El pasado 15 de junio se publicó en La Gaceta, el Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico aprobado por el Consejo Superior Notarial el 18 de mayo del año en curso.  (Ver al respecto nuestra nota en este blog.)

Tratándose de un tema tan novedoso con conceptos técnicos que los notarios no utilizan regularmente en su ejercicio profesional, entre ellos las garantías de integridad y autenticidad,  el sellado de tiempo, la firma digital certificada, etc.   no ha sido fácil para el gremio notarial la comprensión y aplicación de estas nuevas regulaciones.

Dichosamente el tema fue abordado ampliamente en el Ciclo de Tertulias Notariales  así como en la XXXI Jornada de Derecho Notarial del Instituto Costarricense de Derecho Notarial ICODEN que se llevaron a cabo en estos días con la participación de representantes de la Dirección Nacional de Notariado y del Consejo Superior Notarial.

Nos permitimos resumir muy brevemente alguno de esos temas que logramos aclarar luego de escuchar estas ponencias.   En esta primera entrega abarcaremos aspectos generales del Reglamento en comentario, para referirnos en otra nota propiamente a lo que tiene que ver con la redacción de las razones de autenticación, de certificación, etc en soporte electrónico.

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1.-  Solamente materia extraprotocolar: Lo primero que hay que tener claro es que la actividad protocolar se mantiene en formato papel exclusivamente.  Los únicos documentos que pueden otorgarse en formato electrónico son los extraprotocolares, a saber: autenticaciones de firma, certificaciones notariales, testimonios de escrituras públicas,  traducciones y actas de tipo extraprotocolar, como por ejemplo las notificaciones notariales.

2.- Notarios siguen siendo responsables de la plena identificación de las partes: No se releva con la utilización de la firma digital de los usuarios, la obligación del notario de identificarlos plenamente. El notario sigue siendo responsable de identificar sin lugar a dudas a las personas que solicitan la autenticación de sus firmas digitales, a través de toda una labor de investigación, de sentido común y de acuciosidad, exactamente como si se tratara de firmas autógrafas rubricadas en su presencia.

«Cuando una firma digital requiere autenticación notarial, la responsabilidad ya no es del sistema, es del notario.»  «La interacción del notario de carne y hueso para confirmar la identidad de las personas no va a desaparecer.»  (Lic. Juan Carlos Montero, Tertulia Notarial ICODEN)

Por consiguiente, a pesar de la existencia del art. 10 de la Ley de Certificados Digitales 8454 que establece la presunción de autoría y responsabilidad de todo documentos suscrito mediante utilización de una firma digital, el Estado puede exigir, y de hecho lo hace, exigir que en relación a ciertos documentos, que por su trascendencia y solemnidad, las firmas digitales estampadas en ellos sean adicionalmente autenticadas notarialmente por esa certeza y seguridad que el notario aporta en la constatación de identidad de los suscribientes.

3.- Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del MICITT:  Bastante confusión ha generado este concepto que se repite varias veces dentro del Reglamento en comentario.  Algunos han pensado equivocadamente que se trata de especificaciones en cuanto a la redacción que como tal deben tener los documentos notariales, o al tipo de letra a utilizar,  márgenes, espaciado de las líneas etc  En realidad los «formatos» a los que se refiere esta Política del MICITT son de carácter totalmente informático, basados en ciertos estándares internacionales que buscan garantizar que las personas puedan utilizarlos sin tener que recurrir a la compra de licencias específicas de determinados programas de computación,  o que solamente puedan ser utilizados en ciertas plataformas, etc.  

4.-   Firma digital sustituye papel de seguridad, sello blanco y firma autógrafa del notario: El nuevo Reglamento expresamente autoriza la emisión de documentos en soporte electrónico sin necesidad de que tenga el notario que haberlos imprimido previamente en su papel de seguridad, ni haberlos sellado o firmado de su puño y letra.  En nuestra nota en este mismo blog del 8 de julio del 2020,  cuando el país se encontraba en plena pandemia del Covid-19 y existían muchas restricciones tendientes a lograr el máximo distanciamiento social, la Dirección Nacional de Notariado había autorizado a los notarios a escanear las certificaciones emitidas en papel de seguridad, y que contaban con estos medios de seguridad, para luego firmarlas nuevamente utilizando su certificado de firma digital, y poderlas remitir así por correo electrónico o por cualquier otro medio digital para ser utilizadas  en aquellos trámites que así lo permitieran.   

