EL BLOG JURÍDICO DE COSTA RICA

En relación con el uso de papel de seguridad en autenticaciones y certificaciones de copia

i. Setiembre, L. 2014, Notarios, Noticias MasterLex

24 Comentarios
Nos escribe sobre este particular el Dr. Herman Mora Vargas.   Transcribimos literalmente para los interesados en el tema, tomando en cuenta que de acuerdo con el aviso de la Dirección Nacional de Notariado, mañana 1 de octubre entran a regir las nuevas disposiciones. ——————————————— “Pienso que la función de dirección, inclusive de administración de […]

Para ver el texto completo se debe estar suscrito.

SEGUIR LEYENDO

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

24 de 24 Comentarios

  1. Katty • 15 octubre, 2014

    Muchas gracias Licenciada Pacheco, por su atenta aclaración, Saludos,

  2. Katty • 15 octubre, 2014

    Buenos días, tengo una duda a ver si me ayudan.. El requisito de papel de seguridad es solo para certificación de copias y autenticacion de firmas o huellas en documento privado. Pero por ejemplo cuando uno realiza un contrato de opcion de compra venta o un contrato de alquiler o una carta venta donde siempre las firmas van autenticadas, también deberá hacerse la autenticación de las firmas de ese contrato en papel de seguridad? Agradezco la colaboración, de quien pueda aclararme mi duda. Saludos

    • Silvia Pacheco • 15 octubre, 2014

      Si quien autentica las firmas de las partes del contrato de opción de compara venta o de alquiler, etc actúa en su calidad de ABOGADO (no como NOTARIO) no tendría que imprimir la razón de autenticación en papel de seguridad. Si por el contrario, la autenticación la realiza el profesional en Derecho como NOTARIO sí tendrá que imprimir la razón de autenticación en papel de seguridad y adherirla con goma al resto de folios que integran el contrato otorgado.

  3. Lic. Ligia Gamboa • 09 octubre, 2014

    A modo de propuesta para la Dirección Nacional de Notariado: podría analizarse la posibilidad de que se ofrezcan diferentes formatos de papel de seguridad, en tamaño oficio para testimonios, pero también en tamaño carta para autenticaciones de documentos o fotocopias. También pensar en ofrecer formularios preimpresos. Así el notario utiliza el adecuado para el caso específico. Porque en estos días he caído en cuenta que el folio oficio la mayoría de las veces es excesivo para el espacio que se utiliza en la razón de autenticación, que es de pocas líneas.

  4. HeylenZamora Jiménez • 01 octubre, 2014

    Que delicado si por ejemplo, yo certifico una copia de cédula, y un artista la despega y adhiere la copia de otra? Claro, se deja copia de lo que certifico (más gasto de papel), pero eso no evita que dentro de un tiempo pueda llevarme tremendo susto, cuando me abran una causa por certificar como tal una copia de cédula que no es: son cosas que pienso como Notaria, el riesgo que corro, hay que tener sumo cuidado con eso, de manera que en caso dado, exista prueba como demostrar que actué

  5. Lic. Alfredo Bolaños • 01 octubre, 2014

    En relación con la autenticación de firmas, es conveniente que se aclare que el requisito del papel de seguridad se exige, cuando es un Notario Público quien autentica una firma. Obviamente NO ES NECESARIO, SERIA ILÓGICO, CUANDO SE TRATA DE LA AUTENTICACION DE UNA FIRMA POR PARTE DE UN ABOGADO. Algunas instituciones están pretendiendo exigir el uso de papel de seguridad en autenticaciones que hacemos los Abogados

  6. Jaime Rojas • 01 octubre, 2014

    Interesante esto de la posibilidad de autenticación de firmas como abogado. Pareciera ser la solución al problema en todos aquellos casos en los que expresamente no se solicite la autenticación notarial. Una pregunta, existe alguna razón o texto obligatorio que deban utilizar los abogados cuando autentican firmas? Están establecidos los honorarios a cobrar en estos casos?

