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Legalización de libros podrá gestionarse en papel simple

b. Febrero, De Interés General, L. 2013, Noticias Tirant

26 Comentarios
Como es conocido, a partir del presente año,  la legalización de libros de sociedades mercantiles debe gestionarse ante el Registro Nacional y no ante la Dirección General de Tributación. Cuando las sociedades se encuentran apenas en vías de constitución, el número de autorización de legalización de libros es asignado por el Registro de Personas Jurídicas […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Encargada de la administración y actualización de Tirant Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

26 de 26 Comentarios

  1. Ana Isabel Sibaja ROjas • 03 mayo, 2018

    Buenas. Me pueden indicar cuanto tarda el proceso para inscribir los libros en el registro por primera vez.

  2. LUIS JIMENEZ • 26 abril, 2017

    Señores, uds. hicieron una consulta al Registro sobre si los libros sociales deben llevar el número de autorizacion en todos los folios o si sólo lo requiere en el folio de apertura. Tuvieron respuesta sobre este asunto

    Gracias

  3. Hazel • 21 marzo, 2017

    Buenas tardes

    En el caso de reposición de libros de accionistas ante el Ministerio de Hacienda ya no se debe presentar ningún formulario o solicitud, ahora es sólo con el Registro Nacional que se tramita?

    Gracias

    • Silvia Pacheco • 23 marzo, 2017

      En realidad la reposición de libros por deterioro, extravío o por cualquier otra causa, según lo dispuesto en el art. 14 del Reglamento del Registro Nacional de legalización de libros, son responsabilidad exclusiva de los personeros o representantes de la sociedad. Ya no se requiere realizar gestión alguna ante ninguna autoridad. Lo transcribimos a continuación: Artículo 14.- Procedimiento de reposición de libros sociales por extravío, pérdida, daño o sustracción. La reposición de los libros sociales, por estas circunstancias será responsabilidad de los personeros o representantes legales, en cuyo caso deberá publicarse, un aviso por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta o en un Diario de circulación nacional, indicando las causas o motivos de dicha reposición. En la apertura de los libros correspondientes deberá consignarse el número de legalización respectivos.

  4. VIVIANA • 19 junio, 2014

    Hola, dudas: 1.) Cuando la solicitud se hace en papel simpre, este puede ser tamaño oficio o carta.?
    2.) Se puede utilizar los libros de hojas fijas, los tradicionales, en caso de que sea positivo, el número de legalización se consigna con lapicero?
    3.) En caso de que se le cambie el nombre a una SA, y sus libros fueron legalizados con la ley anterior es decier el número de autorización fue asignado por TRIBUTACIÓN, es ese el mismo número que sigue operando y se pueden seguir usando los mismos número.
    4.) En caso de hojas removibles como saber que el usuario no las cambio por otras …?

    Gracias por sus aclarariones y bendiciones

  5. Paula Zúñiga • 15 febrero, 2013

    1. Según el nuevo reglamento, especificamente en el artículo 11 Renovación de Libros. Si ya yo tengo un libro legalizado por Tributación Directa y el libro se termina, el representante tiene que hacer la solicitud de un nuevo número de legalización por medio del Registro Público o se puede seguir utilizando el mismo número? .
    2. En un futuro cuando tenga un libro legalizado por medio del Registro Público, y el libro se termina, se tiene que volver a solicitar un número de legalización en el Registro? o se continua utilizando el asignado inicialmente?
    3. Que pasa con los números de legalización de libros asignados a las sociedades constituidas por medio de Crearempresa, si el libro se termina?

    • Silvia Pacheco • 15 febrero, 2013

      Muy buenos interrogantes plantea doña Paula Zúñiga. EStamos tratando de obtener del REgistro Pública respuesta a ellos y otros. Confiamos enviar un comunicado ampliando sobre este tema el lunes o martes de la próxima semana.

  6. Christian Ceciliano • 13 febrero, 2013

    Me podrían aclarar en qué quedo el asunto de los libros??
    si en legalizaciones de primera vez puedo usar el libro de actas cosido que se ha estilado usar,, o si son los del reglamento, dónde los puedo adquirir? gracias!!!

