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Nuevas regulaciones sobre tamaño y tipos de letra a utilizar en documentos notariales

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28 Comentarios
En La Gaceta del pasado viernes aparece la reforma aprobada por el Consejo Superior Notarial al  artículo 11 de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial a fin de establecer que el tamaño mínimo a utilizar en la emisión de documentos extraprotocolares, sea que se emitan en soporte físico o en soporte […]

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Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

28 de 28 Comentarios

  1. Guisell • 02 junio, 2023

    Me pueden recomendar una impresora, tengo 3 HP y no son compatibles con la hoja nueva de las hojas de protocolo, ni aunque impriman en A4

  2. Sarita Castillo • 30 mayo, 2023

    Perdon la letra que se usa es calibri 12. y no 10

    • MARIA MORA • 30 mayo, 2023

      Hola a todos.
      Según entendí, el tamaño de letra 10 es para el protocolo y 12 para los testimonios. Los tipos de letra permitidos son 4.

  3. Sarita Castillo • 30 mayo, 2023

    SALUDOS LOGRE CUADRAR LOS DOCUMENTOS CON LA LETRA # 10 DE CALIBRI, CON LOS MARGENES SIGUIENTES: 3.6 ARRIBA Y 3.6 ABAJO. 3 DERECHO Y 3 IZQUIERDO. el cambio más importante es en el interlineado que no es exactamente 2 sino 1,8 en el espaciado y además debe establecerse que no debe agregarse espacios entre párrafos, darle click ahí

    • MARIA MORA • 30 mayo, 2023

      Hola Sarita, según entendí, el tamaño de letra 10 es para el protocolo y 12 para los testimonios. Los tipos de letra permitidos son 4.

    • Víctor Vega • 30 mayo, 2023

      Hola, pienso que las dimensiones y demás características dependen de cada impresora por lo que no existen especificaciones únicas. Comparé sus resultados con mi configuración (que sí me sirve) y son completamente distintas.

      Recomiendo que cada quien experimente a prueba y error con hojas particulares hasta lograr la configuración deseada tanto para protocolo como para testimonios.

  4. Oldemar Sagot González • 11 mayo, 2023

    Buenos días, en Licencias del MOPT me piden timbres y papel oficio para hacerme una certificación de una licencia de conducir para enviar a mi hijo fuera del país, el problema es que el papel oficio ya cuesta conseguirlo, ellos pueden usar hoja normal blanca?

    • Silvia Pacheco • 11 mayo, 2023

      Hace muchos años los abogados tenían obligación de litigar en papel oficio. Por suerte se eliminó el requisito justamente por la dificultad de obtenerlo. Parece increíble que todavía a estas alturas existan trámites que lo exijan. Lo que le recomendamos es consultar en el MOPT si les permiten sustituir el papel oficio por timbre fiscal que se adquiere mediante entero bancario en cualquier sucursal del Banco de Costa Rica. Con que cancelen 25 o 50 colones de timbre fiscal debería ser suficiente. Al final que se trata del mismo tributo que va para el Ministerio de Hacienda.

  5. Sarita Castillo • 05 mayo, 2023

    También es importante ver si se mantiene la distancia de 2 entre renglones. Qué problema, porque se meten con lo que ya está funcionando bien. Ahora hay que reprogramar las páginas,

  6. Sarita Castillo • 05 mayo, 2023

    Saludos, viendo esto para efectos del tamaño en 12, tendríamos que cambiar la configuración de la página para que sean 30 renglones, o ya los 30 renglones no aplicaría, pues en 12 NO ENTRAN LOS 30 RENGLONES

    • Lic. Mario A. Calvo • 30 mayo, 2023

      No utilice el espaciado doble, utilice el espaciado exacto a 24, y le cabran los 30 reglones, bien alineados.

  7. Mzrvin Alpkzar Arias • 04 mayo, 2023

    Según entiendo tamaño mínimo de letra en papel de seguridad es 12 letra arial ect,máximo 30 lineas por pagina, margenes superior, inferior, derecho e isquierdo 3cm.
    Si no estoy en lo correcto por favor corrijamen .

