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Nuevas regulaciones para sustitución de libros contables legalizados

Sabemos que la Ley de Fortalecimiento de la Gestión Tributaria eliminó la legalización de libros contables pero con la obligación para los comerciantes de continuar llevando sus registros contables y financieros en medios que permitan en forma fácil, clara y precisa, conocer de sus operaciones comerciales y de su situación económica.   (Art. 251 reformado del Código de Comercio)

Se publica hoy en La Gaceta, la Directriz DGT-R-001-2013 de la Dirección General de Tributación con el objeto principal de establecer las características y requisitos que deberán tener estos registros contables y a partir de cuándo podrán llevarse.    Si desea conocer su texto, descárguelo a continuación:  Directriz DGT-R-001-2013

Nos permitimos destacar y transcribir algunos puntos de interés:

Vigencia de la no legalización de libros contables: Se aclara en primer lugar  que la nueva forma de respaldar los movimientos contables, sin necesidad de contar con libros contables legalizados, rige a partir del presente período 2013.  Por consiguiente,  los libros y registros contables que respaldan las operaciones del período fiscal 2012 deberán contar con la debida legalización, entendiéndose por ésta, el número de autorización otorgado por la Dirección General de Tributación, debiendo contemplarse para tales efectos tanto las operaciones declaradas mediante período fiscal ordinario, como aquéllas correspondientes a períodos especiales.

Posibilidad de continuar utilizando libros contables ya legalizados. Aquellos contribuyentes que así lo deseen podrán continuar con sus libros contables legalizados hasta el momento en que éstos lleguen a su fin, momento en el cual  deberán proceder a sustituirlos conforme con lo establecido en el artículo 251 del Código de Comercio.  En caso de que lo prefieran, podrán iniciar con los nuevos registros contables  a partir del período fiscal 2013.

Llevanza de registros contables y financieros. Podrá hacerse mediante sistemas de información a elección del contribuyente, los cuales deberán garantizar la seguridad y la fiabilidad del registro de las operaciones. La contabilidad deberá estar conforme con lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y el del Contadores Privados de Costa Rica.   Sin perjuicio de que las transacciones sean registradas y respaldadas mediante sistemas electrónicos, la Administración podrá requerir, a los sujetos pasivos, los respaldos sobre las transacciones registradas en tales sistemas.

Respaldos. En caso de que los registros contables y financieros se lleven mediante sistemas informáticos, los contribuyentes deberán llevar respaldos (copias) mensuales de las operaciones que realicen y conservarlos en sitios seguros para evitar la pérdida de la información. Dichos respaldos se deben llevar de la siguiente manera: el respaldo correspondiente a las operaciones diarias será el que soporte el libro diario, el respaldo correspondiente a la totalización de cada una de las cuentas, será el que soporte el libro mayor; de la misma forma se deberá crear un respaldo de los inventarios y estados financieros mensuales, este será el soporte correspondiente al libro de inventarios y balances. Lo anterior sin detrimento de los registros auxiliares establecidos por ley.

Registros especiales. Al igual que los libros contables, todos aquellos registros establecidos por leyes especiales, no deberán ser legalizados ante la Dirección General de Tributación.  Lo establecido anteriormente, no suspende la llevanza de dichos registros, los que se mantienen según las leyes que les dieron origen.

Consulta pública de libros legalizados. Finalmente se establece  que el sitio CrearEmpresa mantendrá disponible la consulta pública para todos los usuarios que lo requieran.

En conversación esta mañana con los representantes de CrearEmpresa nos aclaraban que la consulta que se puede realizar en su sitio web es del número de autorización de legalización de libros asignado a todas aquellas sociedades constituidas digitalmente a través de su sistema y también de todas las sociedades que gestionaron ante el Ministerio de Hacienda, la asignación de este número de legalización con posterioridad a la emisión de la Directriz Nº DGT-R-034-2011 en noviembre de 2011 que fue cuando se suprimió la necesidad de aportar en físico los libros a legalizar.

En la siguiente presentación facilitada por CrearEmpresa se detallan los pasos a seguir tanto para la solicitud de legalización de libros como para realizar la consulta del número de autorización de legalización según lo que acabamos de indicar.  VER PPT DE CREAREMPRESA

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

8 de 13 Comentarios

  1. Eliana V • 28 mayo, 2013

    Yo acostumbro rotular los de actas así:

    REGISTRO DE SOCIOS

    ACTAS DE ASAMBLEA DE SOCIOS

    ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACION

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  2. Marjorie Q • 20 febrero, 2013

    Buenas tardes, despues de obtener el numero de legalizacion que da el Registro, cual es el paso siguiente, no me queda claro, ademas existe algun machote uniforme para los nuevos libros o es a libre criterio. Gracias.

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    • Lic. Silvia Pacheco • 20 febrero, 2013

      Con el número de autorización de legalización de libros que da el Registro, los personeros de la sociedad deberán confeccionarlos tres libros de actas de hojas removibles con un máximo de 200 por libro. En el primer folio deberán indicar el nombre del libro, por ejemplo, ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS o ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA y el número de tomo por el que se vaya. Además en el margen superior izquierdo de ese primer folio deberá consignarse el número de autorización que el Registro asignó. Se trata del mismo número para los tres libros.

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  3. RODOLFO CORRALES • 14 febrero, 2013

    Gracias por la informacion es muy util.

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  4. michelle garcia • 14 febrero, 2013

    Hola, cuando se habla de registros especiales, esta refiriéndose a Fundaciones y asociaciones.

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  5. Grettel Caldera • 14 febrero, 2013

    Recién inscribí una SA ante el Registro, pagué los 15,000 por la autorización de los libros legales, sin embargo no me queda claro qué tipo de libros se puede utilizar para los registros de Asambleas y Socios? Podría ser de hojas remobibles o . . . ? Tan sólo requeriré se asigne el número de autorización? Aún no me devuelven el testimonio, pero al parecer el siguiente paso será obtener el número de autorización por medio de la empresa indicada, gestión que únicamente puede realizar el representante legal de la empresa. Cualquier guia y recomendación en este sentido es muy bienvenida. Gracias

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  6. Luz Robles • 14 febrero, 2013

    Yo lo que quisiera saber es cómo confirmamos si una sociedad «viejita» había legalizado libros o no ante Tributación. Ello para no iniciar las gestiones ante el Registro sin haber agotado la posibilidad de ubicar la existencia de esos libros. He tratado de averiguar en Tributación pero me dicen que ya ellos no dan ese servicio y por lo visto en CrearEmpresa tampoco podremos obtener esa constatación.

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  7. Jose Esteban • 14 febrero, 2013

    No se entiende muy bien el tema de lleva sistemas informáticos y luego el respaldo en papel. ¿ No sería más práctico mantener el libro y efectuar el copiado en los mismos?. saludos

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