Autenticación de firmas mediante videoconferencia
Estimados suscriptores nos han estado solicitando información sobre la posibilidad de autenticar firmas o de certificar copias de documentos que podrían tener ante la vista mediante el uso de algún medio telemático, como lo sería una video llamada.
Nos permitimos transcribir a continuación lo que determinó el Consejo Superior Notarial en el año 2013 sobre el particular. No tenemos conocimiento de que exista algún criterio más reciente.
También nos permitimos brindarle al final el link a un interesante comentario que el Dr. Herman Mora Vega nos compartió en noviembre de 2016 sobre una resolución de la Junta Directiva del Colegio de Abogados, que eximió de responsabilidad a un abogado litigante que autenticó la firma de un patrocinado a través de una sesión de Skype.
Resulta muy interesante confirmar el distinto enfoque y solución que sobre este tema se produce desde lo que es el ejercicio notarial y por otra parte, la autenticación que los abogados litigantes están autorizados a realizar de las firmas de sus clientes en procesos judiciales.
Iniciamos transcribiendo el acuerdo 2013-012-011 del Consejo Superior Notarial tomado en sesión ordinaria celebrada el 5 de junio de 2013:
«Fueron las consultas planteadas las siguientes:
1) ¿Es posible certificar las copias de un documento, cuyo original se tiene a la vista mediante el uso de medio tecnológicos (como el de video llamada)?
2) ¿Es posible autenticar la firma en un documento cuando la persona firmante comparece mediante videoconferencia y posteriormente envía el documento firmado al notario para las respectivas formalidades?
En primer lugar, analizaron los señores miembros del Consejo Superior Notarial, los siguientes artículos de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial:
“Artículo 15.- La certificación de documentos – públicos o privados -debe realizarse a partir del documento tenido a la vista, a efecto de transcribir, reproducir o expedir documentos notariales que guarden congruencia con los documentos originales.”
“Artículo 27.- La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia. En el caso de la huella digital consignar expresamente a cuál dedo y extremidad corresponde.”
Con base en los numerales transcritos, fueron sus respuestas a las interrogantes planteadas, las siguientes:
«1) Al certificar copias el notario debe tener a la vista el original, conservar copias auténticas en su Archivo de Referencias y observar la inmediatez y unidad del acto que exige la función notarial. Los artículos 110 del Código Notarial y 15 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial delimitan la potestad certificadora del notario, debiendo el notario observar además el principio de legalidad que rige la función pública delegada por el Estado que constriñe su actuación a lo que expresamente le está autorizado. Es de exclusiva y absoluta responsabilidad del notario admitir y tener como original y auténtico lo que está observando por videoconferencia o medios tecnológicos para acto seguido certificar las copias que tiene físicamente en su poder.
2) Es absolutamente irregular que el notario autentique firmas o huellas que no han sido estampadas en su presencia (Artículos 111 del Código Notarial y 27 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial). El Diccionario de la Real Academia Española define claramente el significado de “presencia”, y establece que es asistencia personal –no por intermedios tecnológicos-, o estado de la persona que se halla delante de otra u otras o en el mismo sitio. Corolario de ello son los principios de inmediatez y unidad del acto que rigen la función notarial, lo cual juntamente con el hecho de que el Derecho Notarial es eminentemente formalista, no admiten ninguna variante que lesionen o pongan en riesgo la seguridad jurídica, la fe pública o la potestad autenticadora o legitimadora que el Estado delegó en el notario.» (Tomado textual del acuerdo 2013-012-011 del Consejo Superior Notarial – sesión ordinaria celebrada el 5 de junio de 2013.)
———————–
En cuanto a la posibilidad para los profesionales en Derecho en condición de abogados litigantes de autenticar las firmas de sus patrocinados a través de medios telemáticos, le invitamos a leer el siguiente artículo del Dr. Herman Mora:
HISTORIAS DE PROTOCOLO XVII: AUTENTICACIÓN DE FIRMA MEDIANTE VIDEOCONFERENCIA
Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com
Mario Alberto Chaves Mata • 24 septiembre, 2020
Como ex asesor parlamentario, tengo muy claro que por mucho que corramos la realidad se adelantará siempre al derecho y éste caso no es la excepción.
La pandemia que vivimos ha obligado a muchos a tener que reinventarse y la función notarial, por causa de ésta coyuntura, también está haciendo fila esperando que se proponga alguna nueva regulación que la atempere y adecúe a los nuevos cambios tecnológicos que hoy tenemos a la disposición.
La firma digital es una de ellas, pero también los medios telemáticos para el reconocimiento facial de las personas es otro de éstos mecanismos tecnológicos. A ellos se suman los escáner y envío de documentos en línea, que han venido a sustituir, aunque no del todo, el uso del tradicional fax que, en algún momento también permitía el traslado de una copia fiel de un documento que alguien tenía en algún lugar lejano, permitiendo por esa vía su acceso remoto.
Como Notario Público, pienso que frente a la realidad digital que nos envuelve en diversas áreas, ha llegado la hora de impulsar una reforma al Código Notarial para ampliar esa realidad física en la que normalmente operamos para incorporar también la realidad digital dentro de nuestra función.
Desde que estudiaba derecho, hace más de treinta años, ya se escuchaba hablar con normalidad de la informática jurídica: Una ciencia dirigida de manera específica a la aplicación de la Informática en el campo del Derecho.
