Notarios podrán emitir documentos extraprotocolares en soporte electrónico
Reestablecimiento del ATV permitiría tramitar ceses de disolución y cumplir otras obligaciones
Lic. Silvia Pacheco. Editora General
Eliminación automática de planos catastrados caducos
Mediante resolución del Registro Inmobiliario publicada en La Gaceta el pasado 6 de mayo, se estableció el procedimiento para la cancelación de planos catastrados caducos a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Transitorio IV del Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, así como los pasos que deberán seguir los interesados para lograr que se devuelvan efectos jurídicos a planos que por error hubieren sido eliminados, o bien aquellos planos que debiendo ser eliminados, no ingresaron en caducidad.
El Transitorio IV del Reglamento a la Ley de Catastro Nacional fue adicionado mediante Decreto Ejecutivo No. 42793-MJP, y entró a regir el 6 de mayo del año pasado:
Transitorio IV.- Para los planos catastrados a los que se refiere el artículo 71, inciso d), inscritos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta reforma, quedará de pleno derecho cancelada su inscripción al año de entrada en vigencia de esta reforma, para lo cual la Subdirección Catastral ordenará la cancelación correspondiente, mediante los procedimientos técnicos de que disponga.
Por su parte el inciso d) del art. 71 reza así:
Artículo 71. Inscripción provisional del plano. De conformidad con el artículo 158 de la Ley General de la Administración Pública, con el fin de lograr la adecuada transición del sistema catastral hasta la fecha vigente a las nuevas reglas técnicas y científicas unívocas y exactas implementadas a través del presente reglamento, los planos de agrimensura se inscribirán provisionalmente, según sea el caso:
d. Los planos catastrados anteriores a la entrada en vigencia de esta reforma y que correspondan a fraccionamientos, reuniones de finca y rectificaciones de cabida, concesiones y que no hayan sido utilizados en movimientos registrales, quedaran sujetas a lo dispuesto en el transitorio IV.
En virtud de lo anterior, SE RESUELVE:
Primero. El Registro Inmobiliario aplicará la cancelación automática de los asientos catastrales indicados en considerando segundo de esta resolución a partir del 07 de mayo del 2022 de la siguiente forma:
a) Se respetará la provisionalidad que contempla el artículo 71 de la reforma, para aquellos planos inscritos con posterioridad al 06 de mayo del 2021.
b) Conforme a lo que dispone el Transitorio IV de la reforma NO ingresarán en caducidad los siguientes planos.
1. Planos que su razón de inscripción señala finca completa o bien existe en ese asiento catastral concordancia entre el área registral y la de levantamiento.
2. Planos que señalan como razón de inscripción parte de finca, pero que una vez realizada la conciliación jurídica utilizando los insumos de los asientos catastrales, registrales, mapa catastral oficializado o información levantada por la Subdirección Catastral, podemos concluir que corresponden a restos de finca.
3. Planos que contienen “resellos o actualizaciones” realizadas por el Catastro y que por ende corresponden a restos de finca.
4. Planos registrados para Permiso de Uso.
5. Planos de arrendamientos en los dos kilómetros de la zona fronteriza en ambas fronteras.
6. Planos de interés del Estado o de sus instituciones, siendo que el interés se desprende de la naturaleza, de la razón de inscripción del documento, de su titular, de la futura transacción y de sus notas técnicas.
7. Planos que correspondan a concesiones inscritas y que representan la totalidad del área de la concesión.
8. Planos que se encuentren publicitados en los tomos y que no se publicitan en el folio real.
9. Planos que correspondan a posesiones.
c) De acuerdo a lo anterior entrarán en caducidad aquellos planos inscritos con anterioridad al 06 de mayo del 2021, que no hayan generado movimientos registrales o que no estén asociados a un movimiento registral y que señalen como razón de inscripción la siguiente.
1. Planos de parte de finca (fraccionamiento)
2. Planos de reuniones de finca (sea parte de finca o fincas completas)
3. Planos de rectificaciones de cabida (en disminución o en aumento)
4. Planos para concesión (parte o la totalidad de la concesión.
d) La cancelación de los planos que se indicaron en el punto anterior se realizará en forma automática el 07 de mayo del 2022 y se publicitará con el siguiente sello para diferenciarlos de la cancelación automática que señalan los incisos a), b) y c) del artículo 71 transcrito.
