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Regirán en diez días, nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial

Se publicó hoy en La Gaceta, la nueva versión de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial, la cual, según lo dispone el artículo 123 de la misma,  entrará a regir diez días hábiles contados a partir de su publicación.     Dos transitorios incorporados al final establecen otros momentos de vigencia respecto de dos temas muy específicos  que comentaremos más adelante.

Si desea conocer el texto completo de estas nuevas regulaciones , descárguelo a continuación:   LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO Y CONTROL NOTARIAL

De una primera revisión del documento, detectamos varios cambios interesantes de comentar.     En primer lugar vemos que se pasa de una norma de 261 artículos a una que solamente contiene 123 numerales.

A efectos de favorecer el intercambio  de opiniones en este foro sobre los diversos aspectos modificados, nos permitiremos remitir en el curso de esta semana, notas separadas sobre cada uno de ellos.

Iniciaremos comentando las modificaciones introducidas a la función certificadora y la nueva obligación de utilizar un mínimo en el tamaño de la letra en todos los documentos notariales.

PLAZO DE VIGENCIA EN CERTIFICACIONES NOTARIALES

Por primera vez se establece para las certificaciones notariales un plazo de vigencia de un mes contado a partir de su expedición, o un plazo menor cuando los datos que la sustentan hubiesen variado.   Expresamente se señala que en caso de que la entidad pública ante la cual se vaya a hacer valer la certificación, quiera variar este plazo de vigencia, deberá haberlo  publicado previamente de conformidad con lo establecido en la Ley 8220  (Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos  y trámites administrativos).   Ver sobre este particular artículo 20 de los nuevos Lineamientos.

TERRITORIALIDAD DE LA FUNCION CERTIFICADORA

Otro aspecto novedoso es la introducción de un concepto de «territorialidad» en relación con las certificaciones notariales.    Transcribimos sobre este particular el art. 18 de los nuevos Lineamientos:

Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.

RAZON DE CERTIFICACION Y POSIBLE ELIMINACIÓN DE LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR  UN REGISTRO CON EL CONTROL DE CERTIFICACIONES EMITIDAS

En el nuevo art. 14 de los Lineamientos se establece que la razón de certificación deberá contener expresamente el nombre completo y apellidos del fedatario, lugar de oficina,  fecha y hora de expedición e indicar si se trata de una certificación literal, en lo conducente, en relación o si se trata de una certificación de copias.

Llama nuestra atención el hecho de omitirse en este nuevo texto del art. 14,  la obligación de indicar el «número de consecutivo» de la certificación, lo cual aunado al hecho de haberse eliminado lo establecido en el art. 73 de los anteriores Lineamientos, en el cual expresamente se regulaba la obligación de los notarios de llevar un registro con el número de consecutivo de cada certificación emitida, nos hace suponer que se estaría suprimiendo esta obligación notarial.   Tampoco encontramos que se mantenga lo que los anteriores Lineamientos disponían en el siguiente párrafo del artículo 121:

El notario deberá llevar un control documentado del uso de cada hoja de papel notarial de seguridad, en el cual deberá anotar la numeración de cada una y el destino y la fecha de su utilización, el cual podrá llevarse conjuntamente con el control de certificaciones. Dicho control formará parte de los requerimientos que harán los funcionarios de la Dirección Nacional de Notariado al momento de practicar las fiscalizaciones notariales.»

Sin embargo, vamos mejor a formular las consultas respectivas a la Dirección Nacional de Notariado para poderlo comunicar con total seguridad.   De momento será mejor seguir llevando estos registros, aparte de que estas nuevas regulaciones, según ya lo indicamos, entran a regir hasta dentro de 10 días hábiles, con lo cual, en caso de que en efecto se estén eliminando estos controles, sería a partir de esa fecha que los notarios quedarían eximidos de llevarlos.   Confiamos tener la respuesta de la DNN antes de ese momento.

CERTIFICACION DE COPIAS

En el caso de las certificación de copias, aparte de los requisitos ya conocidos:  numeración de las copias, firma y sello del notario en cada una,  se establece ahora que en la razón notarial, aparte de indicarse ese número de copias certificadas deberá el notario hacer una descripción sucinta del contenido del documento.  No pareciera que ya sea necesaria la indicación en dicha razón, del hecho de que la firma estampada del notario haya sido puesta de su puño y letra, así como que el sello blanco sea el debidamente registrado ante la DNN.

CERTIFICACION DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

En cuanto a la certificación de medios electrónicos, ahora el nuevo texto del art. 17 establece que en caso de que el  texto de la certificación provenga directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento sea literal, se permirá el uso de guarismos y abreviaciones.   Y en estos casos,  la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.

TAMAÑO MINIMO DE LETRA Y SUGERENCIA SOBRE TIPO DE LETRA  A UTILIZAR

Si bien ya en los anteriores Lineamientos se establecía también la conveniencia de utilizar tipos de letra  Arial, Times New Roman o Calibri y de un tamaño 10, en el nuevo artículo 11 encontramos que se mantienen estas mismas sugerencias en cuanto al tipo de letra pero ahora sí se obliga a que los caracteres con los que se impriman los textos notariales sean – como mínimo- del tamaño 10.

