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Autenticación de firmas digitales en escritos judiciales

¿Cómo autenticar una firma que ha sido «estampada» mediante un certificado de firma digital?

Es la pregunta que muchos abogados se hacen cada vez que dentro de un proceso judicial se les previene para que autentiquen la firma digital de una de las partes o intervinientes en el proceso. 

«La presente demanda es defectuosa por las siguientes razones: De conformidad con el artículo 20.1 del Código Procesal Civil, las gestiones escritas de quienes intervengan en un proceso civil, deben ser autenticadas. El título ejecutivo base, presentado por el señor (…) el día …  no fue autenticado por la firma digital. En consecuencia, se le concede el plazo de cinco días para que presente ante este tribunal de justicia la respectiva autenticación de firma digital con el fin de proceder a su incorporación al expediente electrónico. También podrá corregirse la omisión, con la presentación del mismo escrito pero debidamente autenticado, dentro del plazo de tres días. De no cumplir lo aquí requerido, la gestión será rechazada. De acuerdo con el artículo 35.4 del Código Procesal Civil, se le concede a la parte el plazo de CINCO DÍAS, para que corrija los defectos u omisiones expuestos. De no hacerlo, la demanda podrá ser declarada inadmisible.»

En las últimas semanas muchos estimados colegas nos han estado consultando sobre la legalidad de este tipo de «prevenciones.»   Efectivamente, parece contradictorio que una firma digital deba ser autenticada pues según leemos en el sitio web del MICITT:  «La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales.  (…) Una firma digital es un conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.»

El problema se presenta con lo que establece el art. 20.1 del Código Procesal Civil, Ley No. 9342, en cuanto exige la autenticación de un abogado en los actos escritos:

20.1 Patrocinio letrado. En las audiencias las partes deberán actuar asistidas por un abogado, salvo que sean profesionales en derecho. En los actos escritos se requerirá la autenticación de un abogado y, si tal requisito se omitiera, los tribunales prevendrán la subsanación en un plazo de tres días o la ratificación escrita, bajo pena de declarar inatendible la gestión.

Por su parte, el artículo 10 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No. 8454,  dispone que la presunción de autoría y responsabilidad  del titular del certificado de firma digital,  «no dispensa el cumplimiento de las formalidades adicionales de autenticación, certificación o registro que, desde el punto de vista jurídico, exija la ley para un acto o negocio determinado.» 

Consultada sobre este importante tema por la colega Jeannyna Saborío, la Junta Directiva del Colegio de Abogados avaló en diciembre del año pasado el informe AL-329-BIS-2020 rendido por don Arnoldo Segura Santiesteban.

Agradecemos a la Lic. Saborío que nos pusiera al tanto de esta importante gestión realizada , y a don Arnoldo por el contenido de su informe, con la advertencia en cuanto a que se trata únicamente de la posición del Colegio de Abogados, la cual, ante el criterio distinto de un juez, no tendría evidentemente ni la fuerza, ni la potencia para imponerse.    Se hace manifiesto que lo ideal habría sido que los juzgadores de previo a la implementación de este tipo de herramientas electrónicas, hubieran realizado un adecuado análisis de la realidad jurídica de nuestro ordenamiento para promover los cambios necesarios en la normativa que facilitaran su implementación.

Sin más, nos permitimos transcribir textualmente el Informe AL-329-BIS-2020  indicado:

——————

Esta Dirección en cumplimiento de lo requerido mediante acuerdo 2020-31-023 adoptado en la sesión Nº31-20 de fecha 24 de agosto de 2020, emitió el informe AL-329-2020 del pasado 28 de setiembre, aclarando el informe AL-248-2020, sin embargo, luego de una revisión observamos que en las conclusiones incurrimos en un error que se procede a subsanar en la siguiente forma:

La aclaración de cita fue requerida en los siguientes términos:

Preguntas.

¿Es necesario autenticar los escritos de los clientes que son firmados digitalmente, cuando son presentados en la jurisdicción civil, al tenor de lo dispuesto por el artículo 20.1 del código procesal civil? ¿En caso de ser necesario, los abogados están facultado para realizar la autenticación que expresamente contempla el artículo 10 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos?

