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Asambleas de socios y sesiones de Junta Directiva podrán celebrarse con presencia virtual

Mediante la Circular D.P.J-010-2018, el Registro de Personas Jurídicas regula la novedosa alternativa de que las asambleas de socios y las sesiones de Junta Directiva puedan realizarse a través de medios electrónicos, lo que permitirá más fácilmente la toma de acuerdos en aquellas sociedades cuyos dueños o directores radican en lugares distintos.

«El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civil).»  (Tomado textualmente Circular DPJ-010-2018)

Como fundamento legal de este innovador avance,  se menciona el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.

Aunque el Código de Comercio  contempla únicamente la realización de asambleas y de reuniones de Junta Directiva mediante la presencia física de  socios y directores, lo cierto es  que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática » … permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”. 

Por consiguiente, el Registro de Personas Jurídicas dispone que las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado le ha permitido a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones.

Aspectos y requisitos a ser garantizados

Concretamente se señalan los siguientes:

«Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.

Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.

Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc), sonido (voz de alta calidad, música, etc) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc).»

Se establecen además los siguientes requisitos necesarios también de ser observados:

  1. El sistema tecnológico o medio de comunicación deberá permitir la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen.
  2. Deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
  3.  La participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que participan en la asamblea o sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente.
  4. Deberán indicarse de modo expreso, los medios y formas mediante los cuales todo lo expresado garantiza la bidereccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permita de modo simultáneo, la deliberación, justo como si se estuviera en presencia física entre personas en una discusión plena e inmediata.

Daciones de fe notarial

La posibilidad de celebrar Asambleas Generales o Extraordinarias, o sesiones de Junta Directiva de manera virtual, en nada altera la obligación de que las actas respectivas sean asentadas y firmadas en los libros respectivos, por lo cual los notarios deberán seguir dando fe de tal hecho. «…   pues ello le concede autenticidad al contenido del documento protocolizado y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea realizada por medios virtuales.»

Pero el notario, deberá además dar fe de lo siguiente:

a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.

b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

c) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;

d) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta directiva se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

Realización virtual de asambleas y sesiones deberá estar expresamente contemplada en pactos constitutivos

Finalmente confirmamos en la Dirección del Registro de Personas Jurídicas que como condición previa e indispensable para que las sociedades puedan acceder a la celebración de este tipo de asambleas virtuales, el que tal posibilidad se encuentre expresamente prevista en los estatutos societarios.  Por consiguiente, sería necesario que en una asamblea presencial, los socios acuerden la reforma del pacto constitutivo para adicionar esta nueva alternativa virtual.

De inmediato estamos procediendo a confeccionar nuevos formularios de constitución de sociedad y protocolización de actas que cumplan con estas nuevas disposiciones de la Circular D.P.J-010-2018 para la consulta de nuestra estimada comunidad de suscriptores.

Para obtener el texto completo de la circular en comentario, favor solicitárnoslo al correo electrónico:   legal@masterlex.com

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

26 de 26 Comentarios

  1. XIOMARA VIRGINIA QUESADA ROJAS • 13 noviembre, 2020

    Buenas, tengo una duda respecto de si la Junta Directiva de un S.A., por mayoría puede tomar el acuerdo de nombrar a apoderado especial para realizar trámites como abrir cuentas de bancos o sacar estados de cuenta, autorizar personas en cuentas bancarias.
    Y para firmar documentos como contratos de pólizas, y salidas del país de vehículo en representación de la Sociedad Anónima, todo esto en caso que el Presidente no esté disponible para hacerlo sea por enfermedad o porque esté fuera del país.
    Gracias

  2. Gerardo Brenes • 02 noviembre, 2020

    Estimada Licda. Pacheco: Las asambleas virtuales pueden tambien en los CONDOMINIOS ? Lo pregunto tanto para asambleas como para Junta de Administracion. Gracias

  3. SILVIA MEZA NAVARRO • 26 agosto, 2020

    Buenas tardes: Licda Silvia:
    Me surge una duda. Que pasa en en el caso de las Fundaciones con respecto a las Asambleas Virtuales. que no se pueden realizar reformas a los estatutos. Ya que una vez que nacen a la via jurídica. No se pueden realizar reformas, Solamente mediante una Diligencias de Utilidad y Necesidad,

    • SILVIA MEZA NAVARRO • 26 agosto, 2020

      Buenas tardes Licda Silvia:

      Me equivoque en el comentario puse por error Diligencias de Utilidad y Necesidad y es Diligencias de Juridicción Voluntaria, en el caso de las Fundaciones con respecto a las Asambleas Virtuales. que no se pueden realizar reformas a los estatutos. Ya que una vez que nacen a la via jurídica. No se pueden realizar reformas,

  4. Marta Patricia Víquez Picado • 18 mayo, 2020

    Buenas tardes doña Silvia, para consultarle si tienen conocimiento si el Registro Nacional, se ha referido a la realización de Asambleas en Condominios por medios electrónicos. O bien si pueden por favor plantear la consulta. Gracias por los aportes que brindan por este medio. Le agradezco de antemano su atención. Gracias