    • Silvia Pacheco • 01 octubre, 2014

      No tenemos conocimiento de que exista un texto sugerido o recomendado para el acto de autenticación que realiza el abogado como sí existe cuando es el notario quien lo otorga. En ese sentido pareciera ser suficiente con que el abogado establezca la frase: ES AUTENTICA. en forma previa a su firma. En cuanto a los honorarios profesionales a cobrar, en uno u otro caso, encontramos que se encuentra expresamente previstos en los artículos 59 y 92 del Arancel de honorarios vigente. Los transcribimos a continuación para su mejor conocimiento. El primero comprendido dentro de la sección de ACTOS DE ABOGADO y el segundo en el Capítulo III referido a HONORARIOS DE NOTARIO. Interesante notar una pequeña diferencia pues mientras en el art. 59 solamente se señala el monto a cobrar de 15,000 en el art. 92 se especifica que dichos honorarios corresponden ser cobrados POR CADA FIRMA autenticada. “Artículo 59.- Autenticación de firmas: Toda autenticación de firma devenga un honorario mínimo de quince mil colones.” “Artículo 92.- Autenticación de firmas. La autenticación notarial de firmas en un documento devengará honorarios mínimos de quince mil colones por cada firma.” Aunque a decir verdad en el art. 59 vemos que se utiliza el singular: TODA AUTENTICACION DE FIRMA. El art. 92 por el contrario se refiere a la AUTENTICACION DE FIRMAS especificando que se trata de 15,000 por cada una. EN CONCLUSION: Consideramos que tanto en la autenticación que realiza el abogAdo como el notario deben cobrarse 15,000 por cada firma autenticada.

  7. HUGO LUIS LEVY MENA • 01 octubre, 2014

    Muy acertado el artículo …… la función del papel de seguridad se cumple en cuanto a la autenticidad del Notario Autenticante, más es conveniente que en el texto de la Autenticación se haga mención obligatoriamente de o de los documentos a que se refiere la misma.-

  8. Gabriela Jiménez S. • 01 octubre, 2014

    Concuerdo con el criterio del Dr. Mora, el tema de la reforma del artículo 32, viene generado en vista de las malas prácticas notariales, el Consejo Superior Notarial dispuso que las certificación de copias y las autenticaciones notariales se debe realizar de manera exclusiva en papel de seguridad, en vista de las crecientes denuncias contra notarios por parte del Registro Nacional quien se ha percatado de las irregularidades en el tema, y no en aras de perjudicar a la ya compleja y delicada función notarial.
    Si bien debe existir una unidad del acto de autenticación, el caso que expone el Dr. Mora es totalmente acertado, en la realidad costarricense tenemos una alta posibilidad de la existencia de las certificaciones “express”, actuar incorrecto pero posible en nuestro ejercicio.

  9. Federico Mata • 01 octubre, 2014

    Excelente comentario. Puso el dedo en la llaga. Si lo que querían era evitar la comisión de fraudes, más bien están abriendo un portillo ilimitado para que notarios deshonestos anden “disparando” folios con razones de autenticación. Lo que me lleva a reiterar mi comentario de que el único interés de la D.N.N. parece ser recaudar veladamente un tributo por cada autenticación.

  10. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 01 octubre, 2014

    Una consulta: Cuando un cliente nos otorga un poder especial judicial, debe de ir autenticado, cuando lo autentica un colega en este caso podemos omitir el papel de seguridad, o solo sera necesario que la autenticacion la dé como abogado, en ese caso solo debe de llevar sello de tinta? Me ayudan por favor con esta duda, ya que los juzgados estan muy estrictos con los poderes. Gracias

    • Silvia Pacheco • 01 octubre, 2014

      El tema de si corresponde tanto a los abogados como a los notarios la facultad de autenticar firmas no se encuentra totalmente claro en la legislación. Hace unos años la Comisión de Notariado del Colegio de Abogados señaló que el Código Notarial depositó exclusivamente en los Notarios la posibilidad de autenticar firmas (art. 111) debiendo – por ello – tenerse por derogadas tácitamente todas las normas anteriores a la publicación del Código Notarial, en las cuales se contempla la posibilidad de autenticación por parte de los abogados. Sin embargo, en abril del año pasado, la Sección Primera del Tribunal Contencioso Administrativo estableció en sentencia número 33-2013-I lo siguiente: “No puede dejar de señalarse que la autenticación de firmas en nuestro ordenamiento jurídico no es una facultad exclusivamente notarial, dado que multiplicidad de normas de rango legal, como el Código Procesal Civil (artículos 114, 116 y 118) y la Ley General de la Administración Pública (artículo 283), entre otras, establecen con claridad que la autenticación de firmas la realiza el abogado, cuestión que solo por esta razón hacía innecesaria toda esta litis.” En nuestra humilde opinión, los poderes especiales judiciales no requieren de su inscripción registral para surtir efectos, por lo que pensaríamos que un abogado puede perfectamente autenticar la firma del poderdante, en cuyo caso – evidentemente – no tendría que utilizarse ni papel de seguridad notarial, ni sello blanco. Suficiente con la firma del abogado, la indicación de su carné profesional y el pago de timbre de Colegio de Abogados a razón de 250 colones por cada firma autenticada.

  11. Doris Araya Alfaro. • 01 octubre, 2014

    Buenos días.
    Estimados colegas.
    Sin son tan ambles tengo dos dudas respecto al uso de papel de seguridad a partir de mañana para las certificaciones de copias y autenticaciones.
    Respecto al primer caso esta claro, pero en cuanto a las autenticaciones de firmas tengo dos dudas y les agradecería si me las pueden aclarar.

