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Conozca el procedimiento para el registro de correos electrónicos societarios

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27 Comentarios
Mediante la Directriz DPJ-002-2025 de la Dirección del Registro de Personas Jurídicas se establece el procedimiento que deberán seguir a partir del próximo 4 de junio,  tanto las sociedades existentes como las que se constituyan a partir de esa fecha para establecer una dirección de correo electrónico en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

27 de 27 Comentarios

  1. VIVIANA VILLALOBOS CAMPOS • 04 junio, 2025

    Otra consulta. Cómo encuentro dentro de los cálculos este tramite. Gracias

    • Silvia Pacheco • 04 junio, 2025

      El nombre del cálculo en nuestro sistema Prime de Cálculo de Timbres y Honorarios es: Sociedad mercantil. Reforma de estatutos: incorporación correo electrónico

      Cuando la incorporación del correo electrónico se realiza mediante protocolización de acta no tenemos duda que el monto a cobrar de honorarios es el establecido en el art. 95 del Arancel de Honorarios, a saber, 90,750. La duda surge con los trámites que se gestionen mediante comparecencia directa de los representantes legales o apoderados ante notario público pues dicho acto no está previsto expresamente en el Arancel. Algunos colegas consideran que por analogía se deben cobrar los mismos 90,750. Otros opinan que corresponde aplicar lo dispuesto en el art. 63 y 65 para casos no previstos. Los transcribimos a continuación:

      Artículo 63.- Retribución mediante pago de hora. El pago por horas en servicios notariales, será procedente cuando el acto, contrato o asesoría no se encuentren contemplados en el presente Arancel. También procederá el pago por horas cuando el Notario (a) deba realizar trámites o desplazamientos de carácter extraordinario. El pago mínimo por hora será de noventa mil setecientos cincuenta colones

      Artículo 65.- Casos no previstos. En casos no previstos en este Arancel, los honorarios mínimos no podrán ser inferiores a ciento veintiún mil colones.

  2. VIVIANA VILLALOBOS CAMPOS • 04 junio, 2025

    Buenos días. Pregunta. El edicto a publicar si tiene costo? En el caso de los honorarios hay que cobrar el IVA o están exentos. Gracias

    • Silvia Pacheco • 04 junio, 2025

      Según información en la página web de la Imprenta Nacional, el costo del edicto depende de la cantidad de centímetros cuadrados que conforman el documento para publicar. El precio por centímetro cuadrado es de Ȼ47 (IVA incluido). En cuanto a los honorarios efectivamente se encuentran gravados con IVA.

  3. Andrés Villalta Mata • 03 junio, 2025

    Buenas tardes, ¿En una misma escritura el apoderado podría comparecer en representación de cada una de las sociedades en las que figure y solicitar para todas ellas la inclusión del correo electrónico? O el Registro solicitará que comparezca por separado para cada sociedad? Gracias

    • Silvia Pacheco • 03 junio, 2025

      Es una excelente inquietud. Trataremos de averiguar al respecto para informarles.

  4. MARIA LOURDES DELGADO JIMENZ • 03 junio, 2025

    Buenas tardes Licenciada. Cuando dos o mas sociedades tienen el misma representante puede en una sola escritura comparecer por todas. Pareciera lógico. gracias

    • Silvia Pacheco • 03 junio, 2025

      Interesante consulta. Nos parece que no debería existir problema en que el representante legal pueda comparecer en una misma escritura a solicitar la inclusión del correo electrónico en todas sus sociedades representadas, sobre todo tratándose de un trámite que no conlleva el pago de timbres. Surge la duda en cuanto a la redacción del edicto. ¿Se podrán incluir en un solo aviso todas las sociedades solicitantes de la inclusión del correo electrónico? o ¿se el Registro exigirá un edicto independiente para cada una? Trataremos de confirmarlo para comentarles por este medio.

  5. Fernando Mayorga Castro • 02 junio, 2025

    Considero que si la misma directriz del RPJ señala que la inclusión del email constituye una modificación del pacto social, no tiene sentido permitir la comparecencia directa del representante legal o apoderado, porque por sí solos no tienen ninguna capacidad legal para modificar dicho pacto… Entiendo que lo van a permitir, pero me parece muy ilógico.

