Autenticaciones notariales: implicaciones y cuestionamientos que surgen

Hemos recibido gran cantidad de consultas en relación al aviso que publicamos en este mismo blog ayer sobre el criterio del Colegio de Abogados de considerar que únicamente los notarios públicos se encuentran habilitados para autenticar firmas, y que los abogados únicamente pueden hacerlo «…. por excepción en asuntos judiciales y en procedimientos administrativos y trámites realizados ante la Administración Pública, cuando así esté expresamente autorizado por ley.»  De manera que «… cuando no exista norma expresa que indique una condición profesional específica en que se deba autenticar firmas en documentos privados, entonces esa autenticación deberá reputarse notarial.”   

La inquietud más reiterada ha sido en relación a si pueden o no los abogados continuar autenticando contratos privados, como por ejemplo, los de arrendamiento o de opción de compraventa, cesión de acciones, etc.

Algunos incluso se están preguntando si con este nuevo criterio lo que se desea provocar es que se reserve también en forma exclusiva a la gestión notarial, propiamente la redacción de los contratos privados partiendo de los principios de imparcialidad y asesoría que en cualquier negociación debería imperar, y que solamente el profesional en Derecho en su condición de notario público podría garantizar, o por lo menos, estaría obligado a garantizar.

Sobre este particular, es importante recordar que el artículo 57 del Arancel de Honorarios vigente, relativo a la redacción de contratos privados, se encuentra comprendido dentro de la sección de HONORARIOS DE ABOGADO.  De hecho,  establece la aplicación de las tarifas de abogado (no las de notario) , lo cual ocasiona que un abogado que confecciona un contrato privado en papel simple devengue aproximadamente cinco veces más de honorarios que lo que le correspondería cobrar a un notario que autoriza ese mismo contrato en su Protocolo. Aunque en su momento nos pareció que la dispuesto en este numeral se trataba de un error, su aplicación literal fue ratificada por la Junta Directiva del Colegio de Abogados en diciembre de 2015 después de sometiéramos el tema a consulta al entrar en vigencia el Arancel vigente en agosto de ese mismo año.    (Más sobre este tema en:  Honorarios por confección de contratos privados )

Pero respondiendo a la pregunta, consideramos que de acuerdo con el comunicado del Colegio de Abogados efectivamente no sería ya posible para los abogados autenticar firmas en contratos privados, por cuanto no se trata de asuntos judiciales, ni de procedimientos administrativos o trámites ante la Administración Pública.  Pareciera entonces que a partir de ahora los abogados podrán redactar y confeccionar contratos privados, pero para la autenticación de las firmas, en caso de requerirse,  deberán referir a sus clientes a un notario público.

Otra inquietud que muchos nos han transmitido es en cuanto a si asume el notario que autentica un documento privado, responsabilidad propiamente por el contenido del mismo,  partiendo, principalmente, del deber de asesoría que como Principio Deontológico acompaña a la función notarial.  Al respecto, publicamos en octubre del 2013, una completa respuesta que le brindó al Lic. Rolando Brenes, la Dirección Nacional de Notariado en relación a la responsabilidad notarial por tramitación de documentos privados.   (Ver al respecto: Responsabilidad notarial por tramitación de documentos privados.)

Se indicó en dicha respuesta que: «Si la actuación notarial es un documento privado se limita a la autenticación de las firmas de las partes, así debe consignarse expresamente en la razón de autenticación.  El notario debe inscribir los documentos que autorice y sean inscribibles. La actuación notarial en los documentos no inscribibles, el notario debe limitar expresamente a qué consiste su actuación y servicio respecto del usuario o administrado. En razón del fin social que cumple la función notarial, así como en atención a su deber de excusa ante causa justa, moral o legal, el notario público debe hacer una valoración del documento que se le presenta, a fin de que con su actuación de autenticación de firmas no se materialice un documento cuyo contenido resulte evidente y manifiestamente inválido, ilegal, ineficaz o contrario a la moral.»

Trataremos de validar si este mismo criterio de la DNN se mantiene al día de hoy pues sería importante que los notarios amplíen sus razones de autenticación de documentos privados cuando efectivamente no hayan estado a cargo de la redacción de los mismo.