    1- Supongo que estamos hablando únicamente de aquellos documentos en los cuales las mismas se realicen como notarios, y no como abogados, ejemplo la firma de un contrato privado esa autenticación debe realizarse en papel de seguridad o no.
    2- Ahora bien mi otra duda es si lo que voy a realizar es una autenticación porque simplemente no se realiza el documento en papel de seguridad, porque realizarlo en una hoja común y corriente y hacer la autenticación en papel de seguridad no entiendo.

    Les agradecería mucho si me pueden aclarar porque simplemente no lo tengo claro.

    Les deseo un lindo día y de antemano les doy mi mas sincero agradecimiento.

    Licda Araya

    • Silvia Pacheco • 01 octubre, 2014

      La obligación de utilizar papel de seguridad para la autenticación de firmas aplica exclusivamente cuando la autenticación la realiza un notario. En caso de que sea un abogado quien autentica, posibilidad que según nuestra legislación pareciera existir junto con la autenticación notarial, no tendría que cumplirse con este requisito de seguridad. Sería suficiente con la firma del abogado y la consignación de su carné profesional. Ni siquiera pareciera que el sello de tinta sea necesario en este caso pues no está expresamente estipulado en ninguna norma. En cuanto a la segunda inquietud, coincidimos en que en los casos en los que el documento a autenticar pueda ser impreso en papel de seguridad, perfectamente podría hacerse así a fin de consignar al final la razón de autenticación como parte del mismo documento. El problema se presenta sobre todo cuando se trata de autenticar firmas en fórmulas preimpresas, por ejemplo de Tributación, Bancos, etc.. y en las que expresamente se pide que la autenticación sea NOTARIAL. Correspondería consignar, según la nueva redacción del art. 32 de los Linenamientos, la razón de autenticación notarial en un folio de seguridad y adherir dicho folio con pegamento al formulario donde conste esa firma o firmas que están siendo autenticadas.

  12. Ricardo Badilla • 30 septiembre, 2014

    Debemos tener en cuenta que algunas actividades notariales, como las certificaciones y autenticaciones, no necesariamente se dan en la comodidad de la Oficina, por el contrario, son actividades que en la mayoría de los casos en las instalaciones y oficinas de nuestros clientes.
    El riesgo de que el papel de seguridad esté viajando por cualquier calle, es mayor que el riesgo que se quiere evitar.
    Como bien lo indican en un comentario precedente, lo ideal es en el mismo documentos o al pie de la firma, pudiendo establecer la necesidad de llevar un control de consecutivo de dichos actividades

  13. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 30 septiembre, 2014

    Totalmente de acuerdo con la licenciada Camacho. En mi caso particular, si tengo que autenticar varios documentos como un pasaporte, se menciona la cantidad de folios, asi siempre ha sido, esto con el fin de evitar que suelten el papel de seguridad, y se hace un relato a que obedecen las copias. Agradeezco los comentarios de Lic, Mora siempre son muy enriquecedoras, gracias a la LIC. Pacheco por su ayuda gracias son de mucha ayuda.-

  14. Lic. Marcelo Vega Acuña • 30 septiembre, 2014

    Yo estoy totalmente de acuerdo con lo, y valga la redundancia, acordado por la DNN en cuanto al uso del papel de seguridad, pues el que un Notario, en forma irresponsable, facilite pliegos de papel notarial con su sello y firma a su asistente, a fin de que este puede realizar diversos trámites, por ejemplo en el Registro, sin la necesidad de la presencia del fedatario, no es motivo para estar en contra de dicho Acuerdo. Eso más bien nos demuestra que ese Notario, al hacer lo que hace, está autenticando algo que ni siquiera está viendo, infringiendo con eso la Ley. Pero ese es su problema y de nadie más.
    Sí pienso que se debe de conservar, por decirlo así, “la unidad del acto de la autenticación,” es decir la estampación de la firma en el documento que se está autenticando, aquel sobre el cual yacen las firmas que están siendo autenticadas, como lo dice el estimado Colega Dr. Herman Mora Vargas. Pero para eso, yo, además de pegar con goma mi papel de seguridad con lo que voy a autenticar, también pongo entre uno y otro mi sello blanco y mi sello de hule, así como mi media firma en todos y cada uno de los papeles, y con ello, doy fe de que esas firmas sí fueron hechas delante de mí y no se va a permitir el que las partes puedan adjuntar algunas otras hojas más.
    Como en todo lo que hace Master Lex, excelente este artículo. Felicito a la Lcda. Silvia Pacheco por traernos los mismos para nuestro conocimiento.
    Saludos a todos los y las colegas.

