El condominio y la toma de decisiones ¿Se pueden realizar asambleas virtuales?

Agradecemos al Lic. Ignacio Alfaro,  renombrado especialista en el campo del Derecho Condominial,  este completo artículo que nos comparte sobre un tema que muchos notarios han estado consultando estos días dada la exigencia del distanciamiento social al que nos obliga la actual crisis sanitaria que atraviesa el país..

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«Esta emergencia del Coronavirus nos ha obligado a replantearnos muchos conceptos para poder cumplir con los fines de las normas en contextos inéditos, y los condominios no han estado ajenos a esta situación.

Los condominios toman sus decisiones más importantes en Asamblea de Condóminos, pues son competencia de esa Asamblea “las resoluciones sobre asuntos de interés común, no comprendidas dentro de las facultades y obligaciones del administrador.” (Artículo 24 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Estas Asambleas tienen formalidades de convocatoria, frecuencia, etc., que deben estar definidas en el Reglamento del Condominio, porque así lo exige es misma ley:

ARTÍCULO 33.- El reglamento de condominio y administración deberá contener, como mínimo, disposiciones sobre los siguientes puntos: (…) c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.

Además, para poder tomar los acuerdos hay mínimos de votación establecidos en los artículos 27 y 14 de esta misma ley. Todo eso debe seguirse cumpliendo.

¿Puede realizarse una Asamblea de Condóminos virtual?
La ley 7933 (Reguladora de la Propiedad en Condominio) no prohíbe que estas se realicen bajo esta modalidad, ni exigen la presencia física de los condóminos en la Asamblea. Adicionalmente, si el Reglamento de Condominio y Administración tampoco exige su presencia física ni prohíbe su realización, no habría norma prohibitiva que lo impida. No olvidemos que nos rige la autonomía de la voluntad.

Ahora bien, ¿qué condiciones deben cumplirse para incrementar la certeza de validez de la Asamblea de Condóminos?
Dado que no hay ninguna norma que nos guíe en esto, debemos observar lo que se hace en otros ámbitos y aprender. Uno de ellos sociedades anónimas, ya que desde hace algún tiempo el Registro de Personas Jurídicas estableció algunos requisitos para la inscripción de asambleas.

Podemos adaptar eso a condominios, aunque se trata de otra materia. Hay que recordar que esos lineamientos de Personas Jurídicas lo han sido para la inscripción de Asambleas, lo cual es un acto aparte de la realización misma de la Asamblea.

Los principios que debemos seguir son:

• Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado (en este caso asamblea de condóminos) deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
• Interactividad: Estos mecanismos deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
• Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)

Ahora bien, hay cinco principios adicionales que recomendaríamos, conociendo el contexto condominal, para incrementar la certeza:

• Identificación indubitable: Debemos poder identificar indubitablemente a la persona asistente.
El Protocolo para la realización de audiencias orales por medios tecnológicos en materia civil (CIRCULAR N° 93-2020) lo resolvió así:
“Artículo 4.—Identificación: En todo proceso judicial, se debe solicitar a la persona usuaria, a sus abogadas (os) y representantes legales, los datos indispensables para su identificación y para ser contactados para la audiencia oral y cualquier otra etapa del procedimiento. Ello incluye un número de teléfono celular, el cual se guardará en caso de que así lo solicite la persona interesada, en un archivo privado en el expediente electrónico o en caso de no poderse materializar de esa manera, de forma física.
Artículo 27.—Identificación. Verificada la conexión de todas las personas que deben estar presentes, se dará la bienvenida y se solicitará la identificación vigente de cada participante. Cada persona, deberá acercar su rostro a la cámara e indicará en forma oral su nombre, apellidos y número de identificación. Además, mostrará su documento de identidad. Cuando el tribunal lo considere necesario, el documento de identidad se podrá cotejar con la cuenta cedular en el Tribunal Supremo de Elecciones o ante la Dirección de Migración y Extranjería en donde además se constate la fecha de vencimiento de la misma.”
Así que en condominio podría utilizarse algo similar: un adecuado Registro de Propietarios y ese mecanismo de verificación visual de la identidad de la persona propietaria antes de ser admitida en la sala de sesiones virtual.

• Conservación: Debería ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.
• Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.
• Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deberían repetirse en este momento.
• Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro. El chat de la aplicación podría perfectamente registrar eso, si no se dispone de una plataforma integrada a la sesión que lo registre.

Es de enorme importancia que la administración pueda proporcionar los medios para que todos los condóminos accedan al medio tecnológico y sepan su uso, de forma que esto no represente un factor de exclusión. Sin duda los retos logísticos son importantes.

Así que mientras vamos asentando esto quizás será prudente contar con un acta notarial de respaldo que garantice que estos principios se han cumplido en un documento con fe pública. Es entendible que puede ser un acta algo complicada de asentar.

No olvidemos que esto es terreno inexplorado, por lo que serán en última instancia los Jueves Civiles los que quienes determinen si es válida o no la Asamblea, en los procesos sumarios que eventualmente se interpongan. Confiamos que sí pasará la prueba de validez será pues si Corte Plena ha podido crear un procedimiento para audiencias virtuales en materia civil, podrán los juzgadores analizar si es posible o no realizar Asambleas mediante esa modalidad.»