Autenticación de firmas digitales en escritos judiciales

¿Cómo autenticar una firma que ha sido «estampada» mediante un certificado de firma digital?

Es la pregunta que muchos abogados se hacen cada vez que dentro de un proceso judicial se les previene para que autentiquen la firma digital de una de las partes o intervinientes en el proceso. 

«La presente demanda es defectuosa por las siguientes razones: De conformidad con el artículo 20.1 del Código Procesal Civil, las gestiones escritas de quienes intervengan en un proceso civil, deben ser autenticadas. El título ejecutivo base, presentado por el señor (…) el día …  no fue autenticado por la firma digital. En consecuencia, se le concede el plazo de cinco días para que presente ante este tribunal de justicia la respectiva autenticación de firma digital con el fin de proceder a su incorporación al expediente electrónico. También podrá corregirse la omisión, con la presentación del mismo escrito pero debidamente autenticado, dentro del plazo de tres días. De no cumplir lo aquí requerido, la gestión será rechazada. De acuerdo con el artículo 35.4 del Código Procesal Civil, se le concede a la parte el plazo de CINCO DÍAS, para que corrija los defectos u omisiones expuestos. De no hacerlo, la demanda podrá ser declarada inadmisible.»

En las últimas semanas muchos estimados colegas nos han estado consultando sobre la legalidad de este tipo de «prevenciones.»   Efectivamente, parece contradictorio que una firma digital deba ser autenticada pues según leemos en el sitio web del MICITT:  «La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales.  (…) Una firma digital es un conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.»

El problema se presenta con lo que establece el art. 20.1 del Código Procesal Civil, Ley No. 9342, en cuanto exige la autenticación de un abogado en los actos escritos:

20.1 Patrocinio letrado. En las audiencias las partes deberán actuar asistidas por un abogado, salvo que sean profesionales en derecho. En los actos escritos se requerirá la autenticación de un abogado y, si tal requisito se omitiera, los tribunales prevendrán la subsanación en un plazo de tres días o la ratificación escrita, bajo pena de declarar inatendible la gestión.

Por su parte, el artículo 10 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No. 8454,  dispone que la presunción de autoría y responsabilidad  del titular del certificado de firma digital,  «no dispensa el cumplimiento de las formalidades adicionales de autenticación, certificación o registro que, desde el punto de vista jurídico, exija la ley para un acto o negocio determinado.» 

Consultada sobre este importante tema por la colega Jeannyna Saborío, la Junta Directiva del Colegio de Abogados avaló en diciembre del año pasado el informe AL-329-BIS-2020 rendido por don Arnoldo Segura Santiesteban.

Agradecemos a la Lic. Saborío que nos pusiera al tanto de esta importante gestión realizada , y a don Arnoldo por el contenido de su informe, con la advertencia en cuanto a que se trata únicamente de la posición del Colegio de Abogados, la cual, ante el criterio distinto de un juez, no tendría evidentemente ni la fuerza, ni la potencia para imponerse.    Se hace manifiesto que lo ideal habría sido que los juzgadores de previo a la implementación de este tipo de herramientas electrónicas, hubieran realizado un adecuado análisis de la realidad jurídica de nuestro ordenamiento para promover los cambios necesarios en la normativa que facilitaran su implementación.

Sin más, nos permitimos transcribir textualmente el Informe AL-329-BIS-2020  indicado:

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Esta Dirección en cumplimiento de lo requerido mediante acuerdo 2020-31-023 adoptado en la sesión Nº31-20 de fecha 24 de agosto de 2020, emitió el informe AL-329-2020 del pasado 28 de setiembre, aclarando el informe AL-248-2020, sin embargo, luego de una revisión observamos que en las conclusiones incurrimos en un error que se procede a subsanar en la siguiente forma:

La aclaración de cita fue requerida en los siguientes términos:

Preguntas.

¿Es necesario autenticar los escritos de los clientes que son firmados digitalmente, cuando son presentados en la jurisdicción civil, al tenor de lo dispuesto por el artículo 20.1 del código procesal civil? ¿En caso de ser necesario, los abogados están facultado para realizar la autenticación que expresamente contempla el artículo 10 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos?

Respuestas.
El artículo 20.1 del código procesal civil señala que en los actos escritos se requerirá la autenticación de un abogado. Por su parte, el artículo 10 de la Ley 8454, dice que incluso la firma digital, para poder surtir efectos jurídicos, debe ser autenticada en los casos en que las normas expresamente lo indiquen. Entonces, sí es necesario autenticar los escritos de los clientes que son firmados digitalmente, cuando son presentados en la jurisdicción civil.

Sin embargo, a pesar de lo dicho, nuestro criterio es que, en principio, a pesar de lo que dice la ley, las firmas digitales no pueden ser autenticadas. La imposibilidad a la que hacemos referencia no es entonces de orden normativo (porque los artículos no dejan duda en lo que señalan), es, desde nuestra óptica, de orden ontológico o dogmático ¿Por qué razón? Porque el acto de autenticación que realiza un abogado tiene por finalidad asegurarle a la sociedad y a la administración de justicia que las firmas que contiene un documento fueron puestas en su presencia, y como testimonio de ello, a su vez, debe cumplir con el requisito formal de estampar su firma y su sello como garantía en el momento mismo de la culminación del acto. Por eso el abogado da fe del acto en ese instante, y por eso, es que el artículo 83 del Código de Deberes Jurídicos, Morales y Éticos del Profesional en Derecho prevé como una falta grave la autenticación de una firma no puesta en su presencia.

La situación se agrava, a nuestro entender, cuando la autenticación de una firma digital pretenda ser realizada en el ejercicio de las funciones notariales. De nuevo cabe preguntarse ¿Por qué? Pues porque los notarios públicos están compelidos a cumplir una serie de directrices en sus actuaciones, entre las cuales se encuentran el uso del sello blanco y el del papel de seguridad para los casos de las autenticaciones y, desde luego, en el caso de las firmas digitales, ello es impracticable.

Pregunta.
¿Cuáles serían los requisitos para que un abogado pueda autenticar un escrito judicial firmado digitalmente por un cliente quien no es abogado?

Respuesta.
Acorde con la naturaleza y finalidades del acto de autenticación que mencionamos, es nuestro criterio que ello solo sería posible si el documento que contiene la firma digital y que por norma requiere de ese requisito (ser autenticado), es acompañado de otro documento en que el abogado haga constar que esa firma digital fue puesta en su presencia. Sobra decir, por las consideraciones mencionadas, que eso no lo podría hacer un notario público hasta tanto no se desarrollen las herramientas digitales que sustituyan al papel de seguridad y el sello blanco.

Pregunta.
¿Es necesario que se emita una normativa específica para regular la autenticación de firma digital que hace un abogado en ejercicio de su profesión o la misma se regularía por la normativa existente?

Respuesta.
A pesar de lo obvio, es nuestro criterio que si es necesario una normativa específica para regular la autenticación de firma digital que hace un abogado en ejercicio de su profesión, pues creemos necesario que se contemplar expresamente el ineludible requisito de que la firma digital se estampe frente al profesional en derecho.

Pregunta.
¿En caso de ser necesaria la emisión de una nueva normativa para regular la autenticación como abogado, a quién le correspondería emitirla?

Al Poder Legislativo.

Sin otro particular

LIC. ARNOLDO SEGURA SANTISTEBAN.
DIRECTOR LEGAL.