Nueva directriz sobre constitución de sociedades civiles

Con la finalidad de unificar los criterios de calificación para la inscripción de sociedades civiles,  el Registro de Personas Jurídicas emitió la Directriz DPJ-003-2023 .   (Ver texto completo aquí.)

La sociedad civil se encuentra regulada de los artículos 1196 a 1250 del Código Civil.    Se indica en la directriz en comentario que su naturaleza jurídica «…está vinculada con la locución latina intuitu personae y la relación de confianza de los socios constituyentes o incorporados, mediando una relación orgánica entre éstos para cumplir el objeto social, bajo una estructura restrictiva, sin dar la posibilidad de que terceros -no socios- participen de la administración o como apoderados de la sociedad.»

Sabemos que con la entrada en vigencia de la Ley 9024 de Impuesto a las Personas Jurídicas en el 2012, muchas personas empezaron a considerar la conveniencia de utilizar sociedades civiles para la inscripción de sus bienes muebles e inmuebles, en razón de encontrarse, precisamente, exoneradas del pago de dicho tributo.

Hace algunos años el Lic. Fernán Pacheco escribió un interesante artículo comparando a las sociedades civiles con las sociedades mercantiles.  Puede verlo aquí.

Importante aclaración la que se establece en la Directriz en comentario al señalar que las regulaciones de las sociedades civiles tienen por objeto establecer las reglas entre los socios y respecto de terceros, y no en razón del objeto y los actos de comercio. De modo que la distinción entre ésta y las sociedades mercantiles no son los actos de comercio realizados.  sino la regulación específica de las atribuciones y obligaciones de los socios, y el carácter cerrado de tal condición para formar parte de la sociedad y tomar acuerdos, los cuales no son elementos publicitables.

A continuación nos permitimos enumerar algunos de los aspectos que llaman más la atención en comparación con la constitución de sociedades mercantiles.

Comparecencia.   Deben comparecer en escritura pública al menos dos socios, quienes únicamente puede ser personas físicas.

Plazo de la sociedad.  Debe ser un plazo determinado con inicio y fin, expresado en años o meses, o bien manifestando el evento o condición para que tenga inicio la sociedad.

Nombre de la sociedad.  Puede ser en idioma extranjero con su traducción al español.   Debe estar compuesto únicamente por letras, con el aditamento sociedad civil o S.C., sin el uso de signos para lograr distintividad. Cualquier número que se incluya será sustituido por letras en la captura de datos, y cualquier signo que se incluya en el nombre social, no serán incluidos al momento de realizar la inscripción.  No es procedente solicitar como nombre el número de cédula jurídica asignado por este Registro al momento de la inscripción de la constitución.  Tampoco es procedente que el nombre haga alusión a actividades fiscalizadas por las diferentes Superintendencias, sea de seguros, intermediación financiera, o bursátil, o que hagan referencia a actividades reguladas por leyes especiales, tales como obra pública o deportiva, entre otras. Esto según las Leyes especiales que regulan y protegen dichas actividades.

Domicilio social.   Debe ser una dirección exacta, actual y cierta, indicando la provincia, cantón y distrito, además las descripciones y puntos de referencia para determinar el lugar preciso del domicilio de la sociedad.

Objeto social.  Debe ser física y legalmente posible con la amplitud prevista en el artículo 631 del Código Civil.  Deben especificarse las actividades que va a realizar.  La realización de actos de comercio es procedente a afectos de generar lucro.  La profesión u ocupación de los comparecientes no guarda ninguna relación con el objeto social, por ello no es procedente la consignación de defecto en ese sentido, en virtud de que la regulación del Código Civil no lo establece. La única disposición legal respecto de la profesión y las actividades de la sociedad son aplicables a las Sociedades Profesionales, según lo regula la Ley que Autoriza Constitución de Sociedades de Actividades Profesionales N° 2860.   No es procedente que las actividades del objeto social sean aquellas fiscalizadas por la diferentes Superintendencias, sean actividades de seguros, intermediación financiera, bursátil, o que hagan referencia a actividades reguladas por leyes especiales, tales como obra pública o deportiva, entre otras.

Capital social.  Puede ser expresado en dinero, colones o moneda extranjera,  créditos o efectos, ya en una industria, servicio o trabajo apreciables en dinero, de conformidad con el artículo 1196 del Código Civil, en relación con los numerales 1220 a 1225, y 1241.    No es requerido que indique el título representativo, pero sí el monto total del capital.   El pago puede ser  mediante títulos valores.   En caso de aportar como pago del capital bienes muebles o inmuebles deben describirse y realizarse la registración por parte del Registrador de aportes del Registro de Personas Jurídicas.

Administración, nombramientos y apoderados.   La administración de la sociedad puede confiarse a uno o más de los socios, sea por el contrato constitutivo de sociedad, o por un acto posterior unánimemente acordado, de conformidad con el artículo 1208 del Código Civil. Los administradores, apoderados y las sustituciones necesariamente deben ostentar la condición de socios de la sociedad, para lo cual debe mediar dación de fe notarial, en aquellos nombramientos posteriores al acto de constitución.

Modificaciones del pacto social.  Se realizan por medio de comparecencia en escritura pública, constando fe notarial de consentimiento unánime de los socios, salvo disposición contraria del pacto, y además fe notarial que tienen la condición de socio con vista en el pacto de la sociedad.  En caso de que la sociedad tenga libros legalizados por parte de la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, las modificaciones pueden realizarse por Asamblea o su equivalente, para lo cual el Notario dará fe de la existencia y legalización respectiva de los libros correspondiente. Lo referente al consentimiento y la condición de socios es bajo manifestación de la Asamblea o su equivalente.

Transformación de la sociedad civil en otra sociedad de distinta especie.  Artículo 225 del Código de Comercio.

Publicación de edictos y libros.    Para la constitución y modificaciones al pacto social no es requisito la publicación de edicto en el Diario Oficial La Gaceta, en virtud de que el Código Civil no lo establece.   Los libros de la sociedad no son legalizados, dado que la Ley no otorga la competencia para ello. Son llevados el ámbito privado e interno de la sociedad, los cuales están sujetos a examinarse por los socios según el artículo 1218 del Código Civil.