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¿Es posible autenticar firmas y certificar copias mediante videoconferencia o en línea?

En su acuerdo 2013-012-011, el Consejo Superior Notarial responde a esta inquietud que con la utilización cada vez más frecuente de sistemas de videoconferencia y en línea, está surgiendo en la práctica notarial cotidiana.   Fueron las consultas planteadas las siguientes:

1) ¿Es posible certificar las copias de un documento, cuyo original se tiene a la vista mediante el uso de medio tecnológicos (como el de video llamada)?

2) ¿Es posible autenticar la firma en un documento cuando la persona firmante comparece mediante videoconferencia y posteriormente envía el documento firmado al notario para las respectivas formalidades?

3) ¿Es posible certificar las copias o autenticar la firma inclusive si el titular está en otro país, y considerado que el documento requerido será utilizado en Costa Rica?

En primer lugar,  analizaron los señores miembros del Consejo Superior Notarial, los siguientes artículos de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial:

“Artículo 15.- La certificación de documentos – públicos o privados -debe realizarse a partir del documento tenido a la vista, a efecto de transcribir, reproducir o expedir documentos notariales que guarden congruencia con los documentos originales.”

“Artículo 27.- La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia. En el caso de la huella digital consignar expresamente a cuál dedo y extremidad corresponde.”

Con base en los numerales transcritos,  fueron sus respuestas a las interrogantes planteadas, las siguientes:

 «1) Al certificar copias el notario debe tener a la vista el original, conservar copias auténticas en su Archivo de Referencias y observar la inmediatez y unidad del acto que exige la función notarial. Los artículos 110 del Código Notarial y 15 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial delimitan la potestad certificadora del notario, debiendo el notario observar además el principio de legalidad que rige la función pública delegada por el Estado que constriñe su actuación a lo que expresamente le está autorizado. Es de exclusiva y absoluta responsabilidad del notario admitir y tener como original y auténtico lo que está observando por videoconferencia o medios tecnológicos para acto seguido certificar las copias que tiene físicamente en su poder.

2) Es absolutamente irregular que el notario autentique firmas o huellas que no han sido estampadas en su presencia (Artículos 111 del Código Notarial y 27 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial). El Diccionario de la Real Academia Española define claramente el significado de “presencia”, y establece que es asistencia personal –no por intermedios tecnológicos-, o estado de la persona que se halla delante de otra u otras o en el mismo sitio. Corolario de ello son los principios de inmediatez y unidad del acto que rigen la función notarial, lo cual juntamente con el hecho de que el Derecho Notarial es eminentemente formalista, no admiten ninguna variante que lesionen o pongan en riesgo la seguridad jurídica, la fe pública o la potestad autenticadora o legitimadora que el Estado delegó en el notario.

3) La competencia territorial del notario está claramente delimitada por el artículo 32 del Código Notarial; no admite variantes. Sí puede el notario certificar o autenticar fuera del país, siempre y cuando el documento certificado o autenticado vaya a producir efectos en Costa Rica, y que el original de las copias certificadas las haya tenido a la vista, y que las firmas o huellas autenticadas las haya presenciado estampar en su presencia conforme antes se explicó, presencia que en todo caso el notario debe consignar expresamente.»  (Tomado textual del acuerdo  2013-012-011 del Consejo Superior Notarial –  sesión ordinaria celebrada el 5 de junio de 2013.)

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 15 Comentarios

  1. Jiménez • 14 noviembre, 2013

    Es como decirle no a un hijo adolescente. Siempre va a querer transformarlo en un sí. Pero la respuesta es clara: no se debe.Todo se puede: violar la Ley, pero no se debe.
    Por cierto cuándo nos suben el Arancel de Honorarios? Colegio de Abogados vendría bien una adecuación de montos.

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    • Hilda Porras • 15 noviembre, 2013

      Es frustrante que debamos hacer interpretaciones de la respuesta del Consejo Superior Notarial, en general en materia de asesoria a los Notarios lsiempre se queda debiendo. Yo «interpreto» que en el punto 1 la respueta es sí bajoresponsabilidad del Notario , que en la pregunta 2 la respuesta es un claro no y que en la respuesta 3 una cosa fue lo que se preguntó y otra la que se repondió!

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  2. Ivania • 14 noviembre, 2013

    En realidad para mi esta muy claro, como dice DIONEY BARRETT BRYAN, NO SE HACE Y PUNTO!!!!. En eso no hay ninguna confusion, y sobre el comentario que hace Jorge castro Corrales, sorprende grandemente como los mismos abogados hacen que la gente no confie en uno como profesional porque somos nosotros mismos los que nos prestamos para hacer actos que NO SE DEBEN HACER, y resulta que la gente que viene de ser asesorada o atendida por uno de esos profesionales, que ya lo ve tan normal que pretenden que uno que si quiere hacer las cosas bien, haga y siga esos patrones irregulares. No hay que leer entre lineas, esto es sencillo, la razon de ser de la autenticacion es comprobar (como lo dice la Ley) que la persona que esta firmando esta delante de uno en cuerpo y presencia, y el que no lo tiene claro o no quiere someterse a eso, pues que se dedidque a otra cosa.

