POWERED BYmaster lex

Autorizan nuevamente legalización de libros de sociedades inactivas

Rige a partir de hoy

Se publicó hoy en La Gaceta, la Directiriz  DGT-13-2011 que autoriza nuevamente la legalización de libros de sociedades inactivas, derogando al efecto lo dispuesto en la Nº DGT-12-2010 de las 14:50 hrs del 12 de agosto del 2010, publicada en La Gaceta Nº 170 del 1° de setiembre de 2010.

Como fundamento de este cambio de criterio,  la Dirección General de Tributación establece lo siguiente .» Que (..). reconoce los esfuerzos que los funcionarios y funcionarias de esta dependencia han realizado por simplificar trámites y mejorar los servicios que se prestan a los contribuyentes, generar certeza jurídica y mejorar las condiciones para el crecimiento de las actividades generadoras de riqueza y que en tal inteligencia se consideró prudente no obligar a los contribuyentes a legalizar libros de sociedades inactivas en el tanto las mismas no llevaban a cabo actividades lucrativas, logrando con ello, liberar valiosos recursos de las administraciones tributarias, para tareas más estratégicas y enfocadas al control. Que valorada la experiencia que esta medida ha tenido, luego de atender y escuchar las objeciones que sobre la misma han manifestado diversos actores de la sociedad civil y atendiendo a nuevas dinámicas de control extensivo que echan mano a todo tipo de información sobre actividades económicas actuales y potenciales, que se podrían manifestar mediante la actividad de una sociedad que si bien surge a la vida jurídica como “inactiva”, tiene una clara vocación de lucro; y tomando en consideración la valoración efectuada por el legislador, al imponer a todos los comerciantes, “comerciantes habituales” y “comerciantes ocasionales”, y contribuyentes, independientemente del impulso empresarial que se desarrolle, la necesidad de llevar libros legales y contables típicos, a fin de registrar los movimientos económicos realizados por las personas físicas o jurídicas; por lo tanto con respecto al tema de las denominadas “sociedades inactivas” se tiene la obligación de legalizar los libros que cita el artículo 251 y 252 del Código de Comercio y artículo 53 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.»

Continúa indicando la Dirección General que reconoce que el sistema de llevanza de la contabilidad y de los registros societarios por libros de papel es arcaico y no abona correctamente al control ni a la seguridad jurídica, por lo cual ha planteado a la Asamblea Legislativa para que se reforme el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, para que estas funciones sean llevadas por otros órganos públicos cuyas funciones resulten más acordes con la legalización de libros.

Por consiguiente, se deroga la directriz DGT-12-2010 y se agrega un inciso e) al artículo 3 de la Resolución Nº DGT-09-2010, encargada de regular la legalización de libros de sociedades inactivas, el cual se leerá ahora así  (destacamos en rojo el inciso adicionado):

«Artículo 3.- Requisitos para cada tipo de gestión

Además de los requisitos generales establecidos en el artículo 2 de esta resolución, se debe cumplir con los requisitos específicos que se describen a continuación:

a. Renovación de libros terminados, por libros nuevos: deben aportarse los libros por cerrar, así como los libros nuevos por legalizar. En el caso de los libros por cerrar, la etiqueta de cierre debe estar adherida en el folio siguiente al último utilizado. En este caso y en los supuestos de los incisos b) y c) siguientes, la Administración Tributaria suministrará la etiqueta.

b. Transformación de libros (cuando tratándose de sociedades se modifica la razón o denominación social): deberán aportarse los libros legales por transformar, los cuales deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de legalización en el folio siguiente al último utilizado con el nombre anterior.

Para este trámite no se requiere aportar timbres. Las sociedades inscritas deben realizar de previo, el cambio de la razón o denominación social en el Registro de Contribuyentes mediante el formulario D-140.

c. Cierre de libros: aquellos libros que se presenten para el cierre respectivo, deberán llevar adherida la etiqueta con la razón de cierre en el folio siguiente al último utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.

d. Libros de actas en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros de actas de asamblea de socios y actas de Junta Directiva, siempre y cuando las hojas por legalizar se presenten ante la respectiva Administración Tributaria debidamente foliadas y con la impresión tanto de la razón social como del número de cédula jurídica de la empresa o entidad interesada, en cada una de las hojas sueltas. La Administración Tributaria deberá estampar el sello de la oficina y la firma del funcionario responsable de la legalización únicamente en el folio “frente” de cada hoja por autorizar, tanto en el caso de hojas utilizables por el frente y vuelto, como en el caso de hojas en las que se utiliza solo el frente. Para efectos prácticos, así como de conservación y manejo de los libros en hojas sueltas, la cantidad de este tipo de hojas por legalizar se restringe a un número máximo de quinientos folios, entendiéndose que cada libro debe iniciar con el folio número uno, sin que puedan legalizarse libros con una numeración posterior al folio quinientos.

Cada Administración Tributaria contará con un registro de rúbricas de funcionarios autorizados para firmar tanto las hojas sueltas como la autorización de los libros empastados, para efectos de control en el proceso de fiscalización.

Al igual que en los libros empastados, en los libros de hojas sueltas la razón de legalización deberá ir en el folio No 1. Además, en los casos de transformación y cierre de libros, deberá observarse lo establecido en los incisos b) y c) de este artículo.

Previo a la presentación ante la Administración Tributaria para el cierre, tanto el libro de actas como el de junta directiva en hojas sueltas, deberán ser encuadernados y empastados para su debida conservación.

Inciso e).    Libros de sociedades inactivas: además de los requisitos señalados en el artículo 2 de esta resolución, deberá cumplirse con los siguientes requisitos:

i. Aportar certificación de personería jurídica reciente (con no más de tres meses de emitida) y su fotocopia.

ii. Indicar en el formulario D-406, casilla 16 que se trata de una sociedad inactiva.

Si desea conocer el texto completo de la DGT en comentario, descárguelo a continuación:

Descargar texto Directiriz  DGT-13-2011

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

3 de 3 Comentarios

  1. E. Jiménez • 15 julio, 2011

    Ayer en Tributación Alajuela, obligaron a mi asistente a poner como activa una S.A. para legalizarle libros, dicen que no tienen conocimiento de esta directriz. Qué linda mi Costa Rica.

  2. Jose Juan Sanchez Ch • 28 junio, 2011

    Era cuestion de tiempo y sentido comun para que la DGTD arribara a esta lógica posición, la regulación simplificada es cualitativa, la sofisticada es cuantitativa, son dos calidades irreconciliables y de resultados diferentes, dicho de otra manera no creando mas leyes y procedimientos se solucionan los problemas de la mejor manera. Si el Notario es el funcionario que constituye la sociedad, hace los certificados de accion y las actas de asambleas, por que no que legalize los libros tambien poniendo una razon de legalización en papel de seguridad en el libro y dejando una fecha cierta en el protocolo? DGTD que se enfoque en otras prioridades mas reales. En este contexto es necesario que DGTD entienda que el derecho constitucional de asociarse e incorporarse mediante una persona jurídica mercantil, no es exclusivo ni restrictivo ni puede quedar limitado a la taxonomia que el Co Co de 1966 reconoce. Es legitimo y factible que un ciudadano incorpore una entidad como vehiculo juridico para tener la titularidad de un activo, o sea una holding, como lo hacen los bancos, las corporaciones y el mismo Estado. Lo contrario seria retroceder en los avanzes y conquistas del derecho y la libertad individuales y negar principios de caracter progresista que generan dinámica y riqueza a la sociedad en comun.

  3. Sandra Obando • 28 junio, 2011

    Me parece excelente.