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Autenticaciones de firma y certificaciones de copia ahora solo en papel de seguridad notarial

i. Setiembre, K. 2014, Notarios, Noticias MasterLex

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Con vigencia a partir del próximo 1 de octubre, la Dirección Nacional de Notariado acordó modificar el texto del artículo 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicios Notarial a fin de eliminar la dispensa en el uso del papel de seguridad que dicho numeral contempla al día de hoy:

Artículo 32. Excepciones al uso de papel de seguridad. Tratándose de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, no es necesario el uso del papel de seguridad, salvo que la razón de certificación o autenticación, por su extensión, requiera el uso de papel de seguridad.

El nuevo texto del artículo 32 será el siguiente a partir de su entrada en vigencia el miércoles de la próxima semana:

Artículo 32. Uso de papel de seguridad en certificaciones de copias y autenticaciones de firmas o huellas digitales. La razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado.

Si desea ver el texto del aviso de la DNN descárguelo haciendo clic a continuación:   VER AVISO DNN

La medida la toma el Consejo Superior Notarial en aras de resguardar la seguridad jurídica y el buen nombre de los notarios, toda vez que el Registro Nacional ha venido presentando denuncias contra notarios públicos por supuestas falsedades al momento de autenticar firmas.   Sin embargo, lo que se logró constatar es que no fueron los notarios denunciados quienes realizaron las autenticaciones sino otros que suplantaron su actuación notarial valiéndose de sus nombres y sellos blancos.

De todas maneras, según se indica en el aviso de la DNN, el Código Notarial no prevé excepciones a la utilización de papel de seguridad.

Artículo 76.- Uso de papel de tamaño oficio . Todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel de tamaño oficio. Los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel, el cual siempre deberá contener mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado.   (Tomado textual del Código Notarial)

 

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

20 de 20 Comentarios

  1. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 25 septiembre, 2014

    Todos estos controles me parecen muy bien, pero cada vez es mas dificil ejercer, no por estas normativas porque para mi no son nuevas siempre las aplico, sino que se nos exigen, pero el estado no nos acuerpa en nuestra labor, Ejemplo no ha sido posible que se nos permita acceder al padron electoral, como determinar si la cedula que nos presentan es autentica, diferente seria que podamos accesar a el padron. Por otro lado una de las profesiones mas saturadas y con mas desempleo es la de abogados y notarios, y solo pensemos. El colegio de abogados tiene una oficina de trabajo social, las universidades tienen consultores juridicos, y como si fuera poco hay muchos juzgados donde no se necesita abogado o está la defensa, entonces. Hay un desorden que a la defensa publica acceden hasta personas con solvencia economica mejor que la de uno, y no pagan ni la defensa publica les cobra, le digo porque cocozco un caso donde la otra parte era un empresario solvente. Entonces hablamos del presupuesto de la Republica, pero no ponemos las barbas en remojo. Donde ven ustedes que el Colegio de Medicos, o el de Contadores, o algun otro tiene un espacio de consutores como ayuda social, claro con razon nosotros estamos colgando, y como si fuera poco el flagelo de la incompetencia desleal, que cuando uno se ajusta al MINIMO regulado por el arancel, el cliente sale corriendo porque cree que uno es un ladron.-

  2. Lic. Dagoberto Quesada • 25 septiembre, 2014

    Por cierto sobre la autenticación de firmas, es importante recordarles a los notarios que si están autenticando como abogados en los procesos judiciales, no se requiere el uso de sello como notario ni dicho papel.

    Así que es pertinente que tengan eso en consideración.

  3. 007CENTINELA • 24 septiembre, 2014

    EN RELACION A LO QUE EL FORISTA BOLANDI VIENE ESCRIBIENDO LA SALA CONSTITUCIONAL EN UNA SENTENCIA PUBLICADA EN EL BOLETIN JUDICIAL 101 DEL 28 DE MAYO DEL RECIEN PASADO 28 DE MAYO DEL 2014, SEGUN MEDIO ENTIENDO, FORTALECE Y REAFIRMA LA COMPETENCIA SANCIONATORIA Y LA POTESTAD QUE TIENE DE DICTAR SANCIONES-SUSPENSIONES A LA DIRECCION GENERAL DE NOTARIADO.

