El pasado 12 de octubre, el Consejo Superior Notarial adoptó de manera unánime el acuerdo firme número 2017-027-019 que en lo que interesa dispone lo siguiente:

«LA DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO COMUNICA:

CUSTODIA DE EXPEDIENTES DE ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA

En sesión ordinaria número 027-2017 celebrada el 12 de octubre de 2017, el Consejo Superior Notarial adoptó el acuerdo firme número 2017-027-019 por votación unánime para atender una consulta a la cual respondió lo siguiente:

La competencia para recibir los expedientes tramitados en sede notarial, derivados de la Actividad Judicial no Contenciosa corresponde en forma exclusiva al Poder Judicial, por lo que deberán depositarse en el Archivo Judicial de conformidad con el artículo 131 del Código Notarial. En caso de que el Archivo Judicial no reciba los expedientes relacionados, los notarios los custodiarán. San José, 20 de octubre de 2017. Guillermo Sandí Baltodano. Director Ejecutivo.»       (VER AVISO) 

Este comunicado del Consejo Superior Notarial confirma lo que ha sido la práctica ya por muchos años.   Para ser más exactos, a partir de enero de 2010, cuando el Poder Judicial consideró que no correspondía más al Archivo Judicial, la custodia prevista en el artículo 131 del Código Notarial, al haberse «sacado» a la Dirección Nacional de Notariado, de la estructura interna del Poder Judicial mediante reforma introducida por la Ley 8795 del 4 de enero de 2010 al Código Notarial.

Sin embargo, en setiembre de 2013, la Procuraduría General de la República dictaminó:

» …  podemos concluir que en este caso, no se puede hablar de derogatoria tácita, pues el artículo 131 del Código Notarial no resulta incompatible con ninguna otra norma introducida en la reforma realizada por Ley 8795, ni existen normas que traten el mismo tema de manera contradictoria. Además, se trata de una norma de carácter especial en materia de actividad judicial no contenciosa en sede notarial, y por lo tanto prevalece sobre cualquier otra norma genérica que regule la custodia de documentos.

Nótese que la intención principal de la Ley 8795, fue pasar a la Dirección Nacional de Notariado de la estructura interna del Poder Judicial, al Ministerio de Justicia y Gracia, pero ello no afectó la competencia atribuida a los órganos de custodia, tal es el caso del Archivo Judicial y del Archivo Notarial. Lo anterior, por cuanto no existe una sola norma de dicha reforma que haga intuir que esa fuera la voluntad del legislador.

Así las cosas, es criterio de este órgano asesor, que hasta tanto no opere una reforma legal que modifique lo dispuesto en el numeral 131 del Código Notarial, no podrían las autoridades del Archivo Judicial, negarse a custodiar los expedientes que le han sido encomendados en materia de actividad judicial no contenciosa. Tampoco podría la Dirección Nacional de Notariado arrogarse tal facultad, pues estaría violentando el principio de legalidad, en virtud del cual la Administración únicamente está facultada para hacer aquello expresamente autorizado.»

Tanto el Poder Judicial como la Dirección Nacional de Notariado han intentado buscar soluciones a esta problemática pues en definitiva no pareciera lo idóneo que los propios notarios conserven en sus oficinas, los expedientes de actividad judicial no contenciosa.

En mayo del año pasado,   la Dirección Jurídica del Poder Judicial emitió el oficio Nº 317-DE-2016, señalando que mientras no se derogue expresamente el artículo 131 del Código Notarial por una Ley acordada en la Asamblea Legislativa, la norma mantiene su vigencia, lo que implica el deber de colaboración que tiene el Poder Judicial con la Dirección de Notariado.  Una posibilidad sería el escaneo de los expedientes notariales que facilite su custodia en formato digital.

«Con esta solución se resolvería el problema de espacio en la custodia de expedientes que enfrenta el Poder Judicial, y la Dirección de Notariado podría proceder a la recuperación de la información que a hoy se mantiene en manos de los notarios del país.»

Trataremos de averiguar cómo avanza esta propuesta de digitalización de los expedientes de actividad judicial no contenciosa.   De momento,  sabemos que corresponde a los notarios la obligación de seguir custodiando los expedientes que tramiten de actividad judicial no contenciosa.