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Resolución conjunta haría por fin efectiva reinscripción de sociedades disueltas
Si bien se publicaron en mayo pasado dos normas para permitirle a las sociedades disueltas por morosidad en el pago del impuesto a las personas jurídicas su reinscripción, al día de hoy ninguna sociedad lo ha conseguido. Nos referimos a las Leyes 10220 y 10255. (Ver al respecto nuestra nota en este mismo blog)
Aunque algunos colegas nos habían comunicado que lograron por lo menos dejar en trámite ante el Registro de Personas Jurídicas sus escrituras de cese de disolución, supimos esta semana que estaba siendo cancelada la presentación al Diario de nuevas solicitudes.
Pensamos que al igual que en el 2017 sería el Registro de Personas Jurídicas quien se encargaría de aclarar el procedimiento, requisitos, timbres a ser pagados para la tramitación de estas escrituras, pero revisando hoy La Gaceta nos encontramos una propuesta de resolución conjunta que estarían publicando próximamente tanto el Registro Nacional como el Ministerio de Hacienda con todos estos pormenores.
Puede descargar el texto completo del borrador de Resolución conjunta en el siguiente link: Descargar proyecto resolución conjunta.
Se otorga un plazo de 10 días para que todos los interesados puedan hacer llegar sus comentarios sobre esta propuesta al correo electrónico RecaTJuridica@hacienda.go.cr
Nos permitimos resumir a continuación algunos de los aspectos contemplados:
1.- Aplicación de la Ley 10220 que reformó el Transitorio II de la Ley 9428
En primer lugar conviene tener claro que la propuesta en comentario busca aclarar aspectos contenidos en la Ley 10220 que reformó el Transitorio de la Ley 9428, Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas. La segunda norma 10255 publicada el 31 de mayo pasado deberá ser reglamentada por el Poder Ejecutivo para su aplicación en un plazo máximo de seis meses. Por consiguiente, sociedades que opten por lograr su reinscripción en este momento, únicamente podrán apoyarse en las disposiciones de la Ley 10220, la cual tiene la ventaja adicional que ofrece la condonación total de intereses y multas acumulados en los períodos pendientes.
2.- Tanto sociedades disueltas mediante Ley 9024 como mediante Ley 9428
De gran tranquilidad resulta comprobar que tanto las sociedades que fueron disueltas por incumplimiento del impuesto a las personas jurídicas que estuvo al cobro del año 2012 al 2015 bajo la Ley 9024, como las sociedades disueltas por morosidad bajo la Ley 9428 del 2017-2021, podrán solicitar su reinscripción, siempre y cuando cancelen totalmente el principal adeudado en los períodos al cobro, sin recargos, ni sanciones. Dicho pago total deberá producirse a más tardar el 15 de diciembre del presente año 2022.
3.- Pago de los períodos 2012 al 2015
Siendo que con la Ley 9024 correspondió al Banco de Costa Rica fungir como ente perceptor del tributo, deberán ahora las sociedades que adeuden cualquiera de los períodos 2012-2015, realizar su pago directamente ante dicha entidad bancaria.
4.- Pago de los períodos 2017-2021
En el caso de las sociedades que adeuden el tributo de los períodos 2017 a 2021 deberán gestionar el pago mediante correo electrónico a la dirección deudas_ley10220@hacienda.go.cr adjuntando el testimonio de escritura pública de la solicitud de cese de disolución de al menos el 51% de las acciones. Una vez recibida la solicitud, la Dirección General de Tributación procederá a incluir en el sistema dichos periodos, a fin de que los interesados puedan realizar el pago mediante Débito en Tiempo Real (DTR), en la página web de la entidad bancaria de su preferencia, o directamente en ventanilla con solo indicar el número de identificación de la persona jurídica. El monto a cancelar será, para cada periodo, el que se detalla a continuación:
2017 : ¢21,368
2018: ¢64,650
2019: ¢66,930
2020: ¢67,530
2021: ¢69,330
5.- Solicitud de cese de disolución ante el Registro Nacional
La solicitud de cese de disolución de los sujetos pasivos indicados en el artículo 1 de la Ley 9024 deberá realizarse en escritura pública, mediante manifestación por comparecencia de los socios que ostentan al menos 51% del capital accionario de la entidad. En la escritura deberá consignarse la fecha y número de La Gaceta en que fue publicado el edicto correspondiente. El no pago de las deudas mencionadas en el artículo anterior, o realizado en fecha posterior al 15 de diciembre de 2022, acarreará la cancelación del asiento de presentación del documento, conforme a lo establecido en el artículo 5 de la Ley N°9428. Para la presentación de la escritura deberá cancelarse la tasa del Registro Nacional conforme al artículo 2, de la Ley de Aranceles del Registro Nacional, N° 4564 del 29 de abril de 1970, así como lo correspondiente a los timbres Fiscal, de Archivo Nacional y de Colegio de Abogados.