    TAMBIEN HAY QUE TENER CUIDADO CON NO DEJARSE LLEVAR POR LO QUE ESCRIBEN LOS FORISTAS, MUCHO CUIDADO, HAY QUE FORMARSE CRITERIO PROPIO. LES CUENTO: HABIA VENIDO LEYENDO UNO DE LOS FORISTAS PORQUE PARECIA INTERESANTE LO QUE ESCRIBE EN SUS INTERVENCIONES, CON ALGO DE MORBOSIDAD TAMBIEN PORQUE SU APELLIDO LO CONOCIA DE DUDOSA SOLVENCIA EN EL AMBITO NOTARIAL. ME PUSE A REVISAR EN UNA DE ESAS EMPRESAS QUE VENDEN INFORMACION PRIVADA Y QUE UTILIZAMOS AQUÍ PARA LOS ESTUDIOS Y APROBACIÓN DE CRÉDITOS PRENDARIOS Y EN EFECTO, AL MENOS DOS DENUNCIAS EN JUZGADO NOTARIAL POR FALLECIDO OTORGANDO Y POR PARIENTE-HIJO SUYO OTORGANDO ESCRITURA EN SU PROTOCOLO. AHORA TENGO QUE TENER MAS Y MAS CUIDADO CUANDO ALGUIEN ESCRIBE CON APARIENCIA DE BUEN DERECHO COMO SE DICE EN LO CONTENCIOSO.

  4. LIC. MIGUEL ANGEL SANTAMARIA BOZA • 23 septiembre, 2014

    No me queda claro lo la descripción de las copias. Como podría ser dicha descripción????

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 septiembre, 2014

      Según el art. 32 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial se trata de una «descripción sucinta del contenido del documento». Lo que hemos visto que acostumbran los colegas es indicar – por ejemplo – que se trata de las cédulas de identidad o de los títulos de graduación de los señores tal y tal y tal, o pasaporte de don Fulanito, o copia del contrato suscrito en tal fecha por la empresa … y el señor …. Nos parece que la idea es garantizar que el notario efectivamente haya tenido a la vista los originales de esas copias que está certificando y que la razón de certificación quede de algún modo «vinculada» al grupo de copias certificadas. Antes existían unos «sellos» genéricos con la razón de certificación de copias, lo que provocaba que muchos notarios (o sus secretarias) simplemente los estamparan y sin mayor revisión de los originales y sus copias procedieran a emitir la certificación.

  5. José Manuel Mojica • 23 septiembre, 2014

    Buenos días

    En el caso de que se requiera certificar una fotocopia de pasaporte el cual contiene en ocasiones hasta 30 hojas; la consula es si todas las 30 hojas de deben adherir con goma o solamente la última hoja con el papel de seguridad donde se incluye la razón de certificación.

    Muchas gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 septiembre, 2014

      La costumbre ha sido en efecto que la totalidad de copias certificadas se adhieran como pegamento formando un solo legajo. Ello para evidenciar más claramente cuáles son los documentos que están siendo certificados. Sin embargo, revisando el Código Notarial y los Lineamientos para el Ejercicio Notarial no encontramos que expresamente se establezca esa obligación, sino solamente la de numerar cada copia y firmarla y sellarla. En la nueva redacción del art. 32 sí se señala expresamente que el folio de seguridad conteniendo la razón de autenticación o certificación deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado. Pareciera entonces que por lo menos ese papel de seguridad sí tendría que pegarse con goma a la última copia certificada. Sin embargo, nos parece interesante solicitar una aclaración directamente a la DNN sobre este particular.

  6. Licda. ivonne Monge • 22 septiembre, 2014

    pERO YO TENÍA ENTENDIDO QUE HAY OTRO LINEAMIENTO QUE INDICA QUE YA NO HACE FALTA PONER EL CONSECUTIVO EN LAS CERTIFICACIONES ES ASI?
    ADEMAS EN CUANTO A LOS ASUNTOS MERAMENTE JUDICIALIES ENTONCES SOLO AUTENTICAMOS COMO ABOGADOS Y LISTO?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 septiembre, 2014

