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En relación con el uso de papel de seguridad en autenticaciones y certificaciones de copia

Nos escribe sobre este particular el Dr. Herman Mora Vargas.   Transcribimos literalmente para los interesados en el tema, tomando en cuenta que de acuerdo con el aviso de la Dirección Nacional de Notariado, mañana 1 de octubre entran a regir las nuevas disposiciones.

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«Pienso que la función de dirección, inclusive de administración de una gestión humana, nunca es tarea  fácil. Se deben de considerar infinidad de alternativas y variantes que no siempre resultan sencillas a la hora de tomar una decisión. Además es fácil ser víctima de la crítica nociva y mordaz, que en el caso costarricense, últimamente se ha tornado  excesiva y en algunos casos, despiadada. Eso se puede concluir si analizamos con qué facilidad se critica a los políticos, y administradores del Estado, a veces  muy a la ligera y a mansalva.

En el caso que me ocupo, pienso en los señores miembros del Consejo Superior Notarial.    Mañana, primero de octubre, entrará  en vigencia una enmienda a los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial,  emitida por este órgano.  Se trata concretamente del art. 32 relativo a las autenticaciones y certificaciones de copia, para exigir  que la razón correspondiente y firma del notario se adhiera con pegamento en papel de  seguridad adicional al documento certificado o donde consta la firma que se autentica. El reformado  artículo 32 dice así:

Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado.

 Tal medida pienso, puede traer sus beneficios (intuyo qué eso es lo que se persigue con la reforma), pero también sus inconvenientes. Exigencias  semejantes se practican en otros países, con fórmulas para autenticaciones, por lo general más pequeñas adheridas al documento autenticado.   No creo que el costo adicional del papel deba entenderse como uno de sus inconvenientes. Algunas disposiciones, como la mencionada, enaltecen a mi juicio la función notarial y el costo de un pliego no puede ser una excusa para objetar  su efectiva implementación.

Sin embargo, vislumbro en qué podría tener inconvenientes la disposición comentada. En mi opinión la autenticación del notario o bien su firma en las certificaciones, debe de estar en el documento mismo que se autentica o certifica, justo ahí, en el primer caso, donde estas las firmas autenticadas. “Topográficamente” no deberían estar en otros documentos diferentes al espacio físico donde se da la razón de autenticidad. Resta confianza al cartulario autenticar en lugar donde no están las firmas. Imaginen un escenario, para nada lejano (lamentablemente en la práctica costarricense), como éste: me refiero por ejemplo, al caso de un notario que facilite  pliegos  de papel notarial con su sello y firma  a su asistente, a fin de que este puede realizar diversos trámites, por ejemplo en el Registro, sin la necesidad de la presencia del fedatario. Es decir pienso que se debe de conservar, por decirlo así, “la unidad del acto de  la autenticación,” es decir la estampación de la firma en el documento que se está autenticando, aquel sobre el cual yacen las firmas que están siendo autenticadas.  Siendo que no se previó, a mi juicio, esta disposición, al menos debió  exigirse  que el pliego adicional donde estampa la firma el notario, refiriera al documento que se certifica o autentica.

De suerte tal, ya no basta ahora con tener notarios que faciliten el tomo del protocolo, sino que podrán existir aquéllos que brinden folios previamente autenticados, a fin de que posteriormente sean adheridos a cualquier  documento donde se requiera la autenticación de firmas, las cuales, evidentemente, no habrán sido puestas en su presencia.  Para llamarlas de algún modo: autenticaciones “express”.

Disposición delicada me parece. Pero repito, no es fácil estar en los zapatos de quienes administran una función tan compleja y dinámica como la notarial.»

Artículo escrito por el Dr. Herman Mora Vargas.  Experto en Derecho Notarial.  Coredactor del Código Notarial.  Redactor del Libro Manual de Derecho Notarial. Miembro de la Academia Notarial Americana.  Profesor universitario en varias universidades de América Latina

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 24 Comentarios

  1. Lic. Marcelo Vega Acuña • 30 septiembre, 2014

    Yo estoy totalmente de acuerdo con lo, y valga la redundancia, acordado por la DNN en cuanto al uso del papel de seguridad, pues el que un Notario, en forma irresponsable, facilite pliegos de papel notarial con su sello y firma a su asistente, a fin de que este puede realizar diversos trámites, por ejemplo en el Registro, sin la necesidad de la presencia del fedatario, no es motivo para estar en contra de dicho Acuerdo. Eso más bien nos demuestra que ese Notario, al hacer lo que hace, está autenticando algo que ni siquiera está viendo, infringiendo con eso la Ley. Pero ese es su problema y de nadie más.
    Sí pienso que se debe de conservar, por decirlo así, «la unidad del acto de la autenticación,» es decir la estampación de la firma en el documento que se está autenticando, aquel sobre el cual yacen las firmas que están siendo autenticadas, como lo dice el estimado Colega Dr. Herman Mora Vargas. Pero para eso, yo, además de pegar con goma mi papel de seguridad con lo que voy a autenticar, también pongo entre uno y otro mi sello blanco y mi sello de hule, así como mi media firma en todos y cada uno de los papeles, y con ello, doy fe de que esas firmas sí fueron hechas delante de mí y no se va a permitir el que las partes puedan adjuntar algunas otras hojas más.
    Como en todo lo que hace Master Lex, excelente este artículo. Felicito a la Lcda. Silvia Pacheco por traernos los mismos para nuestro conocimiento.
    Saludos a todos los y las colegas.