    • Silvia Pacheco • 04 mayo, 2023

      Muy interesante su consulta. Estuvimos tratando de ubicar algún documento reciente del Registro Nacional en el que se establezca este tipo de requisitos de formato de los documentos notariales inscribibles pero solamente encontramos una circular DR-PJ-002-2000 del Registro de Personas Jurídicas del año 2000 y una Circular DRBM-CIR-001-2012 que dispusieron lo siguiente:

      f) Número de líneas.
      Si bien es cierto el Código de cita es omiso en establecer el mínimo o máximo de líneas a introducir en el papel de seguridad, en su numeral 73 in fine establece que los documentos inscribibles en el Registro Nacional , además del sello blanco, código de barras y demás medios determinados por la Dirección Nacional de Notariado, deben cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la entidad registral, la cual si exige la utilización de treinta líneas en los documentos que han de presentarse para su registración, en virtud de lo cual y a fin de mantener una uniformidad en los documentos notariales, se estima conveniente que en todos se emplee el sistema de treinta líneas.

      g) Márgenes.
      Es otro aspecto no definido en el Código Notarial, sin embargo, de la misma forma y a fin de contar con un diseño uniforme en todos los documentos de tipo legal, se recomienda emplear los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho que presenta el papel de oficio, por cuando existe el antecedente de utilización de ese papel legal en actos notariales, antes de la implementación del papel notarial.

      El Archivo Notarial recomienda que en los tomos de Protocolo el Notario escriba con LETRA tipo Arial, TAMAÑO entre 10 y 12 CPI; los testimonios deben observar esa recomendación y respetar las treinta líneas en que se estructuran los folios. Adicionalmente, es de interés público que los documentos notariales, por su naturaleza, puedan ser capturados clara y fácilmente por los medios tecnológicos disponibles en las diferentes oficinas de recibirlos, por lo que la tinta y el tamaño de la letra son elementos que juegan un papel relevante.

    • Sarita Castillo • 09 mayo, 2023

      Saludos, es imposible he tratado por todos los medios de programar las 30 líneas y es imposible si la distancia entre renglones sea de 2. Si es menor tal vez si se pueda, pero lo más que he podido insertar como líneas es de 27, en calibri 12. pero los márgenes no pueden ser de 3, sino que hay que disminuirlos a 2 o menos

      • Silvia Pacheco • 09 mayo, 2023

        No encontramos que en el Código Notarial, ni en los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notaria se establezca alguna indicación expresa sobre los márgenes a utilizar o la cantidad de líneas en la impresión de testimonios de escrituras públicas. Propiamente directrices recientes del Registro Nacional tampoco mencionan nada al respecto. La única que encontramos es del año 2000. Vamos a hacer la consulta directamente a las compañeras de la Biblioteca del REgistro Nacional para que nos ayuden a confirmar.

        • NVV • 11 mayo, 2023

          Lineamientos, Artículo 30: Uso de papel de seguridad. […] El número máximo de líneas a utilizar es de 30 en cada página.

          • Silvia Pacheco • 12 mayo, 2023

            Muchas gracias por advertirnos sobre la existencia de esta norma que claramente establece un máximo de 30 líneas por cada página. Lo transcribimos completo a continuacio´n para el mejor conocimiento de los estimados lectores de este blog:

            Artículo 30. Uso de papel de seguridad.

            Las actuaciones notariales que reproducen el contenido protocolar -testimonios de escritura- y los emitidos en virtud de la potestad certificadora depositada en el notario, deben plasmarse en papel de seguridad notarial, salvo norma o disposición en contrario. Su uso es personalísimo y obligatorio. Solo se le autorizará y entregará papel de seguridad notarial al igual que los otros mecanismos de seguridad, al Notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales. El número máximo de líneas a utilizar es de 30 en cada página.

    • Sarita Castillo • 09 mayo, 2023

      Saludos, cómo entonces se puede programar la hoja para que quede de esa manera con 30 renglones, entonces la distancia entre renglones no puede ser de 2. debe ser menos.
      Se me hace que esto es para obligarnos a contratar algún sistema predetrminado con la programacion de las páginas

      • Francisco Romero • 29 mayo, 2023

        El interlineado puede ser “Exactly (Exacto) a 23.85 pt”, lo busca en opciones.