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    • 007 • 14 noviembre, 2013

      La felicito IVANIA. Creo que eso que usted comenta se llamaba en aquellos tiempos de mi inicio profesional hace unos 30 años, eso, si eso, se llamaba LEGULEYADAS. Esos leguleyos que andan buscando como no sujetarse a nada, que andan viendo como se salen del canasto, que se les olvida que la función notarial es del Estado, que es función pública que el Estado delega solo a quienes cumplen y mantiene solo en los delegatarios que se sujetan. Bien apuntada esta usted Ivania: Sujeción, Obediencia y Respeto a las autoridades y a las normas son pilar fundamental en una función pública delegada. El que se salga o intente salirse del marco de LEGALIDAD, seguramente tarde o temprano tropezará. Bien, Ivania.

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  3. Lic. Marcelo Vega Acuña. • 14 noviembre, 2013

    Lo que soy yo, si el documento no lo tengo a la vista, y me lo quieren dar por medios tecnológicos, NO certificaré la copia. Y de las firmas, si no las hacen delante de mí, tampoco las autenticaré. Prefiero antes hacer las consultas a quien corresponda y que se me responda por escrito, para tener el día de mañana, un documento que demuestre que lo hice porque así me lo ordenaron.
    Soy de los que siempre digo, es mejor esperar un tiempo corto para hacer la consulta, que no horas y días defendiéndose en un Tribunal. ¡Así de fácil… así de tajante..!

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  4. DIONEY BARRETT BRYAN • 14 noviembre, 2013

    Lo que me queda claro, es que lo que se establece NO HACER, NO se deben hacer, sencillamente porque la responsabilidad notaria, penal y civil es grande y punto, estas limitaciones suceden por cuanto en su momento, la tecnologia no era tan avanzada como en estos tiempos, situacion que es notable no se tomo en cuenta al momento de redactarse el Codigo y sus lineamientos. Asi las cosas, nos encontramos en una era donde todo esta digitalizado, y con una tecnologia que solo en James Bond, los creadore del Codigo si acaso veian, y se creia JAMAS existiria en la vida real. Ahora bien, no se puede cerrar los ojos a la realidad tecnologica que hoy por hoy nos ha cambiado la vida y facilitado las labores, tecnologia que es considerada para el ser humano de hoy de vital importancia, dentro de lo que tenemos, Video chats, video conferencias y Videos de vigilancia, las cuales son medios tecnologicos que traidos a un proceso es prueba contundente, notese que mediante videos de seguridad se capta actos y hechos. Por tanto, lo que es evidente y necesario, es que la legislacion debe de tomar en cuenta estos cambios y realizar las adecuaciones pertinentes para la era tecnologica en que vivimos.

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  5. Cristian Zamora • 14 noviembre, 2013

    Con el punto uno me vino el recuerdo del término «cantinflear», pues en muchas palabras no se dijo nada. Al final entiendo que puedo; pero, «me la estoy jugando». Que manera de evadir una pregunta y evitar decir sí o no.

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  6. Jorge Castro Corrales • 14 noviembre, 2013

    ¿Qué pasa en caso de autenticaciones que son de abogado? no de notario, por ejemplo autenticar la firma de un cliente a quien se le está llevando un proceso judicial y que en su momento se encuentra fuera del país o vive fuera del país, y envía el documento ya firmado para ser autenticado

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    • 007 • 16 noviembre, 2013

      La situación es la misma. La actuación del Abogado es absolutamente irregular. Podrá estar validando un documento, pero jamás autenticando una firma, porque actuación autenticadora implica necesariamente inmediatez en tiempo y forma. Cómo garantiza que lo que vio en línea por video a la distancia lo que vio firmando a través del monitor es el mismo e idéntico documento que le llega después para «autenticar». Es de conocimiento público las barbaridades que acontecen en ese tema: abogados o notarios autenticando lo que no vieron firmar o las firmas que la secretaria, el asistente o el mensajero recogió……. tarde o temprano les tocará el turno para ser disciplinados por tal proceder que tanto daño está haciendo a la seguridad jurídica, social y a la imagen funcional y la del profesional. Es interesante ver como en este foro DAN INDICIOS DE QUE ESTAN HACIENDO ASI LAS COSAS, VALDRÍA LA PENA QUE EL COLEGIO Y LA DNN TOMEN NOTA DE ESOS PROFESIONALES.

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    • Jacqueline • 18 noviembre, 2013

      En esos casos se suscribe un Poder Especial Judicial….

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  7. Ignacio Alfaro Dr-Condominio • 14 noviembre, 2013

    Cómo nos cuesta a veces a los abogados decir dos palabras muy sencillas… sí y no. No dijo nada. Es el punto uno parece como sí… pero usted se juega cualquier riesgo… y el dos es como decir jamás, ni se le ocurra. Al final es un tema de responsabilidad notarial si uno lo hace o no y este documento del Consejo Superior Notarial no dice nada. Quedamos igual.

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