Procedimiento para asignación de código identificador a los fideicomisos

Durante el presente mes de junio,  todos los fideicomisos privados del país deben presentar su primera declaración ordinaria en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.    Es indispensable que cuenten para ello con número de cédula jurídica, primer paso para lograr su «registro» dentro de la plataforma Central Directo.  (Ver al respecto nuestra nota en este mismo blog.)

Transcribimos a continuación la Circular DPJ-001-2021 de la Dirección del Registro de Personas Jurídicas que es ante quien deben tramitarse estas asignaciones de código identificador de fideicomisos.  Fue publicada el viernes pasado en La Gaceta.

«Con la finalidad de estandarizar los procedimientos, optimizando la calidad y exactitud del servicio público brindado, y en observancia de las recientes adiciones y modificaciones dadas a la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, número DGT-ICD-R-06-2020, a través de la resolución DGT-ICD-R-012-2021, concerniente entre otros, con los fideicomisos, esta Dirección establece el siguiente procedimiento para la asignación del número identificador de los fideicomisos:

A. Solicitud. 

1. La solicitud únicamente es procedente en formato papel, suscrita por el fiduciario con su debida autenticación notarial, y debe acompañarse de la respectiva certificación notarial, comprendida en el punto b) de esta Directriz.

2. El fiduciario en caso de ser persona física, debe indicarse el nombre completo y número de documento de identificación.

3. Cuando el fiduciario sea persona jurídica inscrita en este Registro, debe indicarse el nombre completo de la entidad, el número de cédula jurídica, y los datos de su representante.

4. En caso de que el fiduciario sea persona física o jurídica, y se haga representar a través de mandato inscribible, debe indicarse los datos del poderdante y apoderado, y las citas de inscripción. En caso de poder especial, debe aportarse el original en escritura pública.

5. Si el fiduciario es una persona jurídica inscrita en otra oficina pública externa al Registro Nacional, debe indicarse el nombre completo de la entidad, los datos de su representante y el número de cédula jurídica. El Notario debe dar fe de la personería y vigencia con vista en el registro respectivo, o aportar la certificación correspondiente.

6. Cuando el fiduciario sea una entidad creada por Ley, debe indicarse la norma legal de su creación, el nombre completo de la entidad, los datos de su representante, y el número de cédula jurídica. El Notario debe dar fe de la personería y vigencia con vista en el documento idóneo de acreditación, o aportar la certificación correspondiente.

7. En caso de que el contrato designe dos fiduciarios, la solicitud deben hacerla ambos. Si la solicitud la hace uno de ellos, debe ajustarse a lo citado en el punto 16) de esta Directriz, o bien aportar declaración jurada con indicación de facultades suficientes para el acto.

8. Lo no contemplado en esta Directriz, referente a la representación de la persona que realiza la solicitud de asignación, del contrato fideicomiso, o cualquier otra circunstancia, se rige por las normas jurídicas aplicables.

9. Los datos consignados en la solicitud que requieran ser plasmados dentro del contenido de la certificación notarial, y viceversa, deben ser idénticos.

10. Señalar un correo electrónico para notificaciones, caso contrario aplica la notificación automática, de conformidad con la aplicación supletoria de la Ley de Notificaciones Judiciales, número 8687.

11. Satisfacer el pago para cada una de las asignaciones. Cuando se trate de un documento con más de una solicitud de asignación puede aportarse un único entero bancario con todos los pagos o de manera individual. En caso de encontrarse exento debe indicarse expresamente en el documento, así como la Ley que lo establece.

12. Un mismo documento puede contener un máximo de 20 solicitudes de asignación de número identificador, siempre y cuando se trate del mismo fiduciario.

13. El documento que incumpla con cualquiera de los requisitos imposibilitará su efectiva tramitación. La solicitud que no pueda ser tramitada deberá el interesado retirar la documentación, contando con el plazo de un mes a partir de la notificación. Pasado ese lapso se destruirán, sin responsabilidad alguna. Para gestionar esa solicitud debe presentarse de nuevo, cumpliendo con todos los requisitos correspondientes.

14. En el caso de que el documento cuente con más de una solicitud, y alguna este incorrecta, se realizará una tramitación parcial; asignándose el número identificador únicamente a las solicitudes correctas. Ante la imposibilidad de tramitación de las incorrectas, debe el interesado presentar una nueva solicitud de asignación, cumpliendo con todos los requisitos correspondientes.

B. Certificación notarial.

15. La razón de certificación debe contener el nombre del fideicomiso, su plazo de vigencia, así como las partes del contrato, sea: fideicomitente, fiduciario (s), y fideicomisario/beneficiario.

16. Cuando la solicitud la realice uno de los fiduciarios, la razón de certificación debe incluir que en el acto constitutivo del fideicomiso, el fiduciario tiene facultad para actuar individualmente.

17. Además, la certificación debe contener la fecha y hora de expedición, así como extenderse en papel de seguridad, satisfacer los timbres Fiscales, de Archivo y del Colegio de abogados, según corresponda, llevar el sello blanco y la firma del Notario y cuenta con una vigencia por el plazo de un mes contado a partir de su expedición; lo anterior de conformidad con los artículos 14, 19, 20 y 30 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, del año 2013 y sus reformas, y las normas jurídicas concernientes al pago de tributos.

18. Un documento de certificación se tramitará de la misma forma que lo establecido en el punto 12).

C. Nombre.

19. El nombre del fideicomiso que incluya números, al momento de la captura de datos en el Sistema de Personas Jurídicas será sustituido por letras. Los signos tales como: guiones (-), barras (/), comillas (“”) o cualquier otro, no se incluirán en la captura.

20. El cambio de nombre debe solicitarse de la misma forma que la solicitud inicial de asignación, indicándose el número identificador previamente asignado.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

María Yolanda Víquez Alvarado.—1 vez.—O.C. N° OC-21-0004.—Solicitud N° 271556.—( IN2021555252 ).