    • Silvia Pacheco • 03 junio, 2025

      Pareciera que la intención del Registro de Personas Jurídicas al admitir esta alternativa de incorporación de emails mediante comparecencia directa ante notario del representante legal o de los apoderados generales o generalísimos, tiene por objeto cumplir con lo que le ordenó el Transitorio I de la Ley 10597 que estableció este obligación:

      “Transitorio: El Registro Nacional tendrá un plazo de seis meses, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, para realizar las modificaciones pertinentes para su implementación. Para estos efectos, definirá un procedimiento sencillo, ágil y sin costo, que permita a las sociedades mercantiles vigentes registrar la cuenta de correo electrónico válida, para notificaciones administrativas y judiciales.”

      Con esta solicitud ante notario se simplifica el tener que convocar a Asamblea de Socios, producir el acta correspondiente para su protocolización notarial. Pero como usted bien lo indica, surge la duda de cómo se visualizarán en estos casos, esas “incorporaciones de correo electrónico” No pareciera en efecto que pueda el Registro “modificar” o “reformar” con este tipo de solicitudes, la cláusula del domicilio en los respectivos estatutos societarios.

  6. Omar Tabash Fonseca • 02 junio, 2025

    Buenos días Licda.
    He estado intentado ubicar los machotes respectivos para esta nueva regulación, no obstante me ha sido imposible ubicarlos.

    ¿Sabe usted a partir de cuándo estarán disponibles? Muchas gracias por su ayuda.

    • Silvia Pacheco • 02 junio, 2025

      Los formularios ya se encuentran actualizados con lo de la incorporación del correo electrónico. Hoy tuvimos que suspender la publicación de los mismos en nuestra base de datos debido a la nueva Ley 10729 que salió apenas el viernes por la tarde, y que afectó también los formularios relacionados con sociedades mercantiles. Puede leer al respecto en este blog las notas publicadas esta mañana. En el curso de esta tarde ya quedarán publicados los formularios para que puedan acceder a ellos a partir de mañana martes.

  7. Amadeley Vargas Cordero • 30 mayo, 2025

    Buen día, En ambos casos se hace edicto, porque así lo establece la directriz. Sin embargo, en el caso de la comparecencia directa del representante o apoderado, no se está realizando literalmente en libros una reforma al estatuto, como sí ocurre en el segundo caso en el cual se presenta una protocolización del acuerdo de reforma al Registro. Correcto?

    • Silvia Pacheco • 30 mayo, 2025

      Exactamente, cuando comparecen los representantes legales directamente ante notario público a solicitar la incorporación del correo electrónico en el asiento registral de la sociedad, el edicto no debe hacer mención de una protocolización de acta sino de la solicitud mediante escritura pública número … y demás datos. En ambos casos el edicto debe producirse con posterioridad a la emisión del documento notarial según se encuentra establecido en el párrafo tercero del art. 92 del Reglamento del Registro de Personas Jurídicas:

      Artículo 92.- Publicación de edictos sociedades mercantiles y empresa individual de responsabilidad limitada. (…) En las escrituras la publicación deberá realizarse posterior al otorgamiento. En las protocolizaciones de igual manera deberá publicarse posterior a la autorización del documento notarial, por ser tales asentamientos un requisito de validez conforme al artículo 19 del Código de Comercio Ley Nº 3284.

  8. Katherine María Obregon Barrantes • 30 mayo, 2025

    Buenas. Me gustaría saber si es posible registrar un mismo correo electrónico para varias sociedades, o si por el contrario, se requiere un correo distinto para cada una. Hago la consulta porque, en la práctica, una misma persona puede ser representante legal de varias sociedades, o bien, un despacho legal puede encargarse de la administración de múltiples personas jurídicas, por lo que sería útil poder manejar todas con un único correo electrónico. Agradezco de antemano cualquier información o experiencia que puedan compartir al respecto. Saludos cordiales.

    • Silvia Pacheco • 30 mayo, 2025

      Ni en la Ley 10597, ni en las Directrices emitidas por el Registro de Personas Jurídicas se establece restricción alguna a la posibilidad de que se utilice el mismo correo electrónico en varias sociedades mercantiles.