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 mayo, 2020

      Estuvimos buscando en circulares, directrices y en la Guía Práctica de Calificación de la Propiedad en Condominio y no encontramos que a la fecha se haya regulado alguna cosa en forma específica sobre la posibilidad de realización de las Asambleas en Condominios. Nos parece que siempre y cuando se contemple en los estatutos de constitución del condominio esta posiblidad de celebración de las asambleas, no existe razón para que no se pueda llevar a cabo. En este sentido tendría, como paso previo a la realización de una Asamblea Virtual, que tomarse la decisión de introducir la alternativa en una última ASamblea presencial con la cantidad de votos necesarios para reformar los estatutos. Vamos a tratar de averiguar directamente en el Registro de la Propiedad en Condominio sobre este tema tan importante sobre todo en este momento en que se recomienda el distanciamiento social, lo que puede hacer complicada la celebración de una asamblea de condominos.

      Si logramos una respuesta, de inmediato se la haremos saber por este medio.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 mayo, 2020

      Nos explicaron telefónicamente que no existe alguna disposición concreta o circular del REgistro Inmobiliario sobre la posibilidad de los condóminos de celebrar asambleas virtuales. Señalaron que en realidad a los registradores no les corresponde confirmar si la asamblea se realizó en forma presencial o en forma virtual, pues lo único que necesitan comprobar es que el Notario que protocoliza el acta dé fe que la asamblea se realizó cumpliendo todos los requisitos legales y de acuerdo con los reglamentos acordados.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 mayo, 2020

      Lo que sí sería muy conveniente es que de previo a celebrar la primera Asamblea Virtual … se modifique el Reglamento del Condominio para incorporar en forma expresa esa posibilidad de realización de asambleas. TEndría entonces que celebrarse una última Asamblea presencial para tomar dicho acuerdo por unanimidad de todos los condóminos, según lo ordena el numeral 5 del inciso a) del art. 27 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, No. 7933.

      Artículo 27.-

      La Asamblea actuará con base en los siguientes acuerdos:

      a) Solo por el acuerdo unánime de todos los propietarios se podrá:

      1.- Modificar el destino general del condominio.

      2.- Variar el área proporcional de las filiales, en relación con el área total del condominio o el área de los bienes comunes.

      3.- Renunciar al régimen de propiedad en condominio, siempre y cuando las parcelas o unidades resultantes no contravengan otras leyes.

      4.- Gravar o enajenar el condominio en su totalidad.

      5.- Variar las cláusulas de la escritura constitutiva o del reglamento de condominio y administración.

  5. Javier Villalobos • 01 octubre, 2019

    Buenas noches, en el caso de que uno de los socios se encuentre en un país X y otro en Y, se podría celebrar la Asamblea vía Skype o similar, se puede el folio correspondiente de libro puede firmarse por el socio 1 (en caso de que este tenga los libros) escanearse y ser enviado para firma por el socio 2 para luego ser impreso e incluido en libro respectivo.?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 02 octubre, 2019

      Nos parece que los socios pueden determinar la mejor forma de documentar las asambleas «electrónicas» que celebren. Idealmente que los libros legales se lleven en formato electrónico, de manera que los acuerdos sean firmados digitalmente por los socios.

  6. Katty • 06 septiembre, 2018

    Buenas tardes. Me surge una duda: Como se exige que el acta esté firmada cuando los acuerdos se toman virtualmente, es decir, que los socios se encuentran todos en distintos lugares. Como se hace con las firmas?

  7. Juan Lisandro Cordón Vega • 03 septiembre, 2018

    Me consulta un cliente, si el dictamen de la Procuraduría que se cita como marco legal de esta novedosa disposición del Registro, es factible aplicarlo en casos de urgencia, en acuerdos de junta directiva, detallando el caso particular y la propuesta especifica, realizando la discusión del tema y solicitando a los miembros de dicha junta directiva, dar su voto dentro de la red social oficial, como podría ser el What App. Bendiciones y muchas gracias.

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 septiembre, 2018

      Estimado don Juan, Nos parece que efectivamente los socios podrían establecer en sus estatutos la posibilidad de recurrir a la realización de estas reuniones «virtuales» en casos de urgencia. Lo importante es que dicha disposición se encuentre incorporada a los estatutos de la sociedad a través de una reforma al pacto constitutivo acordada en Asamblea de Accionistas.

  8. Dagoberto Mata • 30 agosto, 2018

    Utilizando esas nuevas herramientas.

    Se puede Presidir la Asamblea?
    Se puede firmar el acta con firma Digital.?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 05 septiembre, 2018

      Estimado don Dagoberto, Efectivamente el Reglamento de Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en enero de 2013 regula expresamente la posibilidad de que las sociedades utilicen libros digitales, debiendo las actas rubricarse, necesariamente, con firma digital.

  9. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 23 agosto, 2018

    Buenas tardes, la misma inquietud la comparto con el Colega Gino Capella, y muy específicamente en la Dación de fe, NÓTESE, que dice en todos los puntos debe indiscutiblemente estar presente el notario, pues redundando siempre para dar fe se debe de estar presente. Debo de entender que en todas esas clase de Asambleas el Notario debe de estar presente.-.