  15. Vilma Camacho • 30 septiembre, 2014

    Desde que se nos comunicó la reforma del artículo 32, aunque no lo diga el texto de dicho artículo, entendí que al autenticar las firmas o fotocopias en el papel notarial es claro que debe hacerse una breve mención del documento o las firmas que se autentican y así pienso hacerlo. En cuanto al comentario del colega Pizarro, la duda es válida, pero opino que la autenticación se hace en un solo papel haciendo mención de la totalidad de lo que se autentica.

  16. Luis Alberto Arias • 30 septiembre, 2014

    La función notarial de “autenticar” firmas o copias de documentos, debe evolucionar con la tecnología y la practicidad de la función. Las más de las veces, las mismas instituciones del Estado solo dejan un pequeño campo para autenticar una firma donde se requiere la de un notario publico. No obstante, los formularios no evolucionan o novan a evolucionado con esta nueva medida de la DNN.(Hay formularios de gobierno que todavía piden que se aporte la cédula jurídica de una empresa)

    Lamentablemente, siempre habrá notarios deshonestos que, como dice don Hernán, suministren su papel de seguridad firmados en blanco, para “múltiples propósitos. Entonces, si la medida de utilizar un “folio completo” de papel de seguridad, se cambiar al uso de una fórmula “especial”, únicamente para autenticar firmas como notarios, el riesgo se vería reducido, Como sabemos, la razon de autenticación es relativamente corta, por lo que quedaría sin usar más de la mitad de un folio, más la otra página libre, exponiéndose así a la alteración inescrupulosa del resto del espacio no utilizado.

    Mediante el uso de fórmulas específicas, ese riesgo se minimiza, pues solo se podrían utilizar para ese propósito específico.

    Por último, al costo del papel, anunciado próximamente para ¢ 269.00 hay que sumarlo los ¢ 250.00 del timbre de abogados que debe llevar la autenticación.

    Si evolucionaramos con la tecnologia, muy pronto deberíamos de tener “formulas de autenticación” y no un folio completo para autenticar una firma, con una razón que no toma más de 6 líneas de cada folio de nuestro papel de seguridad.

  17. Jorge Brenes • 30 septiembre, 2014

    Excelente comentario del colega Herman Mora, quiero agregar que en mi caso para solventar ese problema se deberia consignar en la razon de autenticacion de quien es la firma que se autentica valga la redondancia, para evitar ese tipo de situaciones

  18. Herminio Mora Barboza • 30 septiembre, 2014

    Bueno, con el respeto que se merecen mis colegas, me parece que la directriz es sana y conservadora, pero la misma no impide que se sellen y firmen los documentos que se someten a examen, es decir Certificio que: ¨las fotocopias que anteceden y que se refieren a …y que llevan mi sello y firma son…¨ con lo anterior es necesario que el Notario firme y selle también los documentos que autentica o certifica, se evita el servicio ¨expres¨ dado que obligatoriamente deberian llevar también la rubrica y sello del actuario debiendo estar presente para el acto.

    En el caso del ejemplo dado, podría ser que el interesado presente debidamente adherido todas las copias con goma y que el notario solo pegue su papel de seguridad al primer plano. No se es cuestion de facilitarse el trabajo y dar un excelente servicio al cliente. Saludos.

  19. E Jiménez • 30 septiembre, 2014

    Coincido con el criterio del Dr. Mora en cuanto a que debe existir una unidad del acto de autenticación, yo no le daría un folio sellado y firmado a nadie, pero como bien lo apunta el tratadista, en nuestro medio todo puede pasar.
    Pensemos además en la posibilidad de que alguien despegue el folio de papel de seguridad con cuidado, y lo pegue en otro documento, cómo evitar esto????? y sabemos que no bastan los sellos que su pudieran aplicar porque desgraciadamente los delincuentes perfectamente duplican un sello blanco o de tinta.

  20. Alexander Pizarro Molina • 30 septiembre, 2014

    Me parece muy acertado el comentario Mora Vargas. Pero también, a partir del análisis de la redacción de dicha reforma, comienzan a surgir nuevas dudas.

    Por ejemplo, es un requisito de la Dirección de Migración y Extranjería, que los extranjeros solicitantes de algún procedimiento deban aportar copia certificada de su pasaporte completo, que suelen ser entre 20 y 30 páginas.

    La redacción de la reforma del artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, no es clara, al indicar en su parte inicial que “la razón de certificación de copias”, y en su parte final “debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado”, como debe procederse cuando son varios folios los que se certifican.

    ¿Se debe adherir un solo folio de papel de seguridad que contenga la razón de certificación, y adherirlo a un folio de varios que se certifican en conjunto, sea el primero o el último? ¿ O debe adherirse un folio de papel de seguridad por cada folio del documento certificado?

    Muchas gracias por su pronta aclaración.