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El condominio y la toma de decisiones ¿Se pueden realizar asambleas virtuales?

Agradecemos al Lic. Ignacio Alfaro,  renombrado especialista en el campo del Derecho Condominial,  este completo artículo que nos comparte sobre un tema que muchos notarios han estado consultando estos días dada la exigencia del distanciamiento social al que nos obliga la actual crisis sanitaria que atraviesa el país..

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«Esta emergencia del Coronavirus nos ha obligado a replantearnos muchos conceptos para poder cumplir con los fines de las normas en contextos inéditos, y los condominios no han estado ajenos a esta situación.

Los condominios toman sus decisiones más importantes en Asamblea de Condóminos, pues son competencia de esa Asamblea “las resoluciones sobre asuntos de interés común, no comprendidas dentro de las facultades y obligaciones del administrador.” (Artículo 24 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Estas Asambleas tienen formalidades de convocatoria, frecuencia, etc., que deben estar definidas en el Reglamento del Condominio, porque así lo exige es misma ley:

ARTÍCULO 33.- El reglamento de condominio y administración deberá contener, como mínimo, disposiciones sobre los siguientes puntos: (…) c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.

Además, para poder tomar los acuerdos hay mínimos de votación establecidos en los artículos 27 y 14 de esta misma ley. Todo eso debe seguirse cumpliendo.

¿Puede realizarse una Asamblea de Condóminos virtual?
La ley 7933 (Reguladora de la Propiedad en Condominio) no prohíbe que estas se realicen bajo esta modalidad, ni exigen la presencia física de los condóminos en la Asamblea. Adicionalmente, si el Reglamento de Condominio y Administración tampoco exige su presencia física ni prohíbe su realización, no habría norma prohibitiva que lo impida. No olvidemos que nos rige la autonomía de la voluntad.

Ahora bien, ¿qué condiciones deben cumplirse para incrementar la certeza de validez de la Asamblea de Condóminos?
Dado que no hay ninguna norma que nos guíe en esto, debemos observar lo que se hace en otros ámbitos y aprender. Uno de ellos sociedades anónimas, ya que desde hace algún tiempo el Registro de Personas Jurídicas estableció algunos requisitos para la inscripción de asambleas.

Podemos adaptar eso a condominios, aunque se trata de otra materia. Hay que recordar que esos lineamientos de Personas Jurídicas lo han sido para la inscripción de Asambleas, lo cual es un acto aparte de la realización misma de la Asamblea.

Los principios que debemos seguir son:

• Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado (en este caso asamblea de condóminos) deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
• Interactividad: Estos mecanismos deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
• Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)

Ahora bien, hay cinco principios adicionales que recomendaríamos, conociendo el contexto condominal, para incrementar la certeza:

• Identificación indubitable: Debemos poder identificar indubitablemente a la persona asistente.
El Protocolo para la realización de audiencias orales por medios tecnológicos en materia civil (CIRCULAR N° 93-2020) lo resolvió así:
“Artículo 4.—Identificación: En todo proceso judicial, se debe solicitar a la persona usuaria, a sus abogadas (os) y representantes legales, los datos indispensables para su identificación y para ser contactados para la audiencia oral y cualquier otra etapa del procedimiento. Ello incluye un número de teléfono celular, el cual se guardará en caso de que así lo solicite la persona interesada, en un archivo privado en el expediente electrónico o en caso de no poderse materializar de esa manera, de forma física.
Artículo 27.—Identificación. Verificada la conexión de todas las personas que deben estar presentes, se dará la bienvenida y se solicitará la identificación vigente de cada participante. Cada persona, deberá acercar su rostro a la cámara e indicará en forma oral su nombre, apellidos y número de identificación. Además, mostrará su documento de identidad. Cuando el tribunal lo considere necesario, el documento de identidad se podrá cotejar con la cuenta cedular en el Tribunal Supremo de Elecciones o ante la Dirección de Migración y Extranjería en donde además se constate la fecha de vencimiento de la misma.”
Así que en condominio podría utilizarse algo similar: un adecuado Registro de Propietarios y ese mecanismo de verificación visual de la identidad de la persona propietaria antes de ser admitida en la sala de sesiones virtual.

• Conservación: Debería ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.
• Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.
• Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deberían repetirse en este momento.
• Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro. El chat de la aplicación podría perfectamente registrar eso, si no se dispone de una plataforma integrada a la sesión que lo registre.

Es de enorme importancia que la administración pueda proporcionar los medios para que todos los condóminos accedan al medio tecnológico y sepan su uso, de forma que esto no represente un factor de exclusión. Sin duda los retos logísticos son importantes.

Así que mientras vamos asentando esto quizás será prudente contar con un acta notarial de respaldo que garantice que estos principios se han cumplido en un documento con fe pública. Es entendible que puede ser un acta algo complicada de asentar.

No olvidemos que esto es terreno inexplorado, por lo que serán en última instancia los Jueves Civiles los que quienes determinen si es válida o no la Asamblea, en los procesos sumarios que eventualmente se interpongan. Confiamos que sí pasará la prueba de validez será pues si Corte Plena ha podido crear un procedimiento para audiencias virtuales en materia civil, podrán los juzgadores analizar si es posible o no realizar Asambleas mediante esa modalidad.»

