde consta esa escritura adicionada o rescindida esté depositado en el Departamento Notarial del Archivo Nacional, deberá el Notario adjuntar al índice, una boleta con los datos de referencia de la escritura adicionada o rescindida a fin de que los funcionarios del Departamento Notarial se encarguen de introducir una nota estableciendo la relación entre ambos instrumentos jurídicos.

2) En caso de que el tomo de protocolo donde consta la escritura adicionada o rescindida no esté depositado en el Departamento Notarial del Archivo Nacional, el Notario deberá dar fe de dicha circunstancia con lo cual se le excusará de brindar los datos de referencia del instrumento adicionado o rescindido. En este caso, será responsabilidad del notario, informarle al Notario, depositario del protocolo, para que consigne la razón correspondiente.

La dación de fe podrá incluirse en el mismo índice en el cual se declaren las escrituras adicionales, y deberá ser firmada y sellada por el notario.

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

18 de 18 Comentarios

  1. Gabriel Isaac Zelaya López • 17 octubre, 2016

    Muchas gracias por la información, muy valiosa.

  2. Martin Hernández • 14 febrero, 2011

    En cuanto a los usuarios de Index como debemos cumplir con estos requisitos en igual forma, no me queda claro en cuanto a este servicio.

  3. Maritza • 01 febrero, 2011

    LA OMISIÓN DEBE CORREGIRSE EN LA SIGUIENTE QUINCENA, ¿QUÉ PASA SI POR ALGUNA CIRCUNSTANCIA NO SE HACE?

  4. Licda. Linneth Sanabria • 01 febrero, 2011

    Por favor aclarar como hacemos a través de INDEX, cuando hay rescisión y adición????

  5. Sandra Obando • 28 enero, 2011

    Gracias. Según lo leído anteriormente los que usamos INDEX, se sigue igual.
    Mi duda es en cuanto a si se residende una escritura de otro notario la dación de fe, el mismo sistema la pide, o hay que hacer algo adicioanal.
    Gracias

  6. KATTIA MUÑOZ ZUÑIGA • 27 enero, 2011

    Buenas tardes.¿COMO SABER SI RESCINDO ESCRITURA DE OTRO NOTARIO,SI SU PROTOCOLO DONDE CONSTA LA ESCRITURA QUE RESCINDO ESTA DEPOSITADO O NO?

  7. Lic. J.R.Sancho Juárez • 27 enero, 2011

    GRACIAS A MASTER LEX, POR LA INFORMACIÓN.- ES OPORTUNA, CLARA Y MUY NECESARIA

  8. Andrés Montejo • 26 enero, 2011

    ¿Como se hace la dación de fe indicada en los casos de entrega de índice en la vía digital?

  9. Lisidia Villalobos Loria • 26 enero, 2011

    Me podrían aclarar que pasa cuando se adicione o rescindan una escritura del mismo tomo, como se da fe en el índice. Será mediante una nota…
    Por favor aclare este punto.

  10. Licda, Angela A Leal Gómez • 26 enero, 2011

    Hola Buenos días, tengo entendido y según el reglamento, la presentaciòn de indice en papel de seguridad es unicamente para los notarios que presentan el informe por medio del correo o entrega directa en el Archivo. Para los que presentamos el indice por medio del Index, no hay variación.
    Me podria aclarar mas a fondo el punto, Gracias

  11. Oscar Venegas • 26 enero, 2011

    Estará disponible el formulario para escrituras adicionales en el envío digital?

  12. Rosa Isela • 26 enero, 2011

    Reiterar la consulta que pasa con los que enviamos el indice con su representada en cuanto a que debe ser en papel de seguridad???

    Gracias,

  13. Raquel Mayers • 26 enero, 2011

    Por favor quisiera que nos respondan que pasa con los que tenemos contratado el servicio de Index.

    Gracias.

  14. Administradora del blog • 25 enero, 2011

    La nueva formalidad del papel de seguridad notarial aplica únicamente a los índices que se presenten en formato papel. Los que utilizan el sistema INDEX para el envío digital no tienen que cumplir con este requisito. Precisamente, fue la constatación de que mientras los índices digitales sí permitían asegurar la identidad del notario remitente (al requerirse el uso de un nombre de usuario y clave) los presentados en formato papel no ofrecían esa misma garantía. Por ello se estableció, para los índices que se presentan en formato papel, este nuevo requisito del papel de seguridad notarial.

  15. Juan Ignacio Mata Centeno • 25 enero, 2011

    No me queda claro el procedimiento a utilizar en caso de que se rescinda una escritura. Cómo se procede si yo formalizo una escritura y posteriormente en el mismo protocolo, se rescinde el acto?. Simplemente reporto en el indice correspondiente la rescición o debo de hacer una gestión adicional ante la DNN?

  16. Raymundo Macis • 25 enero, 2011

    Buenas tardes,
    ¿Si uno tiene el servicio del Archivo Nacional para mandar índices en línea, debo presentarlo en papel de seguridad impreso?
    Muchas Gracias.-

  17. VIVIANA • 25 enero, 2011

    Pregunto, el Departamento de Indices, le indica a uno como notario si el tomo del notario está o no depositado

  18. Allan Coto • 25 enero, 2011

    Buenas, qué pasa con los que mandamos el índice por medio de Index? Qué variaciones tendremos? Qué pasa con el papel de seguridad?