Asignación de oficio de números de legalización de libros

Varios colegas nos han comentado sobre inconvenientes que han tenido al momento de protocolizar actas de sociedades un poco «viejitas»    Se trata de personas jurídicas constituidas cuando el Ministerio de Hacienda era todavía el ente encargado de la legalización de libros, antes de  enero de 2013.

El problema se presenta cuando en las «Daciones de Fe» , los Notarios consignan el número de legalización del libro con vista en el cual otorgaron la respectiva protocolización.    Si el número indicado no coincide con el que aparece publicitado en el asiento registral de la sociedad, el Registro anota el defecto de «Falta de coincidencia entre el número de legalización indicado y el número de legalización que aparece publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas.»

Con el objeto de regular esta situación,  la Dirección del Registro de Personas Jurídicas emitió en enero de este año la Circular 1-2020 denominada: « Número de legalización de libros publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas»  Clientes de Master Lex  pueden consultar su texto en su base de datos de Normativa o solicitárnosla al correo electrónico:  legal@masterlex.com

Lo primero que hay que comprender es que algunas sociedades que con anterioridad a noviembre de 2011 habían gestionado ante la Dirección General de Tributación del Ministerio de  Hacienda la legalización de sus libros,  por razones contenidas en la Circular DGT-R-016-2012, les fue asignado con posterioridad y en forma automática otro número distinto del que ya tenían.

El Registro de Personas Jurídicas tomó la decisión en febrero del año pasado de publicitar dentro del asiento registral de cada una de estas sociedades, ese número de autorización de legalización de libros asignado de oficio por Hacienda.  Es a partir de este momento que empieza a producirse la falta de coincidencia entre el número que los colegas consignan en sus escrituras y el que aparece publicado en el sistema del Registro Nacional.

Nos permitimos resumir a continuación lo que dispone la Circular en comentario al respecto:

1. Si una sociedad solicita al Registro que le asigne un número de legalización y ya esa sociedad cuenta con ese número  (ya sea asignado por Hacienda o por el propio Registro)  debe cancelarse la presentación al Diario de esa solicitud para suministrarle al interesado el número de legalización ya existente.    
2. Si algún Notario en sus escrituras de protocolización da fe de la existencia del acta citando el número de legalización del libro,   y si ese número no coincidiera con el que aparece publicado en la inscripción registral de la sociedad,  deberá el Notario presentarse con el libro respectivo al Departamento de Asesoría Legal del Registro de Personas Jurídicas, a fin de completar un formulario que se enviará al Ministerio de Hacienda para la respectiva investigación.
3.  Solamente existe una excepción a esta situación de falte de coincidencia y son aquellas sociedades constituidas hace muchos años a las que Hacienda les había asignado números de legalización con menos de 13 dígitos.  En estos casos, el registrador a cargo del documento no pondrá defecto alguno, procediendo a la inscripción de la protocolización.

En conclusión:

Nos parece que podemos extraer dos importantes ideas de la Circular 001-2020:

1.-  Antes de iniciar la solicitud de legalización de libros, verifique si ya en el asiento registral aparece algún número asignado a la sociedad de oficio, ya sea por el Registro Nacional o por el Ministerio de Hacienda.   De esta manera evitará realizar un trámite en vano, con el costo que conlleva en timbres y honorarios.

2.- Preferiblemente que el Notario no consigne el número de legalización de los libros con vista en los cuales da fe de la existencia de las actas protocolizadas.   Es suficiente con que señale que se da fe de la existencia de ellas con vista del libro respectivo.      Del texto de la propia Circular así como los requisitos que en la Guía de Calificación del Registro de Personas Jurídicas se enumeran para las protocolizaciones de acta, logramos determinar que no es necesario indicar ese número de legalización.    De hecho, sabemos del caso de un colega, que le fue devuelta la escritura con el defecto apuntado de falta de coincidencia de los números de legalización, que optó por introducir una leyenda a la matriz y al testimonio solicitando al Registro no tomar nota del número de legalización consignado, logrando de esa manera concluir con la inscripción de la protocolización.