Luego de la nota que publicamos en este blog sobre el nuevo Reglamento de Documentos Extraprotocolares en Soporte Electrónico del Consejo Superior Notarial, estimados suscriptores nos han estado consultando propiamente sobre los requisitos que deben cumplir al momento de autenticar firmas o expedir certificaciones utilizando su certificado de firma digital.

Al respecto nos permitimos el siguiente resumen partiendo de la información brindada durante el Ciclo de Tertulias Notariales  así como de la XXXI Jornada de Derecho Notarial del Instituto Costarricense de Derecho Notarial ICODEN que contó con la participación de estimados representantes de la Dirección Nacional de Notariado y del Consejo Superior Notarial.  Las referencias normativas que hacemos a continuación se refieren todas al Reglamento en comentario.

AUTENTICACIONES DE FIRMA EN SOPORTE ELECTRÓNICO

Lo primero que conviene tener claro es la posibilidad que el Reglamento contempla de que el notario autentique utilizando su firma digital tanto firmas manuscritas como firmas estampadas digitalmente por los usuarios.  En un caso y en otro los requisitos a observar son diferentes, así:

Autenticaciones de firmas manuscritas  (art. 14)

a) En presencia del notario: Es indispensable en estos casos que las firmas sean puestas en presencia del notario, lo cual deberá quedar consignado en la razón de autenticación, junto con la indicación del lugar, hora y fecha en que se realiza el acto de autenticación.

b) Digitalización del documento y conformación de un único archivo PDF: Evidentemente para que el notario pueda autenticar digitalmente esas firmas estampadas en su presencia,  el documento en el que constan, deberá ser escaneado, adhiriéndosele también en formato electrónico la razón de autenticación y la constancia de haberse cancelado los timbres correspondientes, a saber, 275 colones de timbre de Colegio de Abogados por cada firma autenticada.

c) Firma digital del notario sustituye papel de seguridad, sello blanco y firma manuscrita: La razón de autenticación, ni la constancia de pago de timbres deben imprimirse en papel de seguridad, ni ser selladas, ni firmadas del puño y letra del notario, pues todos estos medios de seguridad son sustituidos por la firma digital del notario.

Autenticación de firmas digitales (art. 13)

Si bien en estos casos no se exige que las firmas digitales sean estampadas en presencia del notario,  se advierte que sigue siendo  su responsabilidad la plena identificación de los usuarios.    Además, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Descripción del documento donde constan las firmas autenticadas.

b) Constancia de verificación de las garantías de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento.   Sobre la forma de lograr esto ver nuestra nota en este mismo blog.

c) Indicar la hora y fecha que aparecen en el estampado de cada firma o firmas digitales que están siendo autenticadas.

d) Leyenda de que se autentican las firmas de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito.

e)  Señalar que se autentican las firmas en su condición de notario público con indicación de su nombre completo y número de carné.

f) Firma digital del notario.

En relación al punto d) se han suscitado varias inquietudes pues no resulta tan fácil lograr determinar siempre la norma del ordenamiento jurídico donde consta la obligación de que las firmas de los interesados sean autenticadas notarialmente.  Muchas veces es la simple voluntad de las partes que por un tema de seguridad jurídica, prefieren la autenticación notarial.     Además, llama la atención que se establezca esta exigencia solo por el hecho de estarse autenticando firmas estampadas digitalmente, como si de alguna manera,  cuando las firmas lo fueron del puño y letra del interesado, no fuera necesario determinar que exista también una norma que ordene la autenticación notarial.  Trataremos de averiguar directamente en la Dirección Nacional de Notariado si existe alguna interpretación distinta que tengamos que estar haciendo de este requisito, o si por lo menos, pueden suplirnos con un listado de esas normas que podrían servir de fundamento legal a las autenticaciones de firmas digitales, o en último caso, si se aceptaría como razón de ser de la actuación notarial,  la simple rogación de las partes.

CERTIFICACIONES EN SOPORTE ELECTRÓNICO

Se mencionan dos aspectos generales al momento de expedir certificaciones notariales en soporte electrónico:

a.- En primer lugar es importante tener presente que se establece en el Reglamento en comentario que en relación a las certificaciones emitidas en soporte electrónico, debe producirse el mismo proceso de constatación de los originales que se realiza con las certificaciones de documentos impresos.

b.-  La certificación debe emitirse en un formato oficial según la Política de Formatos Oficiales del MICIIT e incluir la firma digital certificada del notario público al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo.   (Sobre este punto puede ver nuestra nota en este mismo blog.)

Certificación en soporte electrónico de documentos originados en soporte papel  (Art. 10)

Adicionalmente a lo indicado arriba,  en estos casos, deberá el notario agregar a la razón de certificación la indicación expresa de que el documento que está siendo certificado es copia digitalizada fiel y exacta de su original.

EFICACIA / FECHA Y HORA DEL ESTAMPADO DE FIRMA DIGITAL (Art. 9)

Se establece que para su eficacia, la fecha y hora de emisión de los documentos extraprotocolares en soporte electrónico, serán las que aparecen en el estampado de la firma digital del notario.

Esta disposición ha hecho que algunos colegas estén optando por indicar en sus documentos que «… se expiden a la hora y fecha que aparece indicada en el estampado de firma digital.»    Otros por el contrario consideran que el hecho de que aparezcan en dicho estampado la hora y fecha de la firma digital del notario, no exime de la obligación de establecer propiamente la hora y fecha del momento en que concluyó la redacción del documento extraprotocolar.

Será interesante conocer a este respecto si los registradores a cargo de testimonios digitales que se tramiten en el Registro Nacional así como funcionarios de instituciones bancarias y otras instituciones del gobierno estarán de acuerdo que los notarios refieran la hora y fecha de emisión del documento a los que aparecen en el estampado de firma digital.   Son este tipo de detalles los que no queda más remedio que esperar  que vayan siendo definidos por las distintas instituciones en las que los documentos notariales en formato electrónico serán tramitados.

VIGENCIA TEMPORAL  (Art. 15)

Se establece en el art. 15 del Reglamento que las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado.

Se trata en realidad del mismo plazo de vigencia mensual que ya se encuentra establecido en el art. 20 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial:  «La certificación notarial mantendrá su vigencia por el plazo de un mes contado a partir de su expedición, o antes si los datos que la sustentan han variado. Para variar el plazo de un mes antes fijado, la entidad pública ante quien ha de hacerse valer o utilizarse la certificación, debe haberlo previamente publicado, conforme la Ley número 8220.»

PAGO DE ESPECIES FISCALES, DERECHOS E IMPUESTOS: (Art. 20)

Importante recordar que en la emisión de documentos en formatos electrónicos deben cancelarse los mismos timbres e impuestos que correspondan a los documentos en formato papel, debiendo el notario dar fe de su pago con vista en el número de entero bancario.   En el Reglamento en comentario se menciona también la obligación de dar fe con vista en el número de transacción bancaria pero sin que se explique a qué se refiere ese concepto.

Finalmente,  resulta importante reiterar en cuanto a esta tema lo que ya mencionamos en nuestra nota anterior,  sobre la obligación de que todas las imágenes que integran el documento notarial conformen un único PDF, el cual será firmado por el notario con su firma digital una única vez.   Por consiguiente,  de optar el notario por adjuntar la copia del entero de timbres pagado en el BCR, deberá integrar dicha imagen al mismo PDF que ya contiene las imágenes del documento junto con la razón de certificación o de autenticación.

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Encuentre en su base de datos de Formularios de Cartulación las nuevas plantillas que adicionamos de autenticaciones y certificaciones en soporte electrónico.