Silvia Pacheco
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En mayo de 2006, la Sala Constitucional declaró, mediante voto Nº 7965, que las funciones administrativas de la Dirección Nacional de Notariado, no enmarcaban dentro de las que podían concebirse como excepcionales del Poder Judicial, dirigidas a coadyuvar en la organización y funcionamiento de los juzgados y tribunales de la República.  Por ello, declaró inconstitucional la permanencia de la DNN en el Poder Judicial, otorgando un plazo de tres años a la Asamblea Legislativa para que definiera el nuevo ente u órgano público al que se adscribiría esta entidad, así como para que efectuara las reformas necesarias en el Código Notarial para la definición del procedimiento de designación del Director Nacional de Notariado.

Este plazo de tres años concedido a la Asamblea Legislativa vence el próximo 18 de enero de 2010, sin que se cuente a la fecha con una Ley aprobada que resuelva la situación, con el agravante de que el Poder Judicial no incluyó dentro de su presupuesto del 2010, a la Dirección Nacional de Notariado.

La Comisión de Asuntos Jurídicos de la Asamblea Legislativa tiene en estudio el proyecto de ley Nº 16350, el cual, entre otros, propone que la Dirección Nacional de Notariado, sea un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional, y con personalidad jurídica instrumental para realizar actividades contractuales, administrar sus recursos y su patrimonio.  Se crea además un Consejo Superior Notarial y un Director Ejecutivo, y se detallan las atribuciones de cada uno.

Nos permitimos reseñar brevemente algunas otras de las reformas que se proponen al articulado del Código Notarial y las inconsistencias, que consideramos presentes en este proyecto.

PRIMERO: EXIGENCIA PLAZO DE CINCO AÑOS EN EL EJERCICIO DEL NOTARIADO PARA LOS MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL 

Se propone la siguiente integración:

1) Un representante del Ministerio de Justicia y Paz, quien lo presidirá.

2) Un representante del Registro Nacional.

3) Un representante del Instituto Costarricense de Derecho Notarial (ICODEN).

4) Un representante de la Dirección General del Archivo Nacional del Ministerio de Cultura y Juventud.

5) Un representante del Colegio de Abogados de Costa Rica.

Como requisito de todos estos representantes se exige contar al menos con cinco años de ejercicio notarial.   Con excepción de los representantes del ICODEN y del Colegio de Abogados, resulta muy difícil pensar que los demás representantes, por ejemplo, del Registro Nacional y del Archivo Nacional, dada la incompatibilidad que tienen para ejercer el notariado en su función pública, logren cumplir con dicho requisito de cinco años.   Debería ser suficiente la exigencia de que cuenten con bastos conocimientos y experiencia en el campo del notariado y registral.

SEGUNDO: ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR EJECUTIVO

No comprendemos la razón de que se eliminaran de las atribuciones del Director Ejecutivo, las previstas actualmente en los incisos J), y K, del artículo 24 del Código Notarial, que disponen:

“j) Denunciar a los notarios ante el tribunal disciplinario, cuando estime que han cometido alguna irregularidad que merezca sanción”.

“k) Intervenir como parte en los procesos disciplinarios”

En nuestra opinión, ambas funciones son indispensables para el objetivo principal de la Dirección Nacional de Notariado, cual es, fungir como órgano rector de la actividad notarial y ostentar en forma exclusiva, la competencia para regular a todos los notarios públicos activos del país.

Efectivamente convendría aclarar la redacción del inciso k) para que se establezca que la participación de la Dirección ante el Juzgado y Tribunal notariales, no es de PARTE sino en calidad de COADYUVANTE.

Igualmente deberían asignarse al Director Ejecutivo, las siguientes dos funciones que en el Proyecto se confieren al Consejo Superior Notarial, el cual por ser un órgano que conoce en segunda instancia no debería tenerlas como actividad directa.

♦ Decretar la inhabilitación de los notarios cuando sobrevenga alguno de los supuestos indicados en el artículo 4 de esta Ley.

♦ Imponer las sanciones disciplinarias que disponga el presente Código siempre que por ley no le competan a los órganos jurisdiccionales.