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Confiemos que en pocos días se producirá la publicación definitiva de esta Resolución Conjunta en el Diario Oficial La Gaceta, a fin de que puedan las sociedades disueltas tramitar su reinscripción. Un tema que tal vez sería conveniente se incluyera en el documento es lo concerniente a sociedades que no cuentan con libros legalizados y la dación de fe que deben dar los notarios de que los comparecientes en la escritura de cese de disolución, constituyen por lo menos el 51% del capital accionario. Se podría autorizar tal vez que en estos casos se sustituya esa dación de fe de los notarios por declaraciones juradas de los socios comparecientes. El problema es que no pareciera posible que un requisito que quedó establecido en una norma de rango superior como es la reforma introducida al Transitorio II de la Ley 9428 mediante la Ley 10220 pueda ser reemplazo por otro requisito dispuesto en una resolución de orden administrativo.
En todo caso conviene aprovechar el plazo de 10 días concedido para presentar todas las observaciones y recomendaciones que se consideren convenientes a la resolución conjunta analizada.
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Vigente reforma al art. 27 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio
La Ley 10229 publicada ayer en La Gaceta reformó el artículo 27 de la Ley 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio que a partir de ahora deberá leerse así:
Artículo 27- La Asamblea actuará con base en los siguientes acuerdos:
a) Solo por el acuerdo unánime de todos los propietarios se podrá:
- Modificar el destino general del condominio.
- Renunciar al régimen de propiedad en condominio, siempre y cuando las parcelas o unidades resultantes no contravengan otras leyes.
- Gravar o enajenar el condominio en su totalidad.
b) Solo por el acuerdo de un número de votos que represente al menos dos terceras partes del total del valor del edificio se podrá:
- Variar el destino especial de una finca filial.
- Construir nuevos pisos o sótanos, excavar o autorizar a alguno de los propietarios para que efectúe estos trabajos.
- Adquirir nuevos bienes comunes, variar el destino de los existentes o disponer en cualquier forma el modo en que pueden aprovecharse, excepto si implica la reducción o eliminación de áreas verdes o parques, que requerirá acuerdo unánime.
- Autorizar el arrendamiento de cosas comunes.
- Aprobar la reconstrucción parcial o total del condominio.
- Variar el área proporcional de las filiales, en relación con el área total del condominio o el área de los bienes comunes.
- Variar las cláusulas de la escritura constitutiva o del reglamento de condominio y administración.
En los casos anteriores, cuando un solo propietario represente al menos el cincuenta por ciento (50%) del valor total del condominio, se requerirá, además, el cincuenta por ciento (50%) de los votos restantes reunidos en Asamblea.
c) Cualquier otro acuerdo o determinación será aprobado por los votos de los propietarios que representen la mayoría del valor del condominio.
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De esta manera ya no se requerirá del acuerdo unánime de los condóminos sino únicamente de las 2/3 partes para variar el área proporcional de las filiales en relación con el área total del condominio o el área de los bienes comunes, así como para la reforma de los estatutos y reglamentos del condominio y de la administración. En cambio para la disposición de bienes comunes referentes a la reducción o eliminación de áreas verdes o parques sí se establece el requisito de unanimidad en la votación.
Algunos colegas consideran que se desaprovechó con esta norma la oportunidad de haber reformado otros aspectos importantes del régimen de propiedad en condominio. El colega Carlos Cartín nos compartió su opinión al respecto en un interesante artículo en este mismo blog:
«Como mencioné al inicio, esta reforma es una oportunidad realmente desaprovechada para modernizar aún más, este régimen especial de propiedad. La oportunidad hubiera sido propicia para reformar o incluir dentro de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio temas tales como el aclarar la existencia y límites de la figura de la Junta Directiva dentro de un condominio; establecer los límites básicos que un reglamento de condominio y administración no debería de transgredir (recordemos existen muchos Reglamentos que se inscriben ante el Registro Nacional con condiciones y normas arbitrarias e incluso, ilegales); desarrollar brevemente lo referente a tendencias modernas para celebración de Asambleas; un desarrollo normativo más amplio y útil sobre la figura de condominio de condominios; así como el haber proporcionado una redacción mucho más amigable al último párrafo del inciso b) del mismo artículo 27 (Este párrafo reza actualmente: “En los casos anteriores, cuando un solo propietario represente al menos el cincuenta por ciento (50%) del valor total del condominio, se requerirá, además, el cincuenta por ciento (50%) de los votos restantes reunidos en Asamblea.”) párrafo el cual ha llevado a confusión a muchos operadores jurídicos de la rama. Los anteriores son apenas unos efímeros ejemplos.»