  10. Maureen Cerdas • 22 agosto, 2018

    Me surgen dos dudas:
    1. ¿Es posible aplicar esta modalidad a las sesiones de órganos colegiados en el Estado?

    2. Si lo es, los miembros virtualmente presentes ¿pueden o no cobrar dietas, en virtud del tiempo y la disponibilidad?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 agosto, 2018

      La circular que comentamos en esta nota fue emitida específicamente por el Registro de Personas Jurídicas para regular la posibilidad de que las asambleas de socios, asociados y sesiones de Junta Directiva se realicen de manera virtual. Sin embargo, nos parece que el Dictamen de la Procuraduría que se cita como marco legal de esta novedosa disposición del Registro, podría servir también para que las órganos colegiados del Estado puedan admitir también la presencia «virtual» de directores o personeros en las respectivas reuniones. De ser así, pensaríamos que procedería efectivamente el cobro de dietas pues, como usted bien lo señala, igual tendrán esas personas que dedicar su tiempo y disponibilidad a la atención de estas reuniones, exactamente como si se encontraren presentes.

  11. Fernán • 21 agosto, 2018

    Me consta que el Registro de Asociaciones sí permite este mecanismo, de hecho la coordinadora muy amablemente me indicó los elementos mínimos que debe contener la cláusula y así inscribí una con la siguiente redacción: “Tanto las asambleas de asociados como las sesiones de Junta Directiva, se podrán celebrar válidamente haciendo uso de medio electrónicos tales como video conferencia, que permitan a los participantes ejercer plenamente y de manera segura y comprobable, sus derechos de voz y voto. Dichas asambleas deberán ajustarse a los principios de integridad, interactividad, simultaneidad del tal forma que se garanticen plenamente los derechos de participación e información de los todos asociados y se lleven registros apropiados, comprobables y documentados de las asambleas y de la participación de los asociados.”

  12. Sonia Villalobos Chacón • 21 agosto, 2018

    En el encabezado se menciona personas jurídicas por lo que debería entenderse que se refiere a todo tipo, asociaciones, sociedades, fundaciones, etc.
    Formo parte de una asociación y hemos celebrado este tipo de reuniones virtuales, mediante la respectiva modificación de los Estatutos, para contar con el fundamento legal respectivo, como lo establece el Registro. Es una excelente herramienta y una manera de obtener beneficios de la tecnología. Saludos.

  13. Licda, Angela A. Leal Gomez • 21 agosto, 2018

    Buenas tardes. Me parece una acertada y excelente noticia, muy bien por el Registro Mercantil que al fin haya accedo a hacer uso de los medio tecnológico para no atrasar ni entorpecer la función del notario, ante tantas disoluciones de sociedades, la hipoteca legal, nombramiento de liquidador, que ante tanta actuaciones notariales reunir a todos los socios en el domicilio fiscal para la toma de acuerdo era algo complicados sobre todo cuando no se encuentran el pais , esto es un avance maravilloso ante un mundo globalizado, claro sin contar con los pormenores que se podría presentar a futuro .

  14. Gino Cappella M. • 21 agosto, 2018

    Interesante. Me llama la atención el tema de las daciones de fe del notario, que implican que necesariamente éste estuvo presente en el acto societario (sesión de JD o asamblea). Ello podría ir en contra de la esencia de esos actos, que frecuentemente son privados y confidenciales. Además, la presencia del notario no es requisito indispensable de validez de ninguno de los actos societarios y sin embargo, el Registro exige daciones de fe que implican la presencia física del cartulario. No se soluciona el caso de actos societarios celebrados fuera del país, a los que no concurrió el notario. Por otro lado, deberá revisarse el punto de las firmas. En la asamblea totalitaria, el acta debe ser firmada por todos; en la asamblea convocada, el acta debe ser firmada por el Pdte. y el Secretario, sin perjuicio del registro de asistencia. En la atención de esos extremos y de muchos otros, cumplirá una función la firma digital (poderes, firmas para el registro de asistencia, firmas de las actas, etc.). Sé de sociedades cuyo pacto prevé las asambleas y las sesiones de JD remotas o a distancia, que contienen una detallada reglamentación del tema y que datan de la década del 2000, ya inscritas desde entonces.

  15. Jessica Cedeño Salazar • 21 agosto, 2018

    Esta modalidad aplica para asociaciones también?

    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 agosto, 2018

      Específicamente no encontramos que se mencione a las «ASOCIACIONES» dentro de la Circular, sino en forma exclusiva a las SOCIEDADES MERCANTILES y CIVILES. Sin embargo, vamos a hacer la consulta y les confirmaremos por este medio.

      • Jessica Cedeño Salazar • 22 agosto, 2018

        Muchas gracias, quedo atenta a la respuesta.

        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 agosto, 2018

          Estimada Jessica, Nos confirman en el Registro de Asociaciones que también es factible la celebración virtual de Asambleas de Asociaciones o sesiones de Junta directiva.- Al igual que las sociedades, se exigirá que en los estatutos de la Asociación se contemple expresamente esta posibilidad de participar «virtualmente» en dichas reuniones.