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Nuevas regulaciones para sustitución de libros contables legalizados

Sabemos que la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria eliminó la legalización de libros contables pero con la obligación para los comerciantes de continuar llevando sus registros contables y financieros en medios que permitan en forma fácil, clara y precisa, conocer de sus operaciones comerciales y de su situación económica.   (Art. 251 reformado del Código de Comercio)

Se publica hoy en La Gaceta, la Directriz DGT-R-001-2013 de la Dirección General de Tributación con el objeto principal de establecer las características y requisitos que deberán tener estos registros contables y a partir de cuándo podrán llevarse.    Si desea conocer su texto, descárguelo a continuación:  Directriz DGT-R-001-2013

Nos permitimos destacar y transcribir algunos puntos de interés:

Vigencia de la no legalización de libros contables: Se aclara en primer lugar  que la nueva forma de respaldar los movimientos contables, sin necesidad de contar con libros contables legalizados, rige a partir del presente período 2013.  Por consiguiente,  los libros y registros contables que respaldan las operaciones del período fiscal 2012 deberán contar con la debida legalización, entendiéndose por ésta, el número de autorización otorgado por la Dirección General de Tributación, debiendo contemplarse para tales efectos tanto las operaciones declaradas mediante período fiscal ordinario, como aquéllas correspondientes a períodos especiales.

Posibilidad de continuar utilizando libros contables ya legalizados. Aquellos contribuyentes que así lo deseen podrán continuar con sus libros contables legalizados hasta el momento en que éstos lleguen a su fin, momento en el cual  deberán proceder a sustituirlos conforme con lo establecido en el artículo 251 del Código de Comercio.  En caso de que lo prefieran, podrán iniciar con los nuevos registros contables  a partir del período fiscal 2013.

Llevanza de registros contables y financieros. Podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del contribuyente, los cuales deberán garantizar la seguridad y la fiabilidad del registro de las operaciones. La contabilidad deberá estar conforme con lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y el del Contadores Privados de Costa Rica.   Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas.

Respaldos. En caso de que los registros contables y financieros se lleven mediante sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias) mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la pérdida de la información. Dichos respaldos se deben llevar de la siguiente manera: el respaldo correspondiente a las operaciones diarias será el que soporte el libro diario, el respaldo correspondiente a la totalización de cada una de las cuentas, será el que soporte el libro mayor; de la misma forma se deberá crear un respaldo de los inventarios y estados financieros mensuales, este será el soporte correspondiente al libro de inventarios y balances. Lo anterior sin detrimento de los registros auxiliares establecidos por ley.

Registros especiales. Al igual que los libros contables, todos aquellos registros establecidos por leyes especiales, no deberán ser legalizados ante la Dirección General de Tributación.  Lo establecido anteriormente, no suspende la llevanza de dichos registros, los que se mantienen según las leyes que les dieron origen.

Consulta pública de libros legalizados. Finalmente se establece  que el sitio CrearEmpresa mantendrá disponible la consulta pública para todos los usuarios que lo requieran.

En conversación esta mañana con los representantes de CrearEmpresa nos aclaraban que la consulta que se puede realizar en su sitio web es del número de autorización de legalización de libros asignado a todas aquellas sociedades constituidas digitalmente a través de su sistema y también de todas las sociedades que gestionaron ante el Ministerio de Hacienda, la asignación de este número de legalización con posterioridad a la emisión de la Directriz Nº DGT-R-034-2011 en noviembre de 2011 que fue cuando se suprimió la necesidad de aportar en físico los libros a legalizar.

En la siguiente presentación facilitada por CrearEmpresa se detallan los pasos a seguir tanto para la solicitud de legalización de libros como para realizar la consulta del número de autorización de legalización según lo que acabamos de indicar.  VER PPT DE CREAREMPRESA

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

5 de 13 Comentarios

  1. MARITZA ROJAS • 03 mayo, 2018

    POR FAVOR ME PUEDEN INDICAR EL PROCEDIMIENTO PARA LEGARLIZAR LOS LIBROS ENFORMA DIGITAL

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 03 mayo, 2018

      Estimada doña Maritza, Le recomendamos la lectura de la siguiente nota en este mismo blog:

    • LEGALIZACIÓN DE LIBROS PODRÁ GESTIONARSE EN PAPEL SIMPLE
    • Solamente tome en cuenta que actualmente el costo de los timbres para este acto es de 17,150 de timbre de REgistro Nacional y 75 de timbre de Colegio del Colegio de Contadores Privados

      Responder
  • Yamileth • 17 agosto, 2017

    una vez que uno de los libros físicos se termina, es obligatorio empezar con los digitales?

    Responder
  • carlos andres a. • 15 noviembre, 2016

    Buenas tardes,
    Cual es el trámite completo para la reposición de libros contables los cuales fueron ya fueron legalizados?

    Agradezco mucho cualquier ayuda

    Responder
    • Bernal Ríos Robles, Ctdcm • 15 noviembre, 2016

      Si ya cuentas con el numero de legalización el tramite, según la normativa, es responsabilidad de la sociedad y en especial del secretario si es una S.A.
      Al tratarse de una reposición el numero de tomo será siempre el mismo que el que va ser repuesto Vg. Tomo 1 Reposición. Esto a los efectos de que en una auditoria no se interprete que existe un tomo uno completo.
      Posterior, en lo personbal siempre confección un acta de apertura, que en lo esencial dice:
      Que la entidad xxxxxxxxxx, SOCIEDAD ANÓNIMA fue inscrita ante el Registro de Personas Jurídicas, Sección Digitalizada, al tomo xxxx, asiento xxxxx, y de conformidad con el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles se hace constar que por extravió el día xx del mes xx del año xxxxx le fue asignado el Número de Legalización de Libros:
      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
      Que aquí da inicio el Libro de Reposición, Número xxxxxxxx, tipo xxxxxxx (Vg.REGISTRO DE ACCIONISTAS O SOCIOS). Que éste Libro consta de DOSCIENTAS páginas útiles en perfecto estado de conservación y limpieza. Se le ha puesto el número de legalización, ubicado en el primer folio; asimismo numeración, denominación de la sociedad y cédula (artículo 263 del Código de Comercio). Se deja constancia que el timbre fue cancelado por entero de reposición No. xxxxxxxxxxxxxxxxx. En la ciudad de San José, el día de hoy xx de xxxxxxxxxx de xxxx se apertura el presente Libro conforme a la Ley.
      __________________________________
      SECRETARIO

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