 

Ignacio Alfaro Marín es abogado y notario público por la Universidad de Costa Rica, desde el 2004 y dedicado al área inmobiliaria y condominios desde 1998. En su experiencia profesional ha asesorado a gran cantidad de condominios en diversos temas legales y de convivencia. Ha promovido la educación de las personas que tienen relación con los condominios a través de un blog desde 2008 (Doctor Condominio) y cursos, por su cuenta y a través de organizaciones como la Cámara Costarricense de la Construcción y la Costarricense de Corredores de Bienes Raíces y docente universitario en la Universidad de Costa Rica. Ha sido conferencista invitado en materia de condominios en México, Argentina, Panamá y Colombia; y es el Presidente de la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios. Autor del libro "Nuevos condominios, nuevas administraciones" Padre orgulloso de una adolescente, vive en San José, Costa Rica.

14 de 27 Comentarios

  1. Aristídes • 03 junio, 2021

    Un vecino quiere cambiar el color de la pared de atrás (la casa es de dos pisos) eso se toma como fachada, tomando en cuenta que este condominio no se puede cambiar la fachada

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  2. Aristides • 25 mayo, 2021

    Como procede la junta administradora cuando hay peleas entre vecinos?
    Gracias

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    • Jean Pierre Pino • 26 mayo, 2021

      Debe aplicar el mecanismo de resolución de conflictos que contiene el reglamento de condominio

      Responder
  3. Jose • 20 abril, 2021

    En el Febrero pasado dos miembros de una sola filial fueron nominados uno para secretario y el otro para tesorero de la junta. Hecho que probablemente es irregular.
    Tambien, en el pasado se propuso a la junta directiva del Condominio comprar una faja de terreno para que un sector del condominio tuvieran acceso directo al parqueo que no se utiliza por no tener entrada ni salida de la calle publica al complejo. Hay que parquear los de ese sector a casi 400 metros de distancia y caminar. El presidente de la junta dijo que no porque la asociacion no puede ser propietario. Quizas es irregular tambien.

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    • Jean Pierre Pino • 26 mayo, 2021

      Con relación a los nombramientos, habría que revisar el reglamento para ver si contiene regulación sobre el particular.
      En cuanto a los bienes, es correcto que no pueden estar a nombre del condominio, ya que estos no tienen personería jurídica, pero existen otro métodos que pueden utilizar, como un fideicomiso y una sociedad cuyas acciones se fideicometan.

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  4. Jose • 20 abril, 2021

    Gracias D. Pierre y D.Silvia, con respecto a los pagos de las cuotas condominales mensuales, la asociacion del condominio no acepta pagos en colones ni en dolares Canadienses solo en dolares Norteamericano.

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  5. Noor Denkers • 15 abril, 2021

    Buenas tardes,
    Tengo dos preguntas:
    1. En las asambleas (virtuales), hay una cuota de participación por filial? Es decir, si un filial tiene dos dueños, ambos pueden participar?
    2. Se puede pedir a los participantes nuestra o evidencia de que realmente son los dueños (y no por ejemplo un familiar, sin que tengan un poder especial)?
    3. Es permitido que un dueño / filial invita sin avisar al resto de dueños, a un abogado a una asamblea? Es decir, al iniciar la asamblea, simpele te aparece.

    Gracias

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    • Jean Pierre Pino • 16 abril, 2021

      Lo primero que debe verse es el reglamento, para ver si regula la participación de filiales en copropiedad, por lo general, por una cuestión de orden, debería ser uno el que pueda tener participación activa en la Asamblea.
      En cuanto a la exigencia de la acreditación de su condición de propietario o condómino, para mí, es una obligación acreditar esa condición, es la única forma de validar la participación de quienes asisten, de hecho, esas certificaciones deberían formar parte del expediente de la asamblea, lo que será muy útil en caso de impugnación de la Asamblea.
      En general es asamblea de Condóminos o propietarios, por lo que la participación debería limitarse a estos y la Administración, pero no hay norma que prohíba la participación de colegas, salvo que el reglamento lo contemple.

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  6. DAVID GARITA • 25 marzo, 2021

    Buenas lic, en caso de hacer la modificación en el reglamento del condominio para precisamente avalar las reuniones Virtuales, sea asambleas, ésta debe de ser con el 100% de los propietarios o el 100% del quorum? ya que no es lo mismo, gracias.

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    • Jean Pierre Pino • 26 marzo, 2021

      Toda Modificación a Reglamento requiere unanimidad del total del condominio. La recomendación sería que la Asamblea la apruebe y autorice, no como modificación a reglamento

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    • Jean Pierre Pino • 29 marzo, 2021

      De conformidad con la Ley 7933, artículo 27 a) 5., toda modificación a reglamento debe ser aprobada por unanimidad del total de votos del condominio.

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  7. Cristina • 26 febrero, 2021

    Hola. Quisiera saber su opinión sobre que sucede cuando una comunidad no está regida bajo la figura legal de condominio, pero los vecinos tratan de organizarse como tal y cobrar cuotas para mantenimiento, pero estableciendo que si alguien no colabora ni puede tomar parte en las decisiones? Pese a no estar bajo la ley del condominios, es esto legal? Que pasa si las decisiones que quieren tomar ya no es únicamente sobre mantenimiento sino decisiones sobre ventas de áreas común? Pueden tomarse decisiones así , sin la aprobación de todos los demás propietarios?
    Gracias

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    • Jean Pierre • 26 marzo, 2021

      No comprendo el tema de áreas comunes, a nombre de quién están esas «áreas comunes».
      En realidad, habría que ver bajo qué figura se organizaron y ver lo que establecen los estatutos

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