Respuestas.
El artículo 20.1 del código procesal civil señala que en los actos escritos se requerirá la autenticación de un abogado. Por su parte, el artículo 10 de la Ley 8454, dice que incluso la firma digital, para poder surtir efectos jurídicos, debe ser autenticada en los casos en que las normas expresamente lo indiquen. Entonces, sí es necesario autenticar los escritos de los clientes que son firmados digitalmente, cuando son presentados en la jurisdicción civil.

Sin embargo, a pesar de lo dicho, nuestro criterio es que, en principio, a pesar de lo que dice la ley, las firmas digitales no pueden ser autenticadas. La imposibilidad a la que hacemos referencia no es entonces de orden normativo (porque los artículos no dejan duda en lo que señalan), es, desde nuestra óptica, de orden ontológico o dogmático ¿Por qué razón? Porque el acto de autenticación que realiza un abogado tiene por finalidad asegurarle a la sociedad y a la administración de justicia que las firmas que contiene un documento fueron puestas en su presencia, y como testimonio de ello, a su vez, debe cumplir con el requisito formal de estampar su firma y su sello como garantía en el momento mismo de la culminación del acto. Por eso el abogado da fe del acto en ese instante, y por eso, es que el artículo 83 del Código de Deberes Jurídicos, Morales y Éticos del Profesional en Derecho prevé como una falta grave la autenticación de una firma no puesta en su presencia.

La situación se agrava, a nuestro entender, cuando la autenticación de una firma digital pretenda ser realizada en el ejercicio de las funciones notariales. De nuevo cabe preguntarse ¿Por qué? Pues porque los notarios públicos están compelidos a cumplir una serie de directrices en sus actuaciones, entre las cuales se encuentran el uso del sello blanco y el del papel de seguridad para los casos de las autenticaciones y, desde luego, en el caso de las firmas digitales, ello es impracticable.

Pregunta.
¿Cuáles serían los requisitos para que un abogado pueda autenticar un escrito judicial firmado digitalmente por un cliente quien no es abogado?

Respuesta.
Acorde con la naturaleza y finalidades del acto de autenticación que mencionamos, es nuestro criterio que ello solo sería posible si el documento que contiene la firma digital y que por norma requiere de ese requisito (ser autenticado), es acompañado de otro documento en que el abogado haga constar que esa firma digital fue puesta en su presencia. Sobra decir, por las consideraciones mencionadas, que eso no lo podría hacer un notario público hasta tanto no se desarrollen las herramientas digitales que sustituyan al papel de seguridad y el sello blanco.

Pregunta.
¿Es necesario que se emita una normativa específica para regular la autenticación de firma digital que hace un abogado en ejercicio de su profesión o la misma se regularía por la normativa existente?

Respuesta.
A pesar de lo obvio, es nuestro criterio que si es necesario una normativa específica para regular la autenticación de firma digital que hace un abogado en ejercicio de su profesión, pues creemos necesario que se contemplar expresamente el ineludible requisito de que la firma digital se estampe frente al profesional en derecho.

Pregunta.
¿En caso de ser necesaria la emisión de una nueva normativa para regular la autenticación como abogado, a quién le correspondería emitirla?

Al Poder Legislativo.

Sin otro particular

LIC. ARNOLDO SEGURA SANTISTEBAN.
DIRECTOR LEGAL.

 

 

 

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 7 Comentarios

  1. javier madrigal acosta • 09 julio, 2021

    saludos afectuosos, tengo una inquietud, que sucede en aquellos casos, son de el cliente tiene su domicilio fuera del pais? y firma digitalmente

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 julio, 2021

      Lo que entendemos es que los jueces exigen siempre la autenticación de la firma de la parte en los escritos, aún cuando dicha firma haya sido estampada en digital. Si el cliente vive afuera de Costa Rica, igual tendrá que cumplirse con este requisito. No es una excusa el que no se encuentre en el país. Mejor será en este caso conseguir un poder especial judicial que le permita al abogado actuar en representación de su patrocinado.

