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Sobre la custodia de los expedientes de actividad judicial no contenciosa

El pasado 12 de octubre, el Consejo Superior Notarial adoptó de manera unánime el acuerdo firme número 2017-027-019 que en lo que interesa dispone lo siguiente:

«LA DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO COMUNICA:

CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA

En sesión ordinaria número 027-2017 celebrada el 12 de octubre de 2017, el Consejo Superior Notarial adoptó el acuerdo firme número 2017-027-019 por votación unánime para atender una consulta a la cual respondió lo siguiente:

La competencia para recibir los expedientes tramitados en sede notarial, derivados de la Actividad Judicial no Contenciosa corresponde en forma exclusiva al Poder Judicial, por lo que deberán depositarse en el Archivo Judicial de conformidad con el artículo 131 del Código Notarial. En caso de que el Archivo Judicial no reciba los expedientes relacionados, los notarios los custodiarán. San José, 20 de octubre de 2017. Guillermo Sandí Baltodano. Director Ejecutivo.»       (VER AVISO


Este comunicado del Consejo Superior Notarial confirma lo que ha sido la práctica ya por muchos años.   Para ser más exactos, a partir de enero de 2010, cuando el Poder Judicial consideró que no correspondía más al Archivo Judicial, la custodia prevista en el artículo 131 del Código Notarial, al haberse «sacado» a la Dirección Nacional de Notariado, de la estructura interna del Poder Judicial mediante reforma introducida por la Ley 8795 del 4 de enero de 2010 al Código Notarial.

Sin embargo, en setiembre de 2013, la Procuraduría General de la República dictaminó:

» …  podemos concluir que en este caso, no se puede hablar de derogatoria tácita, pues el artículo 131 del Código Notarial no resulta incompatible con ninguna otra norma introducida en la reforma realizada por Ley 8795, ni existen normas que traten el mismo tema de manera contradictoria. Además, se trata de una norma de carácter especial en materia de actividad judicial no contenciosa en sede notarial, y por lo tanto prevalece sobre cualquier otra norma genérica que regule la custodia de documentos.

Nótese que la intención principal de la Ley 8795, fue pasar a la Dirección Nacional de Notariado de la estructura interna del Poder Judicial, al Ministerio de Justicia y Gracia, pero ello no afectó la competencia atribuida a los órganos de custodia, tal es el caso del Archivo Judicial y del Archivo Notarial. Lo anterior, por cuanto no existe una sola norma de dicha reforma que haga intuir que esa fuera la voluntad del legislador.

Así las cosas, es criterio de este órgano asesor, que hasta tanto no opere una reforma legal que modifique lo dispuesto en el numeral 131 del Código Notarial, no podrían las autoridades del Archivo Judicial, negarse a custodiar los expedientes que le han sido encomendados en materia de actividad judicial no contenciosa. Tampoco podría la Dirección Nacional de Notariado arrogarse tal facultad, pues estaría violentando el principio de legalidad, en virtud del cual la Administración únicamente está facultada para hacer aquello expresamente autorizado.»

Tanto el Poder Judicial como la Dirección Nacional de Notariado han intentado buscar soluciones a esta problemática pues en definitiva no pareciera lo idóneo que los propios notarios conserven en sus oficinas, los expedientes de actividad judicial no contenciosa.

En mayo del año pasado,   la Dirección Jurídica del Poder Judicial emitió el oficio Nº 317-DE-2016, señalando que mientras no se derogue expresamente el artículo 131 del Código Notarial por una Ley acordada en la Asamblea Legislativa, la norma mantiene su vigencia, lo que implica el deber de colaboración que tiene el Poder Judicial con la Dirección de Notariado.  Una posibilidad sería el escaneo de los expedientes notariales que facilite su custodia en formato digital.

«Con esta solución se resolvería el problema de espacio en la custodia de expedientes que enfrenta el Poder Judicial, y la Dirección de Notariado podría proceder a la recuperación de la información que a hoy se mantiene en manos de los notarios del país.»

Trataremos de averiguar cómo avanza esta propuesta de digitalización de los expedientes de actividad judicial no contenciosa.   De momento,  sabemos que corresponde a los notarios la obligación de seguir custodiando los expedientes que tramiten de actividad judicial no contenciosa.

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 7 Comentarios

  1. Sharon Alfaro • 08 febrero, 2022

    Buenas tardes Licda Pacheco, un gusto en saludarla

    Deseaba consultarle al día de hoy cuando se termina un proceso sucesorio notarial; el expediente lo custodia el notario o se debe entregar ante el Archivo Notarial.

    Quedo a la espera de su pronta respuesta.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 08 febrero, 2022

      Si bien en el artículo 131 del Código Notarial se establece que el Notario debe entregar al Archivo Judicial, los expedientes de actividad judicial no contenciosa una vez concluido el proceso, lo cierto es que hace muchos años este Archivo no los recibe. Por lo tanto, deben los notarios mantenerlos en custodia hasta el momento en que la DNN gire alguna instrucción al respecto.

      • Sharon • 09 febrero, 2022

        Muchas gracias Licda. Pacheco por la información.

        Por casualidad no tiene algún documento en donde se indique que el Archivo no recibe dichos expedientes.

        Muchas gracias

        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 09 febrero, 2022

          A la consulta que le formularon al Consejo Superior Notarial sobre qué debían hacer los notarios con los expedientes de actividad judicial no contenciosa, cuando cesaren voluntariamente en el ejercicio profesional, respondió que podían depositarlos ante otra notaría, comunicándolo tanto a la DNN como al Archivo Judicial. Se indicó además que dicha disposición tendría que mantenerse mientras el Poder Judicial mantenga el criterio de no recibir los expedientes de la actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial. Puede leer más al respecto en nuestra nota en este mismo blog

  2. Antonio Bogantes Chavarria • 22 noviembre, 2017

    Sería ideal, en este tema de custodia de expedientes de actividad judicial no contenciosa, que se abra una página web para almacenar en la nube la información de cada Notario.

  3. GEILIN SALAS • 21 noviembre, 2017

    Buenos días.

    Tengo dudas con respecto a COSEVI. Ahora solo da la opción de que sea el dueño registral del vehículo quien pueda consultar sobre infracciones. Cómo vamos a hacer los Notarios para saber esta información.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 noviembre, 2017

      Mañana temprano publicaremos una nota en este mismo blog sobre esta situación del sistema de consulta de infracciones del COSEVI. Efectivamente tiene preocupados a los colegas que se dedican mucho a la compraventa de automóviles.