A partir de hoy será más sencillo lograr que muchos de los documentos emitidos en el extranjero adquieran validez legal para su tramitación en Costa Rica.  Igualmente, documentos que tengan que hacerse valer fuera de Costa Rica, como certificaciones, actas y autenticaciones notariales, ya no tendrán que someterse al proceso de consularización.  Será suficiente con que obtengan un certificado u apostilla en un trámite sencillo y además, gratuito.

Mediante Ley No. 8923, se aprobó en marzo del presente año, la adhesión de Costa Rica a la Convención para la eliminación del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros.  Costa Rica se convirtió así en el país número 101 en suscribir dicha Convención; cincuenta años después de su creación en La Haya en 1961 y después de siete años de tramitación en la Asamblea Legislativa.

Al «trámite de la apostilla» como se le ha empezado a llamar, solamente pueden someterse documentos que tengan como destino o que hayan sido originados en   países suscribientes de la Convención.

¿En qué consiste?

La apostilla es una certificación emitida por una autoridad especialmente designada para tal efecto en cada estado suscribiente de la Convención, cuya finalidad es confirmar la legalidad y autenticidad de cierto tipo de documentos a fin de que sean reconocidos oficialmente y surtan efectos legales en el extranjero.

Consiste en adherir al documento en cuestión,  una apostilla o certificado con cierta información básica.

La autoridad competente para expedir la apostilla en Costa Rica es el  Departamento de Autenticaciones de la Dirección General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto ubicada entre avenidas 7-9, Calles 11-13 en San José, costado este del Instituto Nacional de Seguros (INS) frente al Parque España. El Departamento de Autenticaciones se ubica al costado norte del Ministerio.

Importante destacar que lo que se legaliza no es el contenido en sí del documento, sino ÚNICAMENTE  la firma del funcionario público o notario que lo ha emitido.

Beneficios

Por consiguiente, documentos susceptibles de ser sometidos a este nuevo trámite se eximen de pasar por los consulados de los países respectivos, gestión muchas veces engorrosa por la difícil ubicación de estas dependencias y además onerosa, pues las tarifas que se cobran para estos propósitos oscilan entre los $20 y $70 dólares por documento.

En el caso de documentos notariales, será suficiente con que después de obtenida la autenticación de las firmas de los notarios ante la DNN, el interesado consiga la apostilla en la Oficina de Autenticaciones antes indicada.

¿Cuáles documentos?

Se definen en el artículo  1 de la Convención, los documentos públicos posibles de ser sometidos al trámite de la apostilla:

a) Documentos provenientes de una autoridad o un oficial conectado con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos provenientes de un fiscal, un escribano de la corte o un notificador («huissier de justice»);

b) Documentos administrativos.

c) Actas notariales.

d) Certificados oficiales puestos en documentos firmados por personas en su calidad privada, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o el hecho de que era existente en determinada fecha y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.

Documentos a los que no aplica la apostilla

a) Aquellos ejecutados por agentes consulares o diplomáticos.

b) Documentos administrativos que traten directamente con operaciones comerciales o aduanales.

Registro de apostillas

La Convención obliga a las autoridades designadas para brindar este servicio a mantener un registro o fichero en el cual deberán anotar los certificados emitidos, especificando: número y fecha del certificado;  el nombre de la persona que firma el documento público y la calidad en la que ha actuado, o en el caso de documentos no firmados, el nombre de la autoridad que ha puesto el sello o timbre.  Además a solicitud de cualquier persona interesada, la autoridad emisora del certificado verificará si los datos en el certificado corresponden con los del registro o fichero.

En la siguiente dirección de Internet, el Ministerio de Relaciones Exteriores habilitó un sistema para la verificación de la autenticidad de apostillas.

http://www.rree.go.cr/index.php?sec=servicios%20al%20publico&cat=servicios%20en%20linea&cont=726

Se encuentra también disponible en esa dirección, el siguiente instructivo:    DESCARGAR INSTRUCTIVO

Modelo

En nuestro país, la apostilla se imprime en un papel de seguridad especial que se daña en caso de que alguien trate de adulterarlo o de separarlo del documento en el que hubiere sido adherido.   Encontramos en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores, el siguiente modelo:    MODELO DE APOSTILLA

Listado de países que han suscrito Convención de La Apostilla

Descargue a continuación listado de países que han suscrito esta Convención.   DESCARGAR LISTADO