  8. PLENITUD NOTARIAL • 04 mayo, 2023

    Es altamente probable que la iniciativa de la Dirección General del Registro Nacional ante la D.N.N. lo sea por lo poco legible que resultan algunos documentos al ser capturados por los mecanismos tecnológicos del Registro Nacional. Valdría la pena que además el Registro Nacional proteja mejor el recurso público y se abstenga de ser un “guardador” o “almacen” de documentos con acto no inscribibles y le cancele la presentación a todo lo que no se pueda inscribir o no sea inscribible; me explico mejor; se invierten millones en bases de datos que mantienen anotados documentos defectuosos o que inscriben documentos que contienen actos que legalmente no se deben inscribir, por ejemplo, las extensas hipotecas de los bancos de 10, 20, 30, 40, 50, folios que contienen el contrato de préstamo, cuando lo único que es legalmente inscribible es el derecho real de garantía, o los extensos traspasos de fideicomisos o compra venta con miles de cláusulas de garantías cuando lo único inscribible es el cambio de titular, etc. Todo eso provoca un cargo con recursos públicos. El Registro es un Registro de INSCRIPCIONES no un almacen ni de documentos malos o defectuosos ni de actos o contratos que legalmente no son inscribibles; los documentos O SE INSCRIBEN O SE LES CANCELA LA PRESENTACION y punto; no se debería invertir tiempo ni recursos públicos en almacenar documentos defectuosos o extensos con actos o contratos que legalmente no son susceptibles de inscripción.

  9. Tomás Seas • 03 mayo, 2023

    Buenas tardes, ¿esto quiere decir que las escrituras y testimonios ya no se pueden redactar a mano en el protocolo y papel de seguridad?

    • Silvia Pacheco • 03 mayo, 2023

      Consideramos que la nueva redacción del art. 11 en nada afecta la posibilidad de que tanto las escrituras públicas como los testimonios puedan seguir siendo emitidos a mano por el Notario. Se indica por ejemplo que la obligación de respetar un tipo de letra estándar (Arial, Times New Roman, Verdana o Calibri) surge “cuando se utilicen medios mecánicos o electrónicos” lo que en nuestra opinión confirma que la alternativa de escribir de puño y letra los documentos sigue existiendo. Tendría que producirse la reforma del artículo 73 del Código Notarial para eliminarla:

      Artículo 73.- Escritura y forma de los documentos.
      Los documentos notariales deben estar manuscritos o mecanografiados, caracteres legibles y tinta o impresión indelebles.

    • Silvia Pacheco • 08 mayo, 2023

      Importante recordar que la tramitación de testimonios en formato papel en el Registro Nacional no puede realizarse en forma manuscrita. Sabemos de un colega que la semana pasada le señalaron el defecto en cuanto al tamaño de letra utilizado, pues era inferior a 12 según quedó establecido en el nuevo texto del art. 11 de los Lineamientos para el Ejercicio y Servicio Notarial.

  10. MARIA MORA • 02 mayo, 2023

    Buenas tardes! Quedo en copia para recibir comentarios.
    Saludos,

  11. Luis Garino • 02 mayo, 2023

    Excelente aclaración, la cual debería de ser comunicada al Registro Público para que exija a los Notarios la presentación de los testimonios con letra tamaño mínimo 10, ya que en los microfilm algunas veces es poco legible por el tamaño que utilizan algunos notarios (generalmente los de bancos) que usan 9 casi no se pueden leer, y en los Tribunales de Justicia hacen prenveciones por ser el microfilm “ilegible”.

    • Silvia Pacheco • 02 mayo, 2023

      Estimado don Luis, En cuanto al tamaño de letra en los testimonios, no queda duda alguna que como mínimo deberán los notarios utilizar a partir de hoy tamaño de letra 12 como mínimo. De hecho la solicitud para que el Consejo Superior Notarial reformara el art. 11 de los Lineamientos a fin de establecer este mínimo de letra provino justamente de la Dirección del Registro Nacional. Transcribimos textualmente : a) Tener por recibida la solicitud remitida por la Dirección General del Registro Nacional, referente a la modificación de los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, así como del Reglamento de Documentos Notariales Extra protocolares en Soporte Electrónico, a efectos de que se establezca como tamaño mínimo de letra la número 12

    • Silvia Pacheco • 02 mayo, 2023

      Lo que será interesante saber es si el Registro Nacional empezará a devolver sin inscribir documentos que no cumplan con este mínimo en el tamaño de la letra. Estaremos atentos para informarles tan pronto sepamos algo al respecto.

    • Silvia Barrantes • 03 mayo, 2023

      Los testimonio o reproducción de instrumentos protocolares son documentos extraprotocolares según lo establecido en el Código Notarial, por lo cual el tamaño de su letra será de 12 y no de 10.

      Hace ya algunos años el Registro Nacional había empezado a sugerir la letra tamaño 12 e incluso recuerdo que algunos documentos fueron devueltos pero no se que pasó con esa directriz, yo continúe usando ese tamaño de letras para los testimonios.