  9. Renato Jimenez • 30 mayo, 2025

    Estamos claros que la Ley habla de “sociedades Mercantiles”. Sabemos algo de la obligación para Asociaciones, Fundaciones, y similares?

    • Silvia Pacheco • 30 mayo, 2025

      En la Directriz del Registro Nacional solamente se mencionan tres casos distintos a las sociedades mercantiles, que deberán cumplir también con registrar una dirección de correo electrónico. Se trata de las sucursales de sociedad extranjera, poderes extranjeros determinados en los artículos 226 y 232 del Código de Comercio, y las Asociaciones residentes en el extranjero, que soliciten actuar en Costa Rica amparados en el artículo 16 de la Ley de Asociaciones N° 218.

      Por consiguiente pensaríamos que cualquier otra persona jurídica, como las fundaciones, las cooperativas o asociaciones civiles de la Ley 218, NO tienen que cumplir con lo ordenado en la Ley 10597.

  10. ALEJANDRA CESPEDES ELIZONDO • 30 mayo, 2025

    Buen día, en cuanto a la publicación de Edicto se debe adjuntar una razón con el número de factura o documento dado por Imprenta Nacional?

    • Silvia Pacheco • 30 mayo, 2025

      Exactamente, al testimonio en trámite deberá incorporarse por razón notarial la constancia de que el edicto de ley se encuentra en vías de publicación con vista del recibo de la Imprenta Nacional.

  11. Flor Delgado Zumbado • 30 mayo, 2025

    Buen dia. Ustedes van a hacer la consulta a la DNN por el uso de números y signos. Gracias por mantenernos informados

    • Silvia Pacheco • 30 mayo, 2025

      Ya enviamos la consulta a la Dirección Nacional de Notariado. El artículo 74 del Código Notarial establece la posibilidad de utilizar números, abreviaturas, símbolos y signos en los documentos notariales cuando una Ley así lo autorice. La Ley 10597 que reformó el Código de Comercio para establecer esta obligación de incorporar una dirección de correo electrónico en los asientos registrales de las sociedades, expresamente no hace referencia a la posibilidad de los notarios de utilizar números y símbolos a estos efectos, pero pareciera tratase de una consecuencia lógica y necesaria. Nos parece por consiguiente que muy seguramente la respuesta de la DNN será afirmativa a este respecto. Les avisaremos tan pronto la obtengamos.

  12. Ma. Alejandra Méndez Sáenz • 29 mayo, 2025

    Muchas gracias

  13. Ma. Alejandra Méndez Sáenz • 29 mayo, 2025

    Ustedes van a elaborar algún machote para las inclusiones del correo electrónico tanto con las SA nuevas como las ya constituidas?

    Eso aplica para las sociedades inactivas también?
    Gracias

    • Silvia Pacheco • 29 mayo, 2025

      Ya tenemos actualizados los formularios que subiremos a nuestra plataforma mañana viernes o el lunes a más tardar para la consulta y uso de todos los estimados suscriptores. Efectivamente esta obligación de suministrar la dirección de email rige también para las sociedades inactivas. Las Asociaciones Civiles en general, constituidas con base en la Ley 218 no tienen que cumplir con este requisito. La única excepción que se hace en la Directriz es el caso de as Asociaciones residentes en el extranjero, que actúan en Costa Rica amparadas en el artículo 16 de la Ley de Asociaciones N° 218. Estas últimas sí deben suministrar una dirección de correo electrónico.

  14. VIVIANA VILLALOBOS CAMPOS • 29 mayo, 2025

    Buenas. No comprendí bien. Es mediante la comparecencia del apoderado quien indica el correo. O es mediante un acuerdo que modifique el pacto constitutivo, con todas las formalidad y el notario protocoliza el acta y la inscribe. ? Gracias

    • Silvia Pacheco • 29 mayo, 2025

      Cualquiera de las dos alternativas es aceptada. Es decir mediante la protocolización del acuerdo de los socios de reformar los estatutos para incorporar el correo electrónico, o mediante la comparecencia directa ante el notario del representante de la sociedad o algún apoderado general o generalísimo que realiza la solicitud. En cualquiera de estos dos casos no existe costo de timbres pero sí se debe cumplir con la publicación de un edicto en La Gaceta.