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DNN emite reglamento sobre inscripción de formularios electrónicos en el Registro

Como informamos hace algunos meses, la Junta Administrativa del Registro Nacional publicó el Reglamento operativo para la tramitación de formularios electrónicos y documentos adjuntos.   (Ver al respecto http://www.puntojuridico.com/registro-emite-reglamento-para-la-tramitacion-digital-de-escrituras/

Por su parte, el Consejo Superior Notarial aprobó en noviembre pasado el Reglamento para el uso de formularios y expedición de documentos electrónicos en sede notarial para la inscripción en el Registro Nacional, cumpliendo de esta forma con lo dispuesto en el art. 122 del Código Notarial:

«El Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, podrá autorizar el uso de fórmulas impresas, de acuerdo con el formato que se estime adecuado para cada una de las transacciones legales inscribibles. En tal caso, el Registro suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad exigidos para los testimonios ordinarios

«El Consejo Notarial considera su responsabilidad asegurar que la contratación electrónica registrable cuando se elabore electrónicamente, iguale o supere el grado de  seguridad que tradicionalmente ha garantizado la formalización en papel»

Por lo anterior, constituye el objeto del presente Reglamento:

«Delimitar los procedimientos y condiciones que debe seguir el notario público en la tramitación de formularios y en la emisión de documentos electrónicos adjuntos a ellos, para su inscripción en el Registro Nacional»

Para ver el texto completo del Reglamento en comentario haga clic a continuación:  VER REGLAMENTO DNN

Nos permitimos transcribir a continuación algunos de los puntos contenidos en el Reglamento:

  • El uso del formulario electrónico es opcional, no obstante en todos los casos en el que los notarios opten por su utilización, deberán presentar adjunto el testimonio electrónico.
  • Los notarios públicos que presenten documentos electrónicos al Registro Nacional, deberán utilizar firma digital certificada.
  • Los testimonios de escritura, así como las razones notariales requeridas y que se plasmen en soporte electrónico deben respetar la estructura establecida en el artículo 114 y siguientes del Código Notarial. El notario será responsable y dirá expresamente, que los datos extractados de la matriz e incorporados en el formulario, son fieles al original y al documento electrónico adjunto.
  • Está autorizado para emitir y utilizar los mecanismos electrónicos el Notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales, lo cual podrá ser constatado en el Registro Nacional de Notarios.

Sobre este último punto nos parece importante destacar que entre los deberes funcionales que los notarios deben cumplir  se encuentran tanto el pago de las cuotas al Fondo de Garantía Notarial como la presentación quincenal de índices de instrumentos públicos en el Archivo Nacional.

Podríamos pensar que en los sistemas o plataformas que próximamente el Registro Nacional habilitará para la tramitación de estos documentos notariales electrónicos, se realizará el cotejo automático del cumplimiento efectivo de los notarios en sus deberes funcionales, como paso previo a permitir la utilización de los mismos.    Parecido a lo que sucede actualmente cuando el notario requiere adquirir papel de seguridad o un nuevo protocolo, y el sistema le impide continuar con el trámite hasta tanto no aparezca al día en sus obligaciones.

En todo caso, lo que sí podemos afirmar con pleno convencimiento es que con esta nueva reglamentación,  la Dirección Nacional de Notariado da un importante paso en pro de la modernización y ejercicio notarial menos conservador de la mano con la tecnología en lo que se refiere a la tramitación electrónica de actos y contratos inscribibles en el Registro Nacional.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

9 de 25 Comentarios

  1. E Jiménez • 23 mayo, 2017

    Esto fue como un alegrón de burro, meses y meses y nada que empieza a funcionar la tan esperada plataforma!!!
    Supongo que no hay ni rumores al respecto, tal vez doña Silvia nos saca de la duda!!

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  2. Jose ZM • 08 mayo, 2017

    como diría la rana rené en sus últimamente famosas frases; «a veces quisiera hacer uso de los formularios y testimonios digitales en mis actos notariales, luego veo que el registro aún no avisa nada, y se me pasa»
    vamos ya por casi medio año y desde Diciembre esperaba que en enero entrara en operación.

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  3. Maria Lourdes Delgado • 18 enero, 2017

    Estoy confundida. Por medio de firma digital se puede inscribir muebles e inmuebles._

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 enero, 2017

      Estimada María Lourdes, todavía no se encuentra habilitada la plataforma que permitirá la tramitación digital de escrituras relativas a muebles o inmuebles. Se espera que para este año ya sea una realidad. Efectivamente se exigirá firma digital a los notarios que opten por la tramitación electrónica de sus escrituras.

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  4. KIKA • 17 enero, 2017

    A mí la obligación de aportar la copia del testimonio me parece fabulosa porque es necesaria para la publicidad registran. Ejemplo el caso de las S.A. inscritas en crear empresa, se inscribe la sociedad pero si un tercero quiere ver las otras disposiciones del pacto social que no constan en el formulario de inscripción (normas sobre quórum y maneras de convocar, o cualquier otra por ejemplo), el registro NO tenía copia de los estatutos sino únicamente el resumen de inscripción, y entonces, uno tenía que buscar el documento localizando al notario o en el archivo notarial, dejando la publicidad registran a medias.
    Ahora con los demás instrumentos, pasa lo mismo, me parece perfecto que no tengamos que depender de localizar notarios, sino ir a la fuente que debe ser el Registro.
    Más bien, lo que me urge saber, es sí finalmente se sabe cuándo se pondrá en marcha este sistema, porque esto nos viene a facilitar la vida a los notarios, nos permite agilizar trámites y dejar de depender de mandaderos que lleven documentos a registro.

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    • KIKA • 17 enero, 2017

      Donde dice registran, es registral la computadora se empeña en autocorregir la palabra!

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 enero, 2017

      Estimado Kika, Todavía el Registro no ha divulgado la fecha de lanzamiento de la plataforma que permitirá la tramitación electrónica de escrituras. Apenas tengamos alguna noticia, se los haremos saber por este medio. Muchas gracias por su participación.

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    • Jose Salas • 24 febrero, 2017

      Los documentos deben ser presentados por el notario como parte de su labor de inscripción. desde mi punto de vista. En la práctica se realiza de otra forma.

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  5. Lic. Marcelo Vega Acuña • 12 enero, 2017

    Pienso yo: en qué se puede afirmar con pleno convencimiento, que con esta nueva reglamentación, la Dirección Nacional de Notariado da un importante paso en pro de la modernización y ejercicio notarial menos conservador de la mano con la tecnología en lo que se refiere a la tramitación electrónica de actos y contratos inscribibles en el Registro Nacional.

    ¿En dónde está el paso importante en pro de la modernización, si además de llenar el formulario, «siempre se debe presentar el testimonio de escritura al Registro para su inscripción»?

    Expresamente se dice que en todos los casos en el que los notarios opten por su utilización, deberán presentar adjunto el testimonio electrónico.

    ¿No creen Ustedes que utilizar este Sistema que quieren imponernos a nosotros los Notarios (aunque se diga que es opcional), es duplicar nuestro trabajo, al tener que llenar el formulario y además, presentar también el testimonio de escritura, donde a como está actualmente, no se llena ningún formulario y únicamente se presenta el testimonio de la escritura, al Registro para su inscripción?

    Si estoy equivocado y no he entendido, acepto gustosamente cualquier corrección que se me haga, y de antemano, mis disculpas si es que yo estoy equivocado.

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