  7. anayancy salazar • 11 febrero, 2013

    De ahora en adelante cuando le traigan libros legales los clientes para que realice algún trámite, donde debe consultar uno si no son falsos o no. En el registro Público o en tributación. (hablo de aquellos libros autorizados antes por tributación, quien es el que lleva ahora el registro de que libros son reales y quien los està falsificando ?) y cual es la dirección de correo o número de telefono para corroborar que los libros que en ese momento tiene uno son los legales.?

    • Silvia Pacheco • 11 febrero, 2013

      Importante consulta la de la Lic. Salazar. De hecho estamos esperando respuesta por parte del Registro de Personas Jurídicas sobre un tema similar. Aprovecharemos para trasladarles también esta importante inquietud. eSperamos informarles en unos días.

  8. Ever Vargas A. • 08 febrero, 2013

    Alguien sabe como se haría la apertura de libros de hojas removibles y quién la firma?

  9. Carolina Kierszensob • 08 febrero, 2013

    Quisiera saber, qué sigue una vez que uno presentó al diario del Registro la solicitud de Legalización por renovación de Libros. Yo consigné mi número de apartado pero me surge la duda de si el Registro emite algún documento o si debo verificar en crear empresa, el nuevo número de legalización. Gracias.

    • Silvia Pacheco • 11 febrero, 2013

      Efectivamente el documento de solicitud de legalización de libros, sea que se tramite en escritura pública o en papel simple, es devuelto por el Registro al apartado del notario o a su carpeta notarial con la indicación del número de autorización que corresponderá plasmarse en los libros. A don Ever Vargas nos parece que responde su consulta lo indicado en el art. 253 del Código de Comercio que transcribimos a continuación para su mejor conocimiento: 253.- Salvo que los estatutos indiquen otro consejero o administrador, el secretario de la junta directiva, en las sociedades anónimas, y el gerente, en las sociedades de responsabilidad limitada, serán depositarios del registro de socios, de actas de asambleas de socios y del consejo. Igual norma se observará respecto al gerente en las sociedades de responsabilidad limitada, y del tesorero en las sociedades anónimas, en cuanto a los libros de contabilidad y de registro de obligaciones. Pensamos que en el caso de las sociedades anónimas también conviene que suscriba la nota de apertura de libros, el Presidente de la Junta Directiva en forma conjunta con el secretario. En cuanto al texto de esa razón de apertura podría ser algo como lo siguiente: Los suscritos .xxxx y xxxx en su condición de PRESIDENTE y SECRETARIO de la Junta Directiva de xxxx SOCIEDAD ANONIMA hacen constar que aquí principia el Libro de Actas de Asamblea de Accionistas (o el que corresponda) No. 1 que llevará la sociedad indicada. Consta de xxx páginas en perfecto estado de conservación y limpieza. San José ..(o ciudad), (fecha). Los timbres de ley han sigo debidamente satisfechos al momento de la realización del trámite de legalización ante el Registro Nacional.

  10. laura • 07 febrero, 2013

    Buenas tardes, ¿tienen conocimiento de cómo se están emitiendo los libros? es decir, ¿en libros normales u hojas sueltas?

    • Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      En consulta verbal a la Coordinación de Mercantil nos indicaron que los libros pueden ser tanto de hojas sueltas o los “tradicionales” empastados, a elección de los interesados. Sin embargo, hoy elevamos consulta por escrito sobre este particular pues partiendo de lo establecido en el art. 8 del Reglamento de Legalización de Libros pareciera establecerse la obligación de utilizar libros de hojas removibles, tamaño carta con un máximo de 200 páginas. Les informaremos apenas obtengamos una respuesta.

  11. Mario A. Rivera Campos • 07 febrero, 2013

    Buen día, no se puede descargar circular ?

    • Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      Ya está disponible la circular base del presente comentario. Pueden descargarla haciendo clic en el link que se ofrece al final de la nota.

  12. Isaac • 07 febrero, 2013

    No resulta posible descargar la circular. Conforme al párrafo que inicia “Finalmente…” debemos entender entonces que la obligación de consignar el número en todos los folios sí rige cuando se trata de legalización por primera vez? Igualmente, conforme al Reglamento art 8, necesariamente los libros q no son en formato digital deben ser en hojas removibles? O sea, los libros tradicionales empastados ya no se podrán utilizar?

    • Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      A don Isaac .. ahora que revisamos el artículo 8 del Reglamento de Legalización de libros encontramos que se establece lo siguiente: Artículo 8°- Particularidades de libros sociales en formato papel. Los libros sociales que se lleven en formato papel deberán contener las siguientes características: a) Serán de hojas removibles tamaño carta con un máximo de 200 páginas. b) Tendrán la identificación del tipo de libro y el número de tomo en la primera página. c) Contendrán el número de legalización ubicado en el vértice superior derecho de cada página. Vamos entonces mejor a consultar si la obligación de consignar el número de legalización es en el primer folio o si se debe hacer en todos. En cuanto a si se pueden seguir utilizando los tradicionales libros de actas empastados, en consulta que hicimos a la Coordinación de Mercantil nos señalaron que sí era posible seguirlos utilizando, de manera que no resulta obligatorio el uso de libros en hojas removibles.

  13. Carlos Millet Nieto • 07 febrero, 2013

    Por favor poner a disposición la Circular para accesarla. Gracias.

  14. SILVIA ARIAS • 07 febrero, 2013

    NO ME QUEDA CLARO EN CASO DE CAMBIO DE DENOMINACIÓN SOCIAL DE UNA SOCIEDAD, SE CONTINUA CON LOS MISMOS LIBROS O NO

    • Silvia Pacheco • 07 febrero, 2013

      A Silvia Arias, el anterior texto del art. 13 del REglamento de Legalización establecía lo siguiente: “Artículo 13°- Solicitud de legalización de libros en los casos de cambio de denominación social. Cuando se cambie la denominación social de cualquier sociedad, deberá el personero encargado de su custodia proceder a cerrar los libros que se llevaban con la anterior denominación social, indicando el motivo del cierre. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que debe consignarse en los nuevos libros sociales en el folio primero. Esta legalización generará el pago de la tasa correspondiente.” AHORA el texto reformado establece lo siguiente: “Artículo 13º- Solicitud de legalización de libros en los casos de cambio de denominación social. Al realizarse la inscripción del cambio de denominación social de la sociedad en el Registro de Personas Jurídicas, se mantendrá el mismo número de legalización de libros que previamente le hubiere sido asignado.” De una lectura comparativa entre los dos textos, en efecto pareciera que se elimina igualmente la obligación de CERRAR los libros que se llevaban con la anterior denominación social. De manera que podríamos pensar que se pueden continuar utilizando los mismos libros sociales. Sin embargo, para mayor seguridad realizaremos la consulta a la Dirección de Personas Jurídicas.

  15. Vera • 06 febrero, 2013

    Buenas Noches me podrían aclarar si la solicitud se hace en papel simple que requisitos debe llevar. Puesto que me parece que se debe realizar dicha solicitud por parte del o los personeros y debe ir autenticada.

    • Silvia Pacheco • 06 febrero, 2013

      El segundo párrafo del art. 10 reformado del Reglamento de Legalización de Libros del Registro Nacional, que ahora prevé esta posibilidad de tramitar la solicitud de libros en papel simple solamente señala lo siguiente: “La solicitud de legalización de libros también podrá hacerse en forma escrita, mediante la presentación de testimonio de escritura pública, o gestión en papel simple debidamente autenticada y sellada, con boleta de seguridad del respectivo Notario. En ambos casos se deberá adjuntar el entero o comprobante de pago bancario de los montos correspondientes a tasas y especies fiscales respectivos. Esta gestión deberá tramitarse en el Diario de las oficinas centrales o cualquiera de las oficinas regionales del Registro Nacional.” No se indica expresamente quiénes deban ser los que suscriban la solicitud. Sin embargo, nos parece que al igual que en cualquier otra gestión y partiendo de lo que se señala en el primer párrafo de este mismo artículo 10, al referir las personas que pueden realizar la solicitud de legalización a través del sistema CrearEmpresa, efectivamente podrán realizar el trámite los representantes legales o apoderados generales o generalísimos legitimados al efecto por la respectiva sociedad mercantil. Evidentemente la firma de estos personeros deberá ser autenticada notarialmente, debiendo además adherirse al documento, una boleta de seguridad del notario autenticante.

  16. Cristina Montero • 06 febrero, 2013

    no viene la posibilidad de descargar la Circular DGRN-0002-2013 favor habilidar la opcion