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DNN advierte nuevamente sobre cuidados de índices presentados por correo certificado

En relación a los notarios que utilizan todavía el correo postal para remitir sus índices quincenales al Archivo Notarial, la Dirección Nacional de Notariado nos ha solicitado que retransmitamos el siguiente aviso, el cual pueden descargar haciendo clic a continuación: AVISO DE LA DNN SOBRE INDICES PRESENTADOS VIA CORREO CERTIFICADO

Sobre el particular nos permitimos algunos breves comentarios.

La posibilidad de presentar índices de instrumentos públicos a través del correo certificado ha existido desde hace muchos años, sin embargo, quienes confían todavía en este mecanismo deben tener presente que la acreditación de los mismos, es decir, el que sean “recibidos conforme” por el Archivo Notarial no siempre se produce. Causas de ello son principalmente errores al momento de adjuntar la información que en algunos casos debe aportarse, por ejemplo, cuando se declaran testamentos o modificaciones o revocatorias de otros instrumentos públicos. También la falta de cancelación del timbre de Archivo Nacional y la utilización de folios de seguridad pertenecientes a otros colegas.

Es importante tomar en cuenta que los índices remitidos por correo postal certificado no son objeto de trámite inmediato por parte del personal del Archivo Notarial, a diferencia de los presentados en ventanilla o por medio digital a través del sistema INDEX. En ventanilla, los funcionarios a cargo devuelven de una vez los índices que no cumplen todos los requisitos de presentación. En formato electrónico, el sistema INDEX remite alertas directamente al correo electrónico del notario, advirtiendo sobre las razones que impidieron la aprobación de los mismos.

En el caso de índices enviamos por correo postal, corresponde a los propios interesados, la obligación de comprobar la debida acreditación de los mismos por parte de Archivo Notarial.

Finalmente, es también importante recordar que hasta tanto no sean subsanados los errores u omisiones que hayan impedido el que los índices quedaran “válidamente presentados”, los notarios estarán incumpliendo con esta obligación notarial, lo que podría provocar incluso la apertura de expedientes disciplinarios en su contra.

PARA VERIFICAR LA ACREDITACIÓN DE INDICES

Ingresando a la siguiente página podrá consultar en forma gratuita la lista de notarios y notarias con índices pendientes de acreditación.

Solamente debe hacer clic aquí: https://www.index.co.cr/ConsultaPendientes.aspx

Index

Para conocer las causas exactas por las cuales su índice no fue aprobado puede entrar a la página web del Archivo Nacional, en la siguiente dirección:

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=206:s
ervicios&catid=68:archivo-notarial&Itemid=92

Debajo de la fotografía,  encontrará un ícono denominado SERVICIOS y la invitación a descargar la lista de índices enviados por correo certificado NO ACREDITADOS por incumplimiento de requisitos.

Al día de hoy, la lista que aparece publicada es la siguiente: VER LISTADO

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

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