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  2. Federico Mata Herrera • 08 julio, 2021

    A pesar de ser una consulta del colegio, no se aborda el tema de los timbres, si queremos trabajar todo en formto digital, hy que también darle solución a este tema. El colegio debería vender certificados digitales para las autenticaciones

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  3. Jonathan García • 17 junio, 2021

    Buenos días. La autenticación de un abogado o Notario de una firma Digital es contrario a los principios de la Sana Crítica, la cual se basa en las reglas de la lógica, la experiencia y las ciencias y artes afines. Es así como, la seguridad de la firma digital viene de un proceso de encriptación, que es a nivel informático, de programación. La seguridad y legitimación de la firma depende del titular, quien mediante un PIN se «autentica» o legitima como titular de dicha firma.
    Al firmarse un documento de manera digital, es el mismo sistema informático el que, mediante una leyenda en la parte superior izquierda del computador, indica si la firma es auténtica, o si por el contrario carece de los elementos informáticos necesarios para darle la legitimación a dicha firma; ergo, ni el abogado ni el notario, son expertos en la materia para decir si la firma digital es auténtica y cumple con los requisitos técnicos pata ser auténtica, porque ojo, mucho cuidado, no se trata de la rúbrica de la cédula escaneada y pegada en el documento digital, no, se trata de una firma digital y su autenticidad, la cual, el abogado y notario, (aunque sea informático), pero actuando en tal calidad podría legalmente autenticar una firma que dependa de elementos informáticos.
    Por ende, la lógica, la experiencia, las ciencias afines como la informática, debería llevar al juez a hacer una correcta interpretación de las normas, en el entendido de que la obligación de autenticar los documentos escritos se refiere a cuando se trata de la rúbrica de la cédula, y en el caso de la Firma Digital cuando la Ley en el artículo 10 de la Ley 8454, dice que incluso la firma digital, para poder surtir efectos jurídicos, debe ser autenticada en los casos en que las normas expresamente lo indiquen no señala que UNICAMENTE el abogado o notario, es decir no se limita a estos profesionales, sino a la de un profesional en la materia con la capacidad técnica para hacerlo, y que en la mayoría de los casos ésta autenticidad la suple los mismos sistemas informáticos, previamente programados para decirle al receptor del documento que la firma digital es legítima.
    Señoras y Señores Corte Plena, se debería emitir una directriz, en la que se instruya a los jueces de la República a interpretar que la firma digital estará debidamente autenticada por los sistemas informáticos, al abrir el documento en la computadora.
    Saludos cordiales, estimadas/os colegas.

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  4. Manfred Antonio Sáenz Montero • 16 junio, 2021

    Estimables Todos,

    Coincido en que las firmas digitales (con certificado de acuerdo con la Ley) son auténticas. Ahora, para superar el rigor formalista de los Tribunales, lo cierto es que los documentos digitales pueden llevar varias firmas digitales a la vez, con lo que se resolvería desde el punto de vista práctico la prevención.
    Pretender reformas legales es loable, pero no resuelve la situación práctica, ya que si no se cumple con las prevenciones los Tribunales no darían curso a las gestiones y los usuarios serían los perjudicados.

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  5. Roberto Bolaños Fonseca • 15 junio, 2021

    Disiento de la solución propuesta en la opinión del Colegio de Abogados. El problema disciplinario que, pudiera pensarse, ocasiona la autenticación de abogado de la firma digital de la parte que recurre a una jurisdicción que requiera patrocinio letrado, utilizando a su vez también su firma digital, no se origina ni en la Ley 8454 ni en el Código Procesal Civil sino en el anacronismo del párrafo b) del artículo 83 del Cóodigo de Deberes Jurídicos, Morales y Eticos del Profesional del Derecho. De ahí que la solución sea reformar en lo conducente ese artículo. Tambien es anacrónico pensar que el sello que se utiliza en escritos judiciales sea indispensable o que agregue algún efecto material o procesal, pues este sello viene a ser una mera reproducción mecánica del nombre y apellidos del autenticante, requisito que deviene también cumplido con la firma digital.

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  6. Frederick Pincay • 15 junio, 2021

    La firma digital por si solo es auténtica, así también lo dice la norma. A no ser que el documento que contiene la firma digital se imprima y de forma física se pretenda presentar, ahí pierde esa condición de auténtica y tiene que cumplir con la autenticacion de la firma respectiva, eso si, sin dejar de lado lo que establece el Código de Deberes… Yo he presentado en gestión en línea poderes especiales de forma digital donde el cliente y mí persona firmamos digitalmente, pago los timbres y no he tenido problema, porque se sobreentiende que la firma es un certificado de autenticidad.

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