Ahora el notario simplemente redacta el texto del documento notarial en su procesador de palabras, lo guarda en formato PDF y lo firma digitalmente, sin sello blanco, ni papel de seguridad.   Eso sí, no debe olvidar cumplir con los timbres, impuestos y especies fiscales que el trámite requiera para su validez, dando fe de ello con vista del entero bancario cancelado al efecto.

5.- Archivos PDF:  Después de redactar en su procesador de palabras el documento extraprotocolar, deben los notarios convertirlo a un archivo PDF a fin de poder estampar en él su firma digital.  Importante tomar en cuenta que todas las imágenes que integran el documento notarial deben conformar un único PDF, el cual será firmado por el notario con su firma digital una única vez.  Por ejemplo,  una certificación de copias de un expediente judicial.  El notario no tiene que firmar digitalmente cada imagen, siendo suficiente un único estampado de firma digital por cada certificación.  Eso sí, en caso de que se requiera adjuntar la copia del entero de timbres pagado en el BCR,  deberá  integrar dicha imagen al mismo PDF que ya contiene las imágenes del expediente así como la razón notarial de certificación, de manera que se genere un único archivo PDF.

6.- Unicamente firmas digitales autorizadas por el BCCR. Las únicas firmas digitales que los notarios pueden autenticar son las estampadas utilizando los certificados de firma digital emitidos por la Autoridad Certificadora del Banco Central de Costa Rica. Por consiguiente, siendo que a la fecha, únicamente los costarricenses por nacimiento o por naturalización, mayores de dieciocho años, pueden optar por adquirir estos certificados de firma digital, es claro que quedan excluidos de la posibilidad de autenticación digital, las firmas de los nacionales de otros países.  Es una pregunta que se formula mucho sobre todo al considerarse justamente que serían los extranjeros que no residen en Costa Rica quienes más podrían verse beneficiados de la posibilidad de autenticación notarial de sus firmas estampadas digitalmente en el país de origen.  Lamentablemente en este momento esa alternativa no es viable para ellos.

7.- Verificación de firmas digitales en la plataforma Central Directo:  También ha sido motivo de consulta  lo que se indica en el art. 12 del Reglamento en comentario, en cuanto dispone que: «Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas, la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente.»  (Destacados en negrita no son del original)

Todos estos aspectos que efectivamente resultan muy técnicos se logran validar fácilmente ingresando al aplicativo que aparece en el siguiente hipervínculo dentro de la plataforma de Central Directo:      https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

Como se aprecia en la siguiente imagen, es cuestión de «subir» el documento electrónico que contiene las firmas digitales que requerimos validar , utilizando el botón SELECCIONAR ARCHIVO :

Después marcamos el cuadrito No soy un robot y el botón  Validar que aparece en el margen inferior derecho, y de inmediato aparecerá el siguiente detalle con el resultado de la validación de las firmas digitales contenidas en el documento sometido a validación, estableciéndose con un «check verde» o con una «x roja» si se cumplen o no las garantías de integridad, autenticidad y validez en el tiempo exigidas por la norma.

8.- Treinta líneas por folio, tamaño y tipos de letras: Según se establece en el art. 9 del Reglamento en comentario, los documentos emitidos en soporte electrónico deben cumplir con los mismos requisitos formales establecidos en el Código Notarial para cualquier documento extraprotocolar, entre ellos: el número de treinta líneas por folio con un tamaño de letra mínimo de 10 y preferiblemente los tipos de letra Arial, Times New Roman o Calibri. (Art. 11 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial.)

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Esperamos poderles brindar próximamente una segunda parte de esta nota para entrar más al detalle de lo que serían los requisitos especiales que los notarios tendrán que tomar en cuenta al momento de confeccionar sus documentos extraprotocolares en formato electrónico.