Artículo 11. Papel a utilizar. Tamaño de letra. En la expedición de cualquier documento notarial, el notario utilizará su papel de seguridad. El Consejo Superior Notarial podrá autorizar el uso de formularios o documentos electrónicos. Para compensar el costo del servicio que brinda la Dirección Nacional de Notariado por el no uso del papel notarial, el Consejo fijará el monto apagar. El Consejo Superior Notarial determinará las características físicas y de seguridad que deba cumplir. En la elaboración de todos los documentos notariales, tanto protocolares como extra protocolares, con el fin de garantizar que el contenido sea legible, y cuando se utilicen medios mecánicos, los caracteres con los que se imprima el texto, serán como mínimo del tamaño diez y se sugiere utilizar tipo de letra Arial, Times New Roman o Calibrí.

En el Transitorio I al final de estos nuevos Lineamientos se dispone lo siguiente sobre este particular:

Transitorio 1. La disposición contenida en el artículo 13 de estos lineamientos respecto al tamaño de la letra en los protocolos, empezará a exigirse para aquellas escrituras cuya fecha de otorgamiento sea a partir del mes siguiente a la entrada en vigencia de estos Lineamientos.

Vemos un error de  correlación de artículos en este transitorio pues se remite al artículo 13  siendo lo correcto que el numeral que regula este tema, es el 11.   Además pareciera limitarse la obligación de utilizar este mínimo de tamaño de letra en la impresión de escrituras públicas en el Protocolo, cuando en realidad el artículo 11 hace mención de cualquier documento notarial, sea protocolar o extraprotocolar.

Pediremos también aclaración a la DNN sobre este particular para informarles tan pronto obtengamos respuesta.

 

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

9 de 36 Comentarios

  1. Cristián Villegas • 22 mayo, 2013

    Es muy interesante el artículo 8 inciso d de este reglamento ya que establece que si un Notario no tiene Protocolo autorizado por más de tres meses está inhabilitado para ejercer la función notarial: por lo tanto 1) Si un Notario tiene su tomo de Protocolo en el folio 199 y no lo ha cerrado para entregarlo, pero no está cartulando por más de tres meses, quedará automáticamente inhabilitado? 2) Puede un reglamento inhabilitar de pleno derecho a un Notario? 3) Quien tiene la obligación de verificar tal cosa, o sea, si el Notario acude a otro Notario para realizar una escritura en Conotariado, estará el Notario titular del Protocolo obligado a verificar si el Notario está habilitado?

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  2. Ligia Quesada • 22 mayo, 2013

    Encuentro improcedente que se establezca un plazo mínimo de diez años para la conservación y custodia de los documentos que forman el archivo de referencia, toda vez que según el artículo 164 del Código Notarial establece que la acción disciplinaria prescribe en el término de DOS AÑOS.

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  3. Roberto Solano Leiva • 22 mayo, 2013

    Algunos otros articulos de relevancia que interesa compartir:

    Artículo 22. El plazo mínimo de conservación y custodia (del archivo de referencia) será de diez años contados a partir de la fecha del
    documento notarial.

    Artículo 24. Traducción a otro idioma distinto del español. El notario podrá… hacer traducciones del idioma español a un idioma extranjero que domine, en cuyo caso deberá dar fe, y hacer constar expresamente en el acto de traducción, el conocimiento y el consentimiento de los interesados en dicha traducción…

    Artículo 32. Excepciones al uso de papel de seguridad. Tratándose de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, no es necesario el uso del papel de seguridad, salvo que la razón de certificación o autenticación, por su extensión, requiera el uso de papel de seguridad.

    Art. 34… La comunicación de salida del país podrá hacerse vía fax o correo electrónico, en las direcciones que la Dirección Nacional de Notariado determine.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 22 mayo, 2013

      Importantes los temas de relevancia que destaca el Licenciado Roberto Solano. Trataremos de referirnos a algunos de ellos en una próxima comunicación.

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  4. Ligia Quesada • 22 mayo, 2013

    Se mantiene en el artículo 77 la obligación de entregar al Archivo Judicial los expedientes tramitados en sede notarial; sin embargo, el Archivo Judicial ya no los recibe desde que la DNN se independizó del Poder Judicial.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 22 mayo, 2013

      A doña Ligia Quesada, efectivamente en algún momento que consultamos sobre este tema de la entrega de expedientes tramitados en sede notarial, se nos indicó en la DNN que ellos no cuentan ni con el espacio, ni los conocimientos en archivística necesarios para poder custodiar en forma definitiva estos documentos. Entendimos que se estaba planteando algún tipo de arreglo con el Poder Judicial, a fin de que el Archivo Judicial, siga desempeñando esta función. Trataremos de averiguar si se ha producido algún avance sobre estas conversaciones.

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  5. alexander chacon porras • 22 mayo, 2013

    Ojalá que los aspectos duales que vemos en los lineamientos y que veo ambiguos, se puedan verificar y aclarar para que no se preste a confusiones e interpretaciones antojadizas de los funcionarios de la DNN, agradezco la colaboración de Master lex en todo este proceso.

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  6. Walter Umaña • 22 mayo, 2013

    Me parece muy bien que hayan quitado la obligación de poner eso de que la firma estampada es la del puño y letra del notario y que el sello es el registrado en la DNN. Nunca logré entender qué se quería establecer con esa leyenda, la cual, además parecía un trabalenguas!

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  7. Rosa Rodríguez • 22 mayo, 2013

    Huyyyyy ojalá sea cierto que ya no se tiene que llevar el registro de folios y certificaciones. Era un atraso total estar siempre anotando todos esos datos!!. Estaremos a la espera de la confirmación sobre este punto. Mucchas gracias por la información.

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