      Efectivamente las certificaciones notariales no tienen ya que llevar número de consecutivo pues se eliminó la obligación de llevar ese registro o control de folios de seguridad. Lo que sí se tiene que indicar en las certificaciones de copias es la cantidad de copias que se están certificando y una descripción breve del contenido de las mismas. Efectivamente en asuntos JUDICIALES es suficiente con la autenticación de un abogado. Para ello es suficiente con consignar la palabra ES AUTENTICA y firmar el abogado con el número de carné profesional. Ni siquiera se requiere estampar algún tipo de sello. Evidentemente no podría utilizarse el sello blanco, el cual es exclusivo para labores notariales. Por cada firma que se autentique deben cancelarse 250 colones de timbre de Colegio de Abogados. El monto a cobrar de honorarios es de 15,000 también por cada firma autenticada.

  7. Danilo Loaiza Bolandi • 22 septiembre, 2014

    Resulta que el Código Notarial fue reformado por la Ley N° 8795 del 4 de enero de 2010 y con esa modificación la DNN perdió toda competencia sancionatoria y también dejó de ser el órgano que emitiera directrices pues esa labor y competencia es de resorte exclusivo del Consejo SuperiLas atribuciones del Consejo Superior Notarial están indicadas en el artículo 22 del Código Notarial entre las que señala indica que le corresponde al Consejo Superior Notarial » i) Emitir los lineamientos y las directrices de acatamiento obligatorio para el ejercicio del notariado y todas las decisiones relativas a la organización, supervisión, control, ordenamiento y adecuación del notariado costarricense. Aunque resulte increíble los Abogados de la DNN y del Consejo Superior Notarial utilizan el Código que no incluye esas reformas por eso las confusiones y por eso la DNN continúa sancionando a Notarios cuando carece de competencia para ello, en consecuencia considero que los nuevos lineamientos si los dictó la DNN son absolutametne nulos..

  8. E Jiménez • 22 septiembre, 2014

    A ver en el caso de que un cliente venga con un formulario que va a firmar para que uno lo autentique, ejemplo algún formulario bancario o de institución pública, ellos vienen con el documento que ya está en papel común blanco, lo firman en mi presencia y en tal caso, entonces yo Notaria debo de imprimir una razón de autenticación en papel notarial y pegarla al formulario bancario? Otro detalle, supongo que en la razón deberé indicar exactamente en qué parte del documento o formulario firmó el cliente?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 septiembre, 2014

      Exactamente. La razón de autenticación deberá imprimirse en el papel de seguridad, el cual se adhiere con goma al formulario. Coincidimos en que convendrá aclarar bien a quién pertenece la firma que se está autenticando con indicación de que se encuentra en el folio x del formulario.

  9. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZa • 22 septiembre, 2014

    Eso me parece muy bien, excelente, eso da paso a que los notarios inescrupulosos se ajusten al monto exacto de honorarios por este acto, porque hay notarios que cobran montos como 3000 colones por certificar.- Hay algun machote autorizado o sugerido por la DNN para certificar, si lo pudieran suministrar en buena hora, gracias?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 septiembre, 2014

      Estimada María Lourdes. En mayo del año pasado se publicaron los nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Servicio Notarial. Sobre el tema de las certificaciones y el tamaño de letra a utilizar en documentos notariales resumimos en aquel momento lo siguiente: 3.- CERTIFICACION DE COPIAS
      En el caso de las certificación de copias, aparte de los requisitos ya conocidos: numeración de las copias, firma y sello del notario en cada una, se establece ahora que en la razón notarial, aparte de indicarse ese número de copias certificadas deberá el notario hacer una descripción sucinta del contenido del documento. No resulta ya necesaria la mención en dicha razón, del hecho de que la firma estampada del notario haya sido puesta de su puño y letra, tampoco que el sello blanco sea el debidamente registrado ante la DNN. Por consiguiente, la razón de autenticación de firma podría ser así: El suscrito Notario Público, ____________ (NOMBRE COMPLETO DE NOTARIO) con oficina en _____, (indicar dirección exacta), autentica la firma que antecede; DA FE que la misma fue puesta y estampada en su inmediata y física presencia y en forma voluntaria de su puño y letra por ( NOMBRE Y APELLIDOS E IDENTIFICACIÓN EN LETRAS DEL FIRMANTE).El presente documento se hará valer en ____________(indicar el país donde se hará valer SI ES TRÁMITE PARA EL EXTERIOR ). Autentica en la ciudad de ________, a las _____ horas del día ____ de ____del año______.