Puede leer el artículo completo del Lic. Cartín haciendo clic a continuación:
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Facilitan nombramiento de beneficiarios en cuentas bancarias, certificados, etc
Mediante la Ley No. 10181 publicada este lunes en La Gaceta, se introdujeron reformas importantes a tres normas a fin de facilitar el nombramiento de beneficiarios en caso de muerte de los titulares de cuentas bancarias, certificados de depósito, valores nominativos e individuales, cajitas de seguridad, etc. Se autoriza inclusive la posibilidad de que tal designación sea realizada a través de documentos electrónicos mediante el uso de certificados de firma digital.
Nos permitimos transcribir a continuación el texto de las tres normas reformadas:
»Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos
Artículo 5- En particular y excepciones
En particular y sin que conlleve la exclusión de otros actos, contratos o negocios jurídicos, la utilización de documentos electrónicos es válida para lo siguiente: ( … )
No se podrán consignar en documentos electrónicos:
a) Los actos o negocios en los que, por mandato legal, la fijación física resulte consustancial.
b) Las disposiciones por causa de muerte, a excepción de lo establecido en los artículos 183 de la Ley 7732, Ley Reguladora del Mercados de Valores, de 17 de diciembre de 1997 y el artículo 95 de la Ley 8956, Ley Reguladora del Contrato de Seguros, de 17 de junio de 2011. ( … )
»Ley Reguladora del Mercado de Valores
Artículo 183- Beneficiarios
El titular podrá designar beneficiarios en caso de muerte. Cuando esta ocurra, los beneficiarios, con solo comprobar el fallecimiento del titular, asumirán de pleno derecho y sin necesidad de trámites judiciales o administrativos su propiedad.
Requerirá únicamente su identificación y, si fueran menores, la de sus representantes.
Podrán nombrarse beneficiarios por medios físicos, digitales, electrónicos o informáticos:
a) En las cuentas corrientes y de ahorros, así como en los certificados de depósito, valores nominativos e individuales de los clientes, contratos de ahorro a plazo y en las cajitas de seguridad en entidades sujetas a la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef). En el caso de que se haya acordado con la entidad financiera la renovación automática de certificados de inversión desmaterializados, la designación de beneficiarios se mantendrá vigente para todos los certificados derivados de las renovaciones automáticas, salvo que el titular cambie tal designación. Cuando un título valor sea trasmitido por endoso, cualquier designación de beneficiarios que se haya realizado quedará sin efecto, pudiendo el endosatario realizar una nueva designación de beneficiarios como
nuevo titular.
b) En las cuentas de custodia de valores y de efectivo de los clientes, en entidades sujetas a la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef) o de la Superintendencia General de Valores (Sugeval).
c) En las participaciones emitidas por los fondos de inversión sujetos a la fiscalización de la Superintendencia General de Valores (Sugeval).
d) En todos aquellos valores emitidos, de forma física y digital, correspondientes a emisiones autorizadas por la Superintendencia General de Valores (Sugeval). En este caso, la designación del beneficiario cesará de forma inmediata, cuando por instrucción del titular el valor sea ofrecido en cualquier transacción que implique cambio de titularidad.
Si las cuentas de custodia o los valores a que se refiere el presente artículo han sido dados en garantía a un tercero, los beneficiarios podrán hacer efectivo su derecho hasta que se haya procedido con su liberación.
e) En los fondos del régimen obligatorio, en los fondos del régimen voluntario de pensiones complementarias y en los fondos especiales regulados por la Ley 7983, Ley de Protección al Trabajador, de 18 de febrero del 2000, supervisados por la Superintendencia de Pensiones (Supén).