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  2. Vilma Camacho • 30 septiembre, 2014

    Desde que se nos comunicó la reforma del artículo 32, aunque no lo diga el texto de dicho artículo, entendí que al autenticar las firmas o fotocopias en el papel notarial es claro que debe hacerse una breve mención del documento o las firmas que se autentican y así pienso hacerlo. En cuanto al comentario del colega Pizarro, la duda es válida, pero opino que la autenticación se hace en un solo papel haciendo mención de la totalidad de lo que se autentica.

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  3. Luis Alberto Arias • 30 septiembre, 2014

    La función notarial de «autenticar» firmas o copias de documentos, debe evolucionar con la tecnología y la practicidad de la función. Las más de las veces, las mismas instituciones del Estado solo dejan un pequeño campo para autenticar una firma donde se requiere la de un notario publico. No obstante, los formularios no evolucionan o novan a evolucionado con esta nueva medida de la DNN.(Hay formularios de gobierno que todavía piden que se aporte la cédula jurídica de una empresa)

    Lamentablemente, siempre habrá notarios deshonestos que, como dice don Hernán, suministren su papel de seguridad firmados en blanco, para «múltiples propósitos. Entonces, si la medida de utilizar un «folio completo» de papel de seguridad, se cambiar al uso de una fórmula «especial», únicamente para autenticar firmas como notarios, el riesgo se vería reducido, Como sabemos, la razon de autenticación es relativamente corta, por lo que quedaría sin usar más de la mitad de un folio, más la otra página libre, exponiéndose así a la alteración inescrupulosa del resto del espacio no utilizado.

    Mediante el uso de fórmulas específicas, ese riesgo se minimiza, pues solo se podrían utilizar para ese propósito específico.

    Por último, al costo del papel, anunciado próximamente para ¢ 269.00 hay que sumarlo los ¢ 250.00 del timbre de abogados que debe llevar la autenticación.

    Si evolucionaramos con la tecnologia, muy pronto deberíamos de tener «formulas de autenticación» y no un folio completo para autenticar una firma, con una razón que no toma más de 6 líneas de cada folio de nuestro papel de seguridad.

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  4. Jorge Brenes • 30 septiembre, 2014

    Excelente comentario del colega Herman Mora, quiero agregar que en mi caso para solventar ese problema se deberia consignar en la razon de autenticacion de quien es la firma que se autentica valga la redondancia, para evitar ese tipo de situaciones

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  5. Herminio Mora Barboza • 30 septiembre, 2014

    Bueno, con el respeto que se merecen mis colegas, me parece que la directriz es sana y conservadora, pero la misma no impide que se sellen y firmen los documentos que se someten a examen, es decir Certificio que: ¨las fotocopias que anteceden y que se refieren a …y que llevan mi sello y firma son…¨ con lo anterior es necesario que el Notario firme y selle también los documentos que autentica o certifica, se evita el servicio ¨expres¨ dado que obligatoriamente deberian llevar también la rubrica y sello del actuario debiendo estar presente para el acto.

    En el caso del ejemplo dado, podría ser que el interesado presente debidamente adherido todas las copias con goma y que el notario solo pegue su papel de seguridad al primer plano. No se es cuestion de facilitarse el trabajo y dar un excelente servicio al cliente. Saludos.

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  6. E Jiménez • 30 septiembre, 2014

    Coincido con el criterio del Dr. Mora en cuanto a que debe existir una unidad del acto de autenticación, yo no le daría un folio sellado y firmado a nadie, pero como bien lo apunta el tratadista, en nuestro medio todo puede pasar.
    Pensemos además en la posibilidad de que alguien despegue el folio de papel de seguridad con cuidado, y lo pegue en otro documento, cómo evitar esto????? y sabemos que no bastan los sellos que su pudieran aplicar porque desgraciadamente los delincuentes perfectamente duplican un sello blanco o de tinta.

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  7. Alexander Pizarro Molina • 30 septiembre, 2014

    Me parece muy acertado el comentario Mora Vargas. Pero también, a partir del análisis de la redacción de dicha reforma, comienzan a surgir nuevas dudas.

    Por ejemplo, es un requisito de la Dirección de Migración y Extranjería, que los extranjeros solicitantes de algún procedimiento deban aportar copia certificada de su pasaporte completo, que suelen ser entre 20 y 30 páginas.

    La redacción de la reforma del artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, no es clara, al indicar en su parte inicial que “la razón de certificación de copias”, y en su parte final “debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado”, como debe procederse cuando son varios folios los que se certifican.

    ¿Se debe adherir un solo folio de papel de seguridad que contenga la razón de certificación, y adherirlo a un folio de varios que se certifican en conjunto, sea el primero o el último? ¿ O debe adherirse un folio de papel de seguridad por cada folio del documento certificado?

    Muchas gracias por su pronta aclaración.

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