Si bien ésta ha ido evolucionando con el paso de los años, este tipo de discusiones acerca de la imposibilidad notarial de autenticar firmas mediante videoconferencias, parece obligarnos a replantearnos el tema y cuestionarnos si, -mediante el uso de la nueva tecnología- los Notarios Públicos podrían remozar su función notarial haciendo uso de ella para dar fe de actos que podrían estarse realizando por medios telemáticos que permitan la identificación plena, tanto de las personas que firman, como de sus firmas y la transferencia de pago entre ellos, por ejemplo.
La función Notarial no puede prescindir del auxilio tecnológico que, normalmente aprovecha el abogado para el ejercicio de su función. Son muchas las posibilidades que la tecnología puede ofrecerle también al Notario Público. Igual que lo hace normalmente con el abogado a la hora de almacenar, conservar y localizar la información jurídica, de modo que ya deberíamos de ir pensando en crear por ley la figura del Notario Digital.
El Estado costarricense debe cumplir los compromisos adquiridos en el Plan de Acción de Ginebra sobre la Cumbre Mundial de la Sociedad de Información.
La mejor forma de lograr tales objetivos es impulsando ciberestrategias nacionales que permitan, principalmente, a través de la Ley, aprovechar los medios de comunicación electrónica para lograr una verdadera administración pública en línea.
Fue pensando en éste objetivo que redacté, para una de las actuales diputadas el proyecto de ley N° 22.005, en el que conté con la valiosa opinión de los Magistrados de la Corte Plena, Don Luis Guillermo Rivas Loáciga y Don Luis Porfirio Sánchez Rodríguez.
Éste proyecto se creó, por ejemplo, para el domicilio electrónico de los costarricenses, que debería de inscribirse también en el Registro Civil, junto con el domicilio físico que es el único que actualmente se nos exige al momento de extendernos una cédula de identidad.
Su intención fue facilitar por esa vía las notificaciones oficiales que el Estado necesite hacer a los Administrados.
En la exposición de Motivos del proyecto de Ley antes citado, suscrito por la Diputada María Inés Solís Quirós, -con quien laboré hasta junio pasado como su asesor, se establece que:
“Para el logro de este objetivo, se propone reformar el Código Civil, el Código de Comercio, la Ley Orgánica del Registro Civil y la Ley General de la Administración Pública. Lo anterior con la finalidad de establecer la obligación de las personas físicas y jurídicas de tener un domicilio electrónico oficial, en el Registro Civil o en el Registro Nacional, según sea el caso, para recibir en ellas las notificaciones oficiales, incluyendo los emplazamientos en procesos administrativos, sin necesidad de que el notificado requiera de la presencia física del notificador para dar fe de la existencia de la comunicación, situación que obligaría al administrado (persona física o jurídica) a revisar y mantener actualizado su domicilio electrónico.”
Aunque la idea de que un domicilio electrónico tenga el mismo valor que un domicilio físico es hasta ahora una idea plasmada en aquél proyecto de ley; la firma electrónica –en cambio-, es desde hace mucho una realidad dentro del orden jurídico nacional y tiene el mismo valor que los documentos con firma autógrafa.
Por ello, parece necesario que pensemos en la posibilidad de crear la firma electrónica notarial e incluso la regulación del sello electrónico, para permitir que el Notario Público pueda emplearla válidamente en ejercicio de sus funciones.
Espero poder seguir desarrollando estas ideas y plasmarlas quizá en algún nuevo proyecto de ley que permita en algún momento futuro que los documentos electrónicos firmados por los notarios tengan el mismo valor que los realizados de manera manuscrita, quizá esto motive a su vez algunas reformas dentro de la Ley que Regula el Registro Nacional o el Registro Civil para que sus registradores también lo puedan hacer.
Impulsemos la idea de una firma electrónica notarial, de documentos públicos electrónicos y empecemos con ello a crear una nueva visión del quehacer notarial del Siglo XXI.
Hasta ahora los bancos que emiten las certificaciones de firmas digitales sólo pueden brindar seguridad técnica de las firmas que entregan, pero no garantiza seguridad jurídica.
En este orden de ideas, se hace necesario impulsar las reformas al Código de Notariado para que, con la firma electrónica notarial los notarios puedan brindarle a los documentos electrónicos la seguridad jurídica que requieren, cuando las partes así lo necesiten.
Nuestros conocimientos, experiencia y capacidad notarial en la redacción de contratos no puede ser simplemente reemplazada por técnicos que emplean las fórmulas preimpresas de un Sistema o Plataforma de Servicios Jurídicos en línea
En esta misma línea de pensamiento, la calificación e inscripción de los documentos en los Registros, Público o Civil debería también poder realizarse telemáticamente mediante la firma electrónica notarial.
Mientras que el registrador, podría, por su parte, hacer uso también de su propia firma electrónica, no solamente para registrar documentos, sino también para hacer anotaciones preventivas, anotar o cancelar notas marginales, o bien, negar la inscripción del documento autorizado electrónicamente por el notario con su firma y sello electrónico.
No existe razón para que los instrumentos públicos pierdan éste carácter por el hecho de que sean sellados electrónicamente por el Notario y para que así sea, deberíamos empezar a regular este tema.
Trabajemos en esto, hagámoslo realidad.