»Ley Reguladora del Contrato de Seguros, Ley 8956
Artículo 95- Designación de la persona beneficiaria
La designación, revocación y sustitución de la persona beneficiaria puede ser hecha solo por la persona asegurada, quien no podrá transferir ni delegar este derecho ni siquiera al tomador del seguro. Tanto la designación, como revocación y sustitución de la persona beneficiaria podrá realizarse por medios físicos, digitales, electrónicos o informáticos. La persona asegurada podrá renunciar al derecho de revocar y sustituir a la persona beneficiaria en cualquier momento y de forma permanente o sujeto al cumplimiento de una condición resolutoria, siempre y cuando esta sea de forma expresa y por escrito.
La revocación o sustitución de la persona beneficiaria surtirá efectos a partir de que se haga de conocimiento del asegurador. El pago hecho por el asegurador a una persona beneficiaria, antes de ser informado de la sustitución o revocación, lo libera de las obligaciones correspondientes.
Cuando no se designe persona beneficiaria o la designación se torne ineficaz o el seguro quede sin beneficiario por cualquier causa, se considerarán personas
beneficiarias a los herederos legales del asegurado establecidos en el procedimiento sucesorio correspondiente. En caso de que, en una póliza con varias personas beneficiarias, quede sin efecto la designación de uno o varios de ellos,acrecerá la proporción determinada a favor de las demás personas beneficiarias.
Municipalidades podrán establecer moratoria en precios públicos, arrendamientos y cánones municipales
Con vigencia a partir del pasado 21 de junio, la Ley 10171 autorizó a las municipalidades para que por una única vez, otorguen a los sujetos pasivos la condonación total o parcial de los recargos, los intereses y las multas que adeuden a las municipalidades por concepto de precios públicos, arrendamientos y cánones municipales, a excepción de los cánones en telecomunicaciones, en el período comprendido hasta el tercer trimestre del año 2021.
Esta condonación será efectiva solo en el caso de que los sujetos pasivos, dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir del acuerdo municipal indicado en el artículo 2 de esta ley, paguen la totalidad del principal adeudado o se acojan a un arreglo de pago según lo señalado en esta ley, para lo cual deberá presentarse la solicitud ante la administración tributaria del gobierno local, por parte del contribuyente.
Acuerdo municipal para la aplicación de esta ley
Para poder aplicar lo dispuesto en esta ley, los concejos municipales y los concejos municipales de distrito deberán acordar las condiciones en las que implementarán la condonación de recargos, intereses y multas por concepto de precios públicos, arrendamientos y cánones municipales; para ello, deberán contar con un estudio técnico y un plan de condonación que aporte la administración, de conformidad con los parámetros dispuestos en esta ley. Lo anterior por acuerdo municipal, tomado dentro de los tres meses posteriores a la publicación de la presente ley.
Arreglos de pagos
Se autoriza a las municipalidades y los concejos municipales de distrito, según corresponda, la posibilidad de ofrecer a sus contribuyentes, durante los cuatro meses posteriores a la publicación de esta ley, arreglos de pago por un plazo hasta de veinticuatro meses, para que los contribuyentes cancelen el principal de sus obligaciones pendientes por concepto de precios públicos, arrendamientos y cánones municipales. Ante ello, se deberán dictar las regulaciones internas que definan las condiciones de dichas facilidades de pago.
Cobros judiciales
Los deudores que se encuentran en las etapas de cobro extra o judicial, antes de acogerse a este beneficio, deberán cancelar los honorarios del abogado externo, los gastos de perito en que haya incurrido la municipalidad, para el trámite de cobro de sus deudas, junto con las costas procesales.
Excepciones
No se autoriza la condonación en aquellos casos en que la municipalidad haya denunciado o se encuentre ante una situación denunciable ante el Ministerio Público, por estimar que existen irregularidades que pueden ser constitutivas de los delitos tributarios tipificados en los artículos 92 y 93 de la Ley 4755, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, de 3 de mayo de 1971, y en otros cuerpos de aplicación directa o de manera supletoria.
Divulgación
Para lograr la mayor recaudación posible, las municipalidades y los concejos municipales de distrito, que se acojan a la presente ley, deberán realizar una adecuada campaña de divulgación, de tal forma que los contribuyentes se enteren de los alcances y los procedimientos de los beneficios consignados en esta ley.
Notarios podrán emitir documentos extraprotocolares en soporte electrónico
Con vigencia a partir de hoy, aparece en La Gaceta un novedoso Reglamento de Documentos Notariales Extraprotocolares en soporte Electrónico aprobado por el Consejo Superior Notarial el pasado 18 de mayo.