      ____________________________________
      Firma y sello del notario al pie de la razón.

      • Lic. Dagoberto Quesada • 25 septiembre, 2014

        Todos los cambios que se realizan en nombre de la seguridad, no han contribuido a mejorar la misma por una razón sencilla y práctica si nosotros avanzamos los delincuentes, también lo van hacer, antes eran sellos de hule y los falsifican. Ahora son sellos y hojas de seguridad e igual las falsifican. Podemos pasar todo al sistema digital y con mayor facilidad van a falsificar las cosas, cuanto más nos alejemos del elemento personal para realizar los actos, más ventajas le damos a los delincuentes. La solución no esta en la persecución a los notarios si no en la formación a los ciudadanos para que no se presten a delinquir y eso se evita educándolos y dándoles trabajos, pues si procedemos a educarlos y no les damos trabajo de nada sirve.

        Por otra parte cada día es más difíciles operar en Costa Rica, el estado inventa tecnificar todo para recrear negocios a empresas informáticas, pero los clientes no llegan y eso costo solamente van a verse reflejados en la deserción de muchos notarios de la profesión y eso concentrará la función en unos pocos, con lo que se promoverá volver a la delincuencia del pasado. Empresas como Masterlex se podrán ver afectadas ya que a menos notarios menos ventas. La solución no esta en pedirnos cosas a nosotros los notarios, sino en capacitar bien a los funcionarios sobre los dispositivos de seguridad que deben exigir que vengan acompañados en los documentos públicos.

  10. Jaime Rojas • 22 septiembre, 2014

    Entonces si autenticamos firmas en fórmulas de Bancos, Tributación, etc … será necesario adjuntar con goma el folio de seguridad con la razón de autenticación notarial? Lo que entiendo es que sí podríamos seguir autenticando pero como ABOGADO (no como notarios) y en ese caso sería suficiente con poner la firma y el sello de tinta …

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 22 septiembre, 2014

      Estimado don Jaime. Hace algún tiempo el Colegio de Abogados publicó un aviso indicando que solamente los notarios podían autenticar firmas como depositarios de la fe pública. Los abogados solamente podían hacerlo en escritos judiciales como parte de su patrocinio legal dentro de los procesos. Sin embargo, la Dirección Nacional de Notariado, en aquel momento aclaró que la autenticación de firmas podía entenderse también como una función de los abogados, cuando expresamente no fuera exigido el servicio notarial. De hecho, actualmente encontramos que el Arancel de Honorarios prevé tanto la autenticación por notario como por abogado. En ambos casos, el monto a devengar es de 15,000 por autenticación cada firma autenticada. Lo que sí se concluyó en aquel momento fue que si era un notario quien realizaba la autenticación de firmas debía consignar necesariamente la razón notarial completa y estampar su sello notarial. Quizás sea el momento de intentar un nuevo pronunciamiento por parte de las autoridades sobre la posibilidad de autenticación de firmas por abogados y notarios. Los mantendremos informados en caso de obtener respuesta.

    • Federico Mata • 23 septiembre, 2014

      Lamentablemente lo que exhiben la mayoría de los funcionarios públicos de este país es falta de imaginación y sentido práctico. Don Jaime, tenga la seguridad que para el más simple trámite le van a pedir el papel, que por cierto soporta una alto gravamen para financiar la nutrida burocracia de un órgano estatatal, más bien parece una manera velada de aumenta la recaudación fiscal, el número de firmas que se autentican diaramente por parte de los notarios es elevadísimo. Y la verdad, es que yo no veo mayor incremento de la seguridad, si alguien con aviesa intención es capaz de arrebatarle el sello a un notario, sin ningún problema también se puede apropiar de su papel de seguridad. Y tampoco suena a justificación convincente lo de las quejas ante el Registro, desde hace mucho tiempo todas las gestiones que se hacen allí deben hacerse en papel de seguridad.

  11. alexander chacon porras • 22 septiembre, 2014

    Me parece engorroso y de mayor esfuerzo, pero da mayor seguridad y control a los notarios, para evitar falsedades con su nombre.