TERCERO: INSTRUCCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DISCIPLINARIOS

En forma reiterada, la Sala Constitucional ha establecido que el proceso disciplinario tramitado por la DNN es de mera constatación administrativa; de ahí que, lo que resuelve agota la vía administrativa, sin que se lesione la doble instancia. Igualmente se han presentado varios procesos en la jurisdicción contenciosa administrativa, los cuales en su mayoría no han prosperado, rechazándose incluso la medida cautelar de suspensión de la sanción.

Por lo anterior debería eliminarse del proyecto de ley, el inciso n) del artículo 23 sobre las funciones del Director Ejecutivo, que reza:

n) Instruir de oficio o a solicitud de parte, la causa en los procedimientos disciplinarios contra los notarios que se elevarán ante el Consejo Superior Notarial

CUARTO: ¿SANCIONES CON MULTA?

El texto original del proyecto establecía la imposición de multas económicas a los notarios que hubieran incumplido la presentación de los índices quincenales.   Sin embargo, pese a que dicha disposición se eliminó, todavía el texto propuesto del artículo 24 ter establece que una de las fuentes de financiamiento de la DNN será lo que logre recaudar por concepto de sanciones con multa.

QUINTO: AMNISTÍA PARA PRESENTAR INDICES “ADEUDADOS”

El Transitorio II del proyecto, propone un período de un mes de amnistía, para los notarios que no han presentado uno o más índices de instrumentos públicos, a fin de que cumplan con tal obligación.  Lo anterior – según el texto del proyecto- con el objeto de minimizar los efectos de la transición y, por tratarse de una función en riesgo.

En consulta que formulamos sobre este particular al actual Director de la DNN, Lic. Roy Jiménez Oreamuno, nos indicó que se han realizado esfuerzos importantes para instar a los notarios a ponerse al día en la presentación de sus índices de instrumentos públicos. Se realizaron publicaciones en diversos medios de comunicación, se concedió una amnistía e incluso se aprobó una reducción en la sanción correspondiente. Pese a ello y a lo declarado por la Sala Constitucional en cuanto a que el deber de entregar  índices notariales, además de constituir uno de los deberes esenciales de la función pública, está basado en motivos de marcado interés público, referentes a la preservación de la seguridad en las relaciones jurídicas, lo que hace que resulte más que razonable exigir su presentación en forma periódica y puntual, y su incumplimiento constituye la violación a un deber legal, que deriva en responsabilidad disciplinaria para el notario autor de la omisión, no se han obtenido resultados positivos.

Por consiguiente, no parece justificado que se establezcan más amnistías, sino por el contrario, fortalecer los mecanismos de control y sanción a los notarios incumplientes.

SEXTO: SOBRE LA FECHA DE VIGENCIA PROPUESTA EN EL PROYECTO

Se propone como fecha de entrada en vigencia de la Ley, el día de su publicación en La Gaceta.  Sin embargo, debería establecerse tal vigencia a partir del 1 de enero de 2010, pues el presupuesto con el que cuenta actualmente la DNN dentro del Poder Judicial está previsto hasta el  31 de diciembre del año en curso, 2009.

SETIMO:  TRASLADO DE OFICINAS DE LA DNN

El Ministerio de Justicia ha externado que no cuenta actualmente con espacio físico suficiente donde puedan trasladarse las oficinas de la DNN, debiendo iniciarse un proceso licitatorio con ese fin, mismo que podría tomar meses. A pesar de ello, el  proyecto no prevé alguna solución para que el servicio público que brinda la Dirección Nacional de Notariado no se vea interrumpido por el traslado físico que tarde o temprano tendrá que darse de estas oficinas a unas nuevas instalaciones propiedad del Ministerio de Justicia y Paz.

Resumimos así algunas de nuestras apreciaciones en torno al Proyecto de Ley No. 16.350 de reforma al Código Notarial, y lo invitamos a manifestar las suyas ingresándolas en COMENTARIOS al inicio de esta nota, debajo del título de la misma.

Si desea conocer el texto completo del proyecto 16350, según versión que se aprobara el 30 de setiembre pasado en dictamen afirmativo de mayoría, haga clic en el siguiente vínculo para descargarlo:

DESCARGAR TEXTO PROYECTO DE LEY No. 16.350