«IV. La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de responder a las exigencias de la sociedad y de la actividad notarial, la Dirección Nacional de Notariado y el Consejo Superior Notarial han venido promoviendo la implementación y el uso de la firma digital como herramienta de seguridad y celeridad en la función.»
V.—Según el acuerdo 2020-028-004, tomado en sesión extraordinaria N° 028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de septiembre de 2020, todos los notarios públicos deben contar con firma digital a partir del 1 de enero de 2021.» (Tomado textualmente de la parte CONSIDERATIVA del Reglamento.)
Si desea conocer el texto completo de estas nuevas regulaciones haga clic a continuación: Descargar Reglamento Documentos notariales en Soporte electrónico.
Nos permitimos resumir algunos de los aspectos contemplados. Algunos de los puntos incluidos a continuación son copia textual de los respectivos artículos del Reglamento. En forma inmediata nuestros compañeros encargados de la base de datos de Formularios de Cartulación han iniciado el estudio de estas regulaciones para determinar la necesidad de producir nuevas plantillas que puedan servir de referencia en la aplicación de esta normativa.
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»Actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico. Son aquellas actuaciones notariales extraprotocolares que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y que son avalados por el presente Reglamento. (Art. 1)
»Garantías que deben cumplir los documentos en soporte electrónico: Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial. Los documentos en soporte electrónico deben cumplir además con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico. (Art. 2)
»Indispensable uso de firma digital certificada. Requisito indispensable para llevar a cabo las actuaciones notariales extraprotocolares en soporte electrónico, es el uso por parte de la persona notaria de la firma digital certificada. (Art. 3)
»Documentos notariales susceptibles de realizarse en soportes electrónicos: (Art. 6)
- a) Reproducciones de instrumentos públicos.
- b) Certificaciones de documentos, piezas de expedientes e inscripciones.
- c) Traducciones.
- d) Actas de tipo extra protocolar.
- e) Otras diligencias y actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extienda fuera del protocolo en soporte electrónico.
»Formatos de actuación digital. Los documentos notariales extraprotocolares en soporte electrónico, deberán ser emitidos de acuerdo con el presente Reglamento y en lo aplicable de conformidad con la Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos que emita el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT). (Art. 8)
»Formalidades documentos de soporte electrónico. Se entenderá que un documento extraprotocolar en soporte electrónico, con la firma digital certificada y el correspondiente sellado de tiempo, en cualquier formato oficial, cumple con los requisitos formales que en este sentido señala el Código Notarial para los documentos extraprotocolares. (Art. 9)
»Fecha y hora de emisión: Para su eficacia, la fecha y hora de emisión del documento será la contenida en el sellado de tiempo de la firma digital. (Art. 9)
»Certificación de documentos en soporte electrónico. Para la certificación de documentos que estén en soporte electrónico, el notario realizará el mismo proceso de constatación de los originales que efectúa cuando expide certificaciones de documentos impresos. Además deberá hacer la redacción de la certificación en el formato oficial (Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos del Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones) e incluir la firma digital certificada al final del documento con su correspondiente sellado de tiempo. (Art. 10)
»Certificación de documentos originados en soporte papel: En caso de certificación de documentos originados en soporte de papel, que hayan sido digitalizados, la certificación de estos en soporte electrónico deberá llevar la mención de que el documento es copia digitalizada fiel y exacta de su original junto con los demás requisitos indicados en el punto anterior. (Art. 10)
»Autenticación de firmas. Cuando un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia. (Art. 11)
»Obligación de verificar requisitos de la firma digital en autenticaciones: Para autenticar un documento que contenga firmas digitales electrónicas; la persona notaria deberá verificar si se cumplen las características técnicas de la firma digital certificada que esté en el documento; esto es la garantía de integridad y autenticidad, el formato oficial, así como el sellado de tiempo de la firma digital previamente impuesta, en cuyo caso, una vez verificado lo anterior podrá dar fe de la integridad y autenticidad de la firma digital correspondiente. (Art. 12)
»Procedimiento de autenticación de documento en soporte electrónico con firma digital de las partes. Para poder autenticar un documento en soporte electrónico que contiene firmas digitales certificadas de las partes intervinientes, la persona notaria debe adjuntar en un documento complementario la descripción del documento autenticado, dejar constancia de la verificación de la garantía de integridad y autenticidad, del formato oficial, así como del sellado de tiempo de la firma o firmas digitales estampadas en el documento, establecer la hora y fecha de la firma o firmas digitales, la leyenda de que se autentican las firmas de las personas correspondientes de acuerdo con el artículo de la norma que establece el requisito, y su condición de notario (a) público (a), su nombre, número de carné y agregar su firma digital. (Art. 13)
»Autenticación de firmas manuscritas con firma digital. Será posible la autenticación en soporte electrónico de firmas manuscritas originales y puestas en presencia de la persona notaria, para ello se podrá digitalizar (escanear) el documento original firmado en presencia de la persona notaria, en este documento se debe establecer la constancia de que se autentican notarialmente las firmas de las partes por haberse firmado en su presencia, el lugar, la hora y fecha del documento, y que se da fe de que las firmas impuestas corresponden a las personas otorgantes del documento autenticado, quienes fueron debidamente identificadas para ese efecto. Luego deberá firmar la persona notaria con su firma digital certificada, y su respectivo sellado de tiempo. (Art. 14)
Vigencia de las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico. Las certificaciones de reproducciones en soporte electrónico tendrán una vigencia temporal de un mes desde la fecha de su expedición, salvo que su matriz documental haya variado. (Art. 15)
Testimonios, certificaciones y copias auténticas digitales de instrumentos públicos protocolares. Los testimonios, certificaciones y copias auténticas de instrumentos públicos protocolares de las escrituras matrices realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 112 y siguientes del Código Notarial, podrán plasmarse en un soporte electrónico de acuerdo con este Reglamento; siempre que cuenten con firma digital certificada y su respectivo sellado de tiempo. Igualmente le serán aplicables las disposiciones emitidas por los distintos Registros Públicos para los efectos de inscripción. (Art. 16)
Copias simples digitales. Las copias simples realizadas de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 121 del Código Notarial podrán reproducirse por medios digitales y no deberán llevar una firma digital certificada. Estas copias no sustituyen los testimonios, ni las certificaciones. (Art. 17)
Respaldos de documentos en soporte electrónico. Cuando se requieran otros documentos en soporte electrónico para poder confeccionar documentos notariales también en soporte electrónico, deberán agregarse al archivo de referencias conforme las normas correspondientes. Igualmente, cuando se tengan documentos impresos, que se necesiten para la elaboración de documentos notariales en soporte electrónico, se deben agregar al archivo de referencias conforme a la normativa correspondiente. (Art. 18)
Autenticación de firma digital de las personas notarias. La Dirección Nacional de Notariado es la entidad encargada de cualquier revisión y autenticación de las firmas digitales certificadas de las personas que ejercen la función notarial para cualquier fin que requiera dicho procedimiento en la utilización de documentos notariales. (Art. 19)
Pago de especies fiscales, Derechos e Impuestos: En la emisión de documentos en formatos electrónicos se tendrán que cumplir con los mismos deberes y cargas fiscales que en los documentos en formato de papel; la persona notaria deberá indicar siempre en el documento el número de entero y transacción bancaria, y dar fe mediante la afirmación expresa haber cancelado los derechos o timbres correspondientes. (Art. 20)
Títulos de propiedad y placas ahora hasta su casa u oficina
A partir de hoy se encuentra disponible un nuevo servicio del Registro Nacional en convenio con Correos de Costa Rica para hacerle llegar a los notarios o a las partes interesadas, los títulos de propiedad emitidos por el Registro de Bienes Muebles así como las placas metálicas y los «stickers» (dispositivos de identificación) generados en la tramitación de documentos en Ventanilla Digital.
La siguiente explicación aparece en la página web del Registro Nacional:
“ (…) El servicio de entrega a domicilio de los requisitos documentales referidos en este punto lo contrata el usuario directamente con la Entidad Autorizada, facilitando el Registro Nacional únicamente el redireccionamiento a la plataforma de esta, mediante el aplicativo de Ventanilla Digital.
En virtud de lo anterior, al contratar el servicio de entrega a domicilio, el usuario que lo solicite excluye de toda responsabilidad al Registro Nacional por cualquier atraso en la entrega, prestación incorrecta del servicio o funcionamiento anormal del mismo, debiendo ello ser resuelto exclusivamente entre la entidad autorizada y el solicitante.
Una vez contratado el servicio, si el destinatario no es localizado después de dos intentos de entrega de la documentación, esta será custodiada en la oficina de Correos más cercana al destinatario, por un lapso de un mes a partir de su emisión, transcurrido el cual, la Dirección de Servicios del Registro Nacional procederá a la destrucción de los documentos sin responsabilidad para el Registro Nacional, de conformidad con el artículo 76 del citado reglamento.
Cuando la entrega de la documentación sea en zonas para las cuales Correos de Costa Rica tiene restricción de ingreso por peligrosidad, esta entidad indicará al solicitante que la documentación queda disponible para ser retirada en una sucursal específica de Correos de Costa Rica, indicando cuál. El servicio de entrega a domicilio no aplicará para aquellos documentos correspondientes al cambio de matrícula de numérica a alfanumérica, dado que es necesario el depósito de placas previo a la confección del nuevo soporte metálico.”
DE LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO.
Para la recepción de las solicitudes de entrega física de los requisitos documentales por medio del servicio EMS Courier, se seguirá el siguiente procedimiento:
a) Una vez inscrito el documento por el registrador del Registro Nacional, el sistema lo notificará al notario público encargado del trámite. Recibida la notificación, este podrá ingresar al aplicativo de Ventanilla Digital del Registro Nacional ubicada en el portal digital www.rnpdigital.com, para seleccionar la opción de entrega física de los requisitos documentales, por medio del servicio EMS Courier que brinda la Entidad Autorizada.
b) Seleccionado el servicio por parte del usuario, el sistema redireccionará al solicitante a la plataforma de la Entidad Autorizada, en la cual, deberá indicar los datos necesarios para el envío correspondiente, y proceder con la cancelación de la tarifa.
c) Después de gestionada la solicitud ante la Entidad Autorizada y una vez verificado el pago de la tarifa, el Subproceso de Placas de la Dirección de Servicios del Registro recibirá un aviso automático sobre la solicitud generada.
d) El Subproceso de Placas de la Dirección de Servicios del Registro contará con máximo 02 días hábiles a partir de tal aviso, para poner a disposición de la Entidad Autorizada los requisitos documentales solicitados.
e) Según las solicitudes de servicio de entrega de los requisitos documentales que ingresen, el Registro, por medio del Subproceso de Placas de la Dirección de Servicios, enviará diariamente al Órgano Fiscalizador a la dirección de correo electrónico egodinez@correos.go.cr de la Entidad Autorizada el listado en formato Excel de aquellos requisitos documentales que se encuentran preparados para su retiro.
f) La Entidad Autorizada, de previo a retirar los requisitos documentales, en el horario comunicado mediante nota por el Subproceso de Placas de la Dirección de Servicios del Registro, deberá indicar ante dicho Subproceso los nombres y números de identificación de las personas autorizadas para ello.
Reestablecimiento del ATV permitiría tramitar ceses de disolución y cumplir otras obligaciones
La noticia esta mañana del reestablecimiento del Sistema de Administración Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda a partir del próximo lunes 13 de junio, nos hace pensar que por fin se materializará la posibilidad para las sociedades que hubieren sido disueltas por morosidad en el pago del impuesto a las personas jurídicas de tramitar sus solicitudes de cese de disolución ante el Registro Nacional.
De acuerdo con el comunicado que aparece publicado en la página de Hacienda en Facebook, a partir del lunes será posible para todos los interesados realizar el pago de sus impuestos por conectividad con las entidades bancarias que ofrecen dicho servicio. Nos parece entonces que de igual manera, el Registro Nacional recuperará la posibilidad de verificar que estas sociedades se encuentren al día con el pago del tributo, requisito indispensable para poder tramitar las reinscripciones. Sería muy conveniente que el Registro de Personas Jurídicas produjera la Circular que sobre este tema se nos indicó que saldría publicada a fin de conocer si existen otros requisitos para el trámite, como por ejemplo, el que las sociedades se encuentren o no al día con el pago de sus obligaciones ante la CCSS y FODESAF, timbres a pagar, etc.
Estaremos al pendiente de cualquier comunicación por parte del Registro para informarles tan pronto tengamos conocimiento.
Sociedades Inactivas: Presentación de declaraciones de patrimonio
Sobre este tema que tanta preocupación ha generado debido a que el plazo para cumplir con esta obligación vencía en principio este próximo 15 de junio, dichosamente el Ministerio de Hacienda ha comunicado la ampliación del plazo hasta el próximo 16 de agosto.
Sociedades recientemente constituidas. Pago del impuesto a las personas jurídicas
Otro aspecto que aparece en la página de Hacienda es el relativo a las sociedades constituidas del 18 de abril en adelante, a las que se les concede un plazo de 30 días naturales para que cumplan con el pago del impuesto a las